+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Виды документов и их классификация

Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация

Виды документов и их классификация

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оглавление

Основные
Реквизиты
Классификация

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Источник: http://delo-up.ru/osn/vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve.html

Классификация и виды документов

Виды документов и их классификация

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Лекция 1. Классификация и видыдокументов

Вопросы:

  1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

  2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

  3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство:цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство– вид управленческой деятельности,охватывающий процесс создания документови организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документовв сфере управления (фиксированиеинформации);

организация работы с документами(создание условий, обеспечивающихдвижение, поиск, хранение документов впроцессе делопроизводства).

Информационные связи организациимогут осуществляться письменными иустными средствами.

К средствам письменной(документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры,соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммыи др.;

Устная связь осуществляетсяпри помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств игромкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации,используемая для управления, фиксируетсяв различных документах. Составной частьюуправления любой организации являетсяделопроизводство, которое означаеторганизацию информационного сопровождениядел.

цель делопроизводства– информационное обеспечение управленияорганизацией или документационноеобеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводствавытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксацияих на каком-либо носителе (бумажном,электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для ихпоследующего исполнения или принятияпо ним решения;

передача документов для ихпоследующего решения;

систематизация документооборотав организации.

Достижения в науке, быстрый ростпроизводства требуют изменений в сфереуправления. С целью повышения эффективностиуправления совершенствуетсяделопроизводство. Современноеделопроизводство характеризуетсявнедрением в процесс работы с документамикомпьютерной, организационной техники(модемов, факсов, множительной исканирующей техники), телекоммуникационныхтехнологий, интернета.

Основными принципами современногоделопроизводства являются:

оперативность в составлении ипрохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота(целесообразность документов,недопустимость их дублирования, волокитыпри прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологийобмена информацией.

Реализации этих принципов вуправлении способствуют организационныемеры:

оптимальное распределениеобязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерамии оргтехникой;

создание компьютерных сетей исетевых технологий;

применение специализированногопрограммного обеспечения.

2. Место делопроизводства вструктуре управления.

Процесс управления состоит изсравнительно небольшого числа сложныхлогических или творческих операций –оценки ситуации, прогнозирования,планирования и принятия решений.Значительно большее количество составляюттехнические операции и действия посоставлению, согласованию, регистрации,контролю исполнения подготовленныхдокументов.

Делопроизводство представляетсобой часть технологии управления иобработки документов.

Процесс труда с документамиможно подразделить на технические(делопроизводственные), логические итворческие операции:

к техническим относитсяобработка поступающей документации:вскрытие конвертов, регистрация,печатание документов, перемещениедокумента, контроль исполнения, подписаниедокументов и др.;

логические –включают ознакомление сдокументом, подбор необходимой информации,проведение необходимых подсчетов,согласование, визирование, контроль идр.;

творческие –определяют специфику труда руководителя,состоят из определения составаоптимального решения, документированияпринятого решения и пр.

Ответственность за организациюделопроизводства, соблюденияустановленных правил и порядка работыс документами в организации, их сохранностьвозлагаются на руководителя организации.Приказом руководителя назначаютсяответственные за ведение делопроизводствав структурных подразделениях.

Работникидолжны быть ознакомлены с установленнымпорядком работы с документами ворганизации, изложенными в инструкциипо делопроизводству.Работники несут персональнуюответственность за выполнение требованийинструкции по делопроизводству,сохранность находящихся у них служебныхдокументов.

3. Государственная структурауправления делопроизводством, документооборотом и архивами РеспубликиБеларусь.

Управление делопроизводством,бумажным и электронным документооборотомв Республике Беларусь осуществляетГосударственный комитет по архивам иделопроизводству при Совете МинистровРеспублики Беларусь (Белкомархив),созданный в 1991 году. Белкомархив руководитработой 6 республиканских, 9 областных,16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научногоиспользования документовзанимаются два научно-исследовательскихинститута:

Белорусский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивногоделопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательскийцентр электронной документации(БелНИИЦЭД).

Организация и осуществлениегосударственного надзора завыполнением требований законодательствапо архивному делу в части организациихранения и обеспечения сохранностидокументов, ведению делопроизводствав организациях предприятиях всех формсобственности осуществляет Государственнаяинспекция архивов и делопроизводстваРеспублики Беларусь (Госархивнадзор)в структуре Министерства юстицииРеспублики Беларусь.

тема 1.1. виды и классификациядокументов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.

  2. Классификация документов.

  3. Основные виды документов.

  4. Электронные документы.

  1. Общие понятия о документе.

Документ – этоматериальный носитель с зафиксироннойна ней информацией. В качестве носителяможет быть бумага, фото- и кинопленка,электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций*характеризует совокупность документов,составляющих систему документации, втом числе систему организационно-распорядительнойдокументации (далее ОРД).

Документы служат основанием дляпринятия решений, справочно-информационнойработы, учета, средством общения междуорганизациями, организациями и гражданами,способом доказательства, т.к. имеютюридическую силу.

  1. Классификация документов.

Классификация документов– это деление документов на классы понаиболее общим признакам сходства иразличия, их унификации. Классификациядокументов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются последующим признакам:

Личные – документы,созданные отдельными гражданами(заявления, резюме, автобиография идр.).

Служебные документыисходят от имени предприятий, организацийили представляющих их должностных лиц.Служебные документы включают в себятри группы ОРД:

      1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

      2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

      3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

    1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

    2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

    3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

    4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документыразрабатываются вышестоящими органамидля подведомственных организаций иносят обязательный характер.

Примерные документыразрабатываются вышестоящими органами,но носят рекомендательный характер. Наих основании разрабатываются документыдля внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документыизготавливаются типографским способоми содержат постоянную часть, отпечатаннуютипографским способом и переменную –заполняемую составителем. Например,личный листок по учету кадров.

    1. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники –первоначальный документ, содержащийисходную информацию и надлежащим образомоформленный.

Копия – документ,точно повторяющий оригинал. В правомверхнем углу поля проставляется слово«копия» и заверяется соответствующимобразом.

Различают разновидностикопий:

Отпуск – полнаякопия исходящего документа, оставшаясяу отправителя, изготавливаемаяодновременно с подлинником на обычномлисте бумаги и заверенная соответствующимобразом.

Дубликат – второйэкземпляр документа, выданный в заменподлинника, в связи с его утратой.Дубликат и подлинник имеют одинаковуююридическую силу.

Выписка из документа– копия части документа.

    1. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

      1. постоянного срока хранения;

      2. долговременного (свыше 10 лет);

      3. временного (до 10 лет).

Классификация документовпроизводится на этапе группировки ихв дела.

Дело – этосовокупность документов по одномувопросу, помещенные в твердую обложку,оформленную соответствующим образом.

  1. Основные виды документов.

В управленческой деятельностиорганизаций наиболее часто применяютсяследующие виды документов:

    1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

    2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

    3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

    4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

    6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

    7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

    8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

    10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемыхв управленческой деятельности видовдокументов приведен в Приложении Б.Требование к документам, наиболее частовстречающимся в делопроизводстве, будутизучаться в процессе изучения дисциплины.

Под электронным документомпонимается форма представленияинформации, выполненная на компьютереи зафиксированная на магнитном носителе(магнитный диск, дискета, флешка). Всеэкземпляры электронного документаявляются оригиналами и имеют одинаковуююридическую силу.

Электронный документ подписываетсяэлектронной цифровой подписью должностноголица. Электронная цифроваяподпись – набор символов,вырабатываемый средствами электроннойцифровой подписи и принадлежащаяконкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи– набор символов доступный длязаинтересованных лиц и используемыйпри проверке достоверности электроннойцифровой подписи.

В случае, когда создаются документна бумажном носителе и электронныйдокумент идентичные по содержанию, обадокумента признаются самостоятельнымидокументами.

Государственные органы июридические лица, а также физическиелица, в функции которых входит работас электронными документами, обязаныобеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронныйдокументооборот обеспечивает значительнуюэкономию финансовых и материальныхсредств, времени. В настоящее времяприменяется в области финансовой истатической отчетности, декларированиии других сферах.

Контрольныевопросы:

  1. Понятие и цели делопроизводства.

  2. Основные принципы делопроизводства.

  3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

  4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

  5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

  6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

  7. Классификация личных документов.

  8. Классификация документов по видам.

  9. Классификация по стадиям создания документов.

  10. Классификация документов по срокам хранения.

  11. Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕА

Классификация документов

Источник: https://works.doklad.ru/view/Q7B4DiN8GC4.html

Классификация и виды документов в делопроизводстве

Виды документов и их классификация

В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством.

В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы.

Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения.

В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: распорядительные документы, их виды регулируются законодательством Беларуси.

В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.

Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

  • правильное и качественное составление бумаг;
  • организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

  • стандартизация;
  • законодательное регулирование;
  • создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все виды документов приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В ГК РФ содержатся правовые основы работы юридических лиц и порядок делопроизводства. НК перечисляет важные налоговые виды документов в делопроизводстве. На их основе ведется учет коммерческой деятельности учреждений и физических лиц, отчисления сборов.

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами – почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

  • организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
  • справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
  • личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные – следующие:

  • трафаретные;
  • индивидуальные;
  • типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение.

В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ.

Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

По содержанию виды документов в делопроизводстве бывают простыми и сложными. По происхождению их делят на личные и официальные. Если учитывать место принятия, то документы бывают внешними и внутренними.

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

  • название;
  • дата оформления;
  • наименование фирмы;
  • описание операции;
  • измерители;
  • перечень ответственных лиц;
  • подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется юридическим отделом. При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.

Служебная записка – это вид письма или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

  • регистрацию;
  • издание;
  • исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

  • их формируют в разные дела – по времени хранения;
  • папки должны группироваться по году;
  • не следует допускать перенаполнения дела;
  • бумаги хранятся в хронологическом порядке;
  • с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
  • приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.

Источник: http://fb.ru/article/283420/klassifikatsiya-i-vidyi-dokumentov-v-deloproizvodstve

Виды документов в делопроизводстве

Виды документов и их классификация

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов.

Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения.

Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

Понятие и виды документов

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”.

В основном, они сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией.

В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

  • хранение данных и их накопление;
  • учет информации;
  • многократное использование;
  • передача другим лицам;
  • возвращение к данным во времени;
  • доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

это информация, зафиксированная на материальном носителе, обладающая реквизитами для идентификации (ГОСТ Р 51141-98);
 

это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью.

Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений.

Актуальная и достоверная информация — это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Из чего состоит документ?

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.

Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами.

Согласно Госстандарту 351141-98 в сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав.

От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно.

Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма — набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

Справка

Зачем классифицировать документы по видам?

Классификация представляет собой деление служебных бумаг на виды, исходя из признаков сходства и различия. Это необходимо в современном делопроизводстве для определения принципов составления и оформления документации, выявления оптимальных форм и методов работы.

Основная цель классификации — повысить оперативность и эффективность работы административного аппарата. Она помогает обеспечить быстрый поиск в документальном массиве, ускоряет делопроизводственные процессы, исполнение и контроль.

Классификация необходима для унификации официальных бумаг. Она служит базой для создания автоматизированных систем делопроизводства, разработки единых правил составления и оформления документации, создания шаблонов и трафаретных текстов.

Вложенные документы:

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Современные службы делопроизводства в основном имеют дело с официальными документами. Они создаются юридическими или физическими лицами для реализации основных функций управления: учет, планирование, финансирование, снабжение, прогнозирование и контроль.

Помимо происхождения, существует множество оснований для выделения основных видов документов в делопроизводстве:

  • способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи;
  • содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу;
  • наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.;
  • особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые;
  • степень сложности: сложные и простые;
  • место составления: внутренние и внешние;
  • сроки исполнения: срочные и несрочные;
  • степень гласности (ограничение доступа): обычные, секретные, для служебного пользования;
  • юридическая сила: подлинные и подложные;
  • назначение: оригинал, копия (отпуск, выписка, дубликат);
  • срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Среди видов документов в общем делопроизводстве принято выделять организационно-распорядительные, справочно-информационные и кадровые (по личному составу).

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210914-qqq-17-m5-vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve

Документ

Виды документов и их классификация

В делопроизводстве каждой государственной или коммерческой организации важной информационно-технологической составляющей частью является правильный документооборот. Основное понятие документов, их назначение и виды, а также некоторые образцы документов – все это Вы найдете в нашей статье.

В ГОСТе ИСО 15489-1-2007 понятие документа определено, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе.

Наличие реквизитов дает возможность идентифицировать информацию, которая была создана и сохранена юридическим или физическим лицом на носителе с целью подтверждения деловой деятельности либо правовых обязательств.

В свою очередь, носитель информации представляет собой некий материальный объект, использующийся для сохранения языковой, изобразительной или звуковой информации. В качестве носителя может использоваться бумага, флэш-накопители, диски и другие современные технические средства.

Документ является обязательным элементом во внутренней организации работы любого предприятия, независимо от его правовой формы и вида деятельности. Как носитель информации, документ может служить основанием для принятия управленческих решений, материалом для проведения справочных работ, доказательством исполнения решений и другое. 

Отметим, что в управленческой деятельности документ является одновременно предметом и результатом труда, поскольку принятое решение записывается и закрепляется одним документом.

Автором документа может являться как физическое, так и юридическое лицо, создавшее информацию. Каждый документ может иметь юридическую силу, то есть способность, предоставленную действующим законодательством, порядком оформления и компетенцией органа, его выдавшего.

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением.

Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом.

Основные функции документов

Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на: 

  1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
  2. Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).

Виды и классификация документов

Вся документация классифицируется по определенным функциям, назначению и содержанию, а также степени доступности информации. Институтом документооборота определен ряд факторов, разделяющий документы на отдельные типы и виды. Документы, создающиеся в целях обслуживания сферы управления, классифицируются по следующим видам оснований: 

  • По-происхождению:
    • личного происхождения – документ, не относящийся к служебной деятельности (личная переписка, личные воспоминания и т.д.); создается в частной жизни человека;
    • официальные– документы, которые создаются физическим или юридическим лицом, с соблюдением установленного порядка к оформлению и удостоверению; к официальным документам относятся документы, удостоверяющие личность, подтверждающие образование, специальность, трудовой стаж и другое;
    • служебные – официальные управленческие документы, которые являются непосредственной составляющей частью текущей деятельности предприятия.
  • По способу документирования:
    • письменные документы, несущие информацию, зафиксированные любым видом письма;
    • текстовые документы, несущие в себе речевую информацию;
    • рукописные документы, содержащие информацию, написанную от руки;
    • машинописные документы, содержащие информацию, нанесенную с применением технических средств;
    • электронные документы, которые создаются и читаются посредством компьютера;
    • фотодокументы, созданные методом фотографирования;
    • документальная видеограмма представляет собой воспроизведение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • По отношению к аппарату управления:
    • внутренние руководящие документы, создаваемые и используемые для организации внутреннего документооборота организации;
    • входящая документация – документы, поступившие в организацию;
    • исходящая документация – документы, отправленные из организации.
  • По количеству затронутых вопросов:
    • простые документы, в содержании которых рассматривается один вопрос (письмо, заявление и т.д.);
    • сложные документы, в которых рассматривается одновременно несколько вопросов с привлечением нескольких должностных лиц и структурных подразделений (приказы, решения, протоколы собраний, инструкции и другое).
  • По ограничению доступа:
    • секретные документы, работа с которыми предполагает наличие специального разрешения; данный вид документов снабжается грифом секретности с особой пометкой;
    • для служебного пользования – документы, предназначенные для использования сотрудниками определенной организации; документы имеют пометку и гриф «для служебного пользования».
  • По способу изложения текста:
    • индивидуальные документы, содержащие информацию в виде связанного литературного текста; такой вид документов может быть посвящен одному или нескольким вопросам, касающимся определенной задачи управления;
    • трафаретные документы, в содержании которых используются стандартные фразы и пропуски для заполнения меняющейся информацией (анкеты, справки); как правило, такой вид документов печатается на бланках, в которых содержится постоянная информация и переменная, которая вписывается от руки;
    • типовые документы, содержащие информацию для документирования однотипных ситуаций (инструкции, договоры, письма); типовой текст, содержащийся в данном виде документа, является основой для создания в последующем аналогичных текстов.
  • По степени подлинности:
    • подлинник (оригинал) официального документа – первый экземпляр, обладающий юридической силой; подлинный экземпляр имеет собственноручную подпись должностного лица, оттиск печати, гриф утверждения, и кроме того, данный документ должен содержать сведения, которые подтверждают его достоверность (дата и место создания, данные автора);
    • копия документа – экземпляр, содержащий информацию подлинника, но не имеющий юридической силы; для придания копии документа юр.силы необходимо проставление необходимых реквизитов и нотариального удостоверения;
    • дубликаты – повторный экземпляр оригинального экземпляра документа (подлинника), обладающий юридической силой; сопровождается отметкой «дубликат».
  • По срокам хранения:
    • документы долговременного хранения (хранятся свыше 10 лет);
    • документы временного хранения (хранятся менее 10 лет);
    • документы постоянного хранения.

Сроки хранения каждого отдельного вида документов определены требованиями Федеральной архивной службы и закреплены в перечнях документов, содержащих информацию по срокам их хранения.

  • По способу передачи документы делятся на: письма; телеграммы и телефонограммы; электронные сообщения; факсограммы.
  • По срокам исполнения документы делятся на: срочные, второстепенные, итоговые и периодичные.
  • По функциональному признаку документы подразделяются на: требующие ответа (запросы, предложения, рекламация) и не требующие ответа (сопроводительные письма, подтверждения, напоминания, предупреждения).
  • По фактору доступности документы бывают: открытого пользования, ограниченного доступа и носящие конфиденциальный характер.

Источник: https://pravovedus.ru/library/doc/dokument-osnovnoe-ponyatie-vidyi-i-sroki-hraneniya-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.