+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Подписанты – это… Законодательство, требования

Оформление подписи в документах

Подписанты – это... Законодательство, требования

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову.

Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно(!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора.

Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно(!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия.

Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/oformlenie-podpisi/

Конфиденциальная информация

Подписанты – это... Законодательство, требования

Wise 05 июня 2015 13:06

Конфиденцильная информация – это документы (приватная информация) в электронном или бумажном виде, содержание которой доступно только определенной группе людей, а ее передача третьим лицам является грубым нарушением законодательства Российской Федерации.

Конфиденциальная информация – это коммерческая, военная, банковская, служебная или государственная тайна. Как правило, конфиденциальная информация может представлять собой особую категорию и относиться к коммерческой тайне.

Виды конфиденциальной информации

Сегодня можно выделить несколько основных категорий конфиденциальной информации, каждая из которых относится к своей категории:

1. Научно-техническая.

Здесь идет речь о новых идеях, открытия, патентах, оригинальных ноу-хау, современных методиках организации в производственной сфере, рационализаторских предложениях по внедрению неизвестных ранее и более совершенных технологий, появлению новых типов продукции, уникальных методах анализа конкурентоспособности, кодах и паролях, открывающих доступ к конфиденциальной информации, а также уникальное программное обеспечение.

2. Производственная. К данной категории можно отнести новые технологии в производственной сфере, секретную конструкторскую информацию, схемы и чертежи, данные о материалах, планируемое время выхода товара на рынок, планы выпуска новой продукции, рецептура изготовления товаров, планы дальнейших вложений в новое производство и так далее.

3. Финансовая. К конфиденциальной информации финансового характера относится реальный размер прибыли компании, себестоимость производства (или продукции), банковские или торговые сделки, механизм формирования ценовой политики, уровень платежеспособности и так далее.

4. Деловая. Здесь речь идет о следующих данных – условиях заключения договоров с другими участниками рынка, внутренней организационной системы, планирования рекламной компании на ближайшее время, информации о конкурирующих компаниях и поставщиках, данные о работниках компании и переговорном процессе с деловыми партнерами, информации о коммерческой переписке и так далее.

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации

С целью защиты конфиденциальных данных от третьих лиц составляется соглашение, которое, как правило, подписывается двумя сторонами.

Суть договора – возможность обмена информацией и знаниями с учетом ограниченного доступа к ним посторонних лиц. Основное назначение соглашения – защита ценных данных от утечки.

При этом в договоре могут отовариваться все типы конфиденциальной информации – от коммерческой тайны компании до личных данных о ее работниках.

Сегодня можно выделить два основных типа соглашения, которые заключаются в различных учреждениях:

– односторонний договор. Особенность такого документа – изъявление желания одной стороны передать конфиденциальную информацию другой стороне. При этом основным условием соглашения является полная закрытость информации для третьих лиц.

Чаще всего такие соглашения оформляются при приеме на работу и оформляются, как один из видов трудовых отношений между сотрудником компании и работодателем.

В большинстве случаев такие документы обязательно включают положения, в которых ограничивается право использования, передачи и распространения информации (чаще всего речь идет о данных компании);

– взаимный договор. Особенность такого соглашения – в обоюдной передаче конфиденциальной информации обоих подписантов соглашения. Такие документы чаще всего подписываются в случае слияния двух крупных компаний, проведения совместных крупных сделок и так далее.

В соглашения о неразглашении конфиденциальной информации может быть включена любая информация, которую те или иные лица считаются секретной.

При этом для большинства случаев уже разработаны специальные шаблоны.

Они состоят из нескольких основных разделов – предмет соглашения, права и обязательства сторон, срок действия договора, особые условия личные данные подписантов (ФИО, адреса, реквизиты и так далее).

Как правило, по договору о неразглашении лицо берет на себя следующие обязательства:

– не использовать конфиденциальную информацию в своих целях и для получения выгоды;- не разглашать полученные сведения третьим лицам;- при первой же попытке посторонних лиц получить доступ к конфиденциальной информаци или выведать ее сообщать об этом непосредственному руководству компании;- строго выполнять все требования и нормы правовых актов в отношении конфиденциальных данных;

– не передавать в течение какого-то времени (как правило, один год) конфиденциальные сведения после прекращения права допуска к ним.

При этом лицо-подписант дает согласие, что в случае невыполнения взятых на себя обязательств и предоставления информации посторонним, он может нести дисциплинарную или другую ответственность. Наказание для нарушителя может быть прописано в трудовом соглашении и законодательстве РФ.

Защита конфиденциальной информации: основные способы

Наибольшее внимание защите конфиденциальных данных уделяют предприниматели, которые предусматривают следующие способы защиты:

1. Организационная защита. Здесь есть три пути:

– создание специальной структуры, которая берет на себя функции защиты конфиденциальной информации, несет ответственность за предоставления прав доступа и проверку сотрудников, получающих право на допуск к особым данным;

– четкое соблюдение всех установленных в организации правил и контроль их исполнения. Одновременно с этим организовывается строгая система доступа к конфиденциальным данным. Что касается контроля, то он может быть нескольких типов – документальный, визуальный и так далее;

– разделение всех имеющихся в компании данных по типу важности. При этом организовывается ступенчатая система допуска. К примеру, к менее важной информации допускаются рядовые сотрудники, а к конфиденциальным данным особой важности – менеджеры крупного звена и руководители.

2. Законодательная защита. Ее особенность – упор на соблюдение тех прав бизнесмена, которые зафиксированы в законе РФ. Если же права владельца компании (предпринимателя) нарушены, то он может обратиться в соответствующие структуры для защиты своих интересов и возмещения нарушителем убытков компании.

3. Физическая защита – одно из наиболее важных мероприятий, которому уделяется внимание почти на всех предприятиях. Здесь речь идет об организации пропускного режима, создании и выдаче сотрудникам специальных карт (или предоставление таковых посторонним лицам), применение шкафов повышенной надежности, использование закрывающихся сейфов и так далее.

4. Техническая защита. К такому методу можно отнести использование специальных средств защиты и контроля конфиденциальных данных, таких как микрофоны, видеокамеры, сигнализирующие устройства, системы идентификации пользователей и так далее.

5. Работа с персоналом. Одним из самых важных направлений деятельности является выстраивание правильной работы с трудовым коллективом. Здесь подразумевается организация работы по набору персоналу, оптимизация существующих кадровых служб предприятия, дополнительное обучение персонала, его проверка, стимулирование и прочие мероприятия.

Важный момент – регулярное проведение инструктажей о важности соблюдения правил пользования конфиденциальными данными, а также вероятной ответственности за их разглашение. К основным угрозам конфиденциальной информации, которые исходят от персонала, можно отнести:

– вероятное переманивание работника компании конкурирующей организацией;- обманные предложения о предоставлении новой должности с хорошим заработком исключительно для выведывания конфиденциальной информации;- постановка вопросов действующим сотрудникам в особой форме, вынуждающей к разглашению секретных данных;- предложение финансового вознаграждения за предоставление тех или иных данных (подкуп);- тайное наблюдение за работниками организации;

– направление специальных агентов для работы в структуре с целью дальнейшего «выуживания» интересующей информации.

Для обеспечения максимальной безопасности проверка персонала должна проходить три основных этапа:

1. Предварительный период, когда работник еще не принят на работу. Здесь речь идет о доскональной проверке кандидата и подписания им основных документов – трудового договора и соглашения о неразглашении.

2. Текущий период (деятельность сотрудника). Здесь обязателен испытательный срок, ознакомление с порядком доступа к конфиденциальной информации, обязанностями, существующими ограничениями и так далее.

3. Заключительный период (увольнение). Во избежание утечки важной информации после увольнения сотрудник предупреждается о возможных последствиях своих потенциальных действий (о предоставлени важной информации третьим лицам) и дает подписку о неразглашении.

Источник: https://utmagazine.ru/posts/9997-konfidencialnaya-informaciya

Подписанты – это… Законодательство, требования

Подписанты – это... Законодательство, требования

Подписанты – это лица, чьей рукой ставятся подписи под документами: договорами, заявлениями, нормативными актами. Обычно термин применяется к политикам, иным людям, занимающимся публичной деятельностью. Однако и в праве немало места отведено их статусу.

Подписанты – это, прежде всего, сами граждане, получающие и подающие документы, заявления. Где бы человек не находился, чем бы он не занимался, время от времени ему приходится ставить свою подпись.

Вторая категория – представители граждан и организаций.

Третья категория – лица, занимающие должности, дающие право подписывать официальные документы от имени органов государственной и муниципальной власти.

Помощник гражданина

Все знают, что недееспособные или несовершеннолетние имеют представителей, которые защищают их права и выполняют часть их обязанностей, например, выступают в суде, оплачивают счета и т. д.

Закон предусматривает иную форму представительства. Человек, который является дееспособным, т. е.

осознающим свои действия и контролирующим их, но в силу физического здоровья, не способным в полной мере осуществлять свои права, может просить назначить ему помощника.

Помощник на основе договора поручения выполняет те или иные действия, указанные в документе. В данном случае подписанты — это именно помощники.

Участие в сделках посторонних

Все имеют право распоряжаться своими правами и приобретать обязанности. Имеют место случаи, когда человек не может подписать документ, в частности, договор из-за проблем со здоровьем, например, в силу слепоты, повреждений рук и т. д. До сих пор встречаются те, кто по каким-то причинам не обучен грамоте. Чаще всего это представители малых народов, проживающих на севере России.

Здесь подписант – это любое лицо, чью подпись желают видеть вместо своей участники сделки, не способные поставить собственную.

Факт заверяется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия (чиновник муниципальной администрации или ее председатель).

Подпись может быть заверена лицами, работающими в организации, где трудится человек, не способный поставить свою подпись.

Доверенность

Это документ, подтверждающий полномочия третьего лица. Заверяется либо нотариусом, либо директором организации, в которой работает доверитель. Правом удостоверения обладают главные врачи, начальники воинских частей, военно-учебных организаций, начальники исправительных учреждений, где содержатся заключенные.

В качестве подписанта выступают граждане, от имени которых выдается доверенность, подпись должностных лиц или нотариусов лишь подтверждает действительность воли доверителя. Интересно, что разрешение на некоторые действия, в том числе на право ставить подписи, должно непосредственно указываться в доверенности, особенно если дело касается суда.

Подписание договора

Договора нередко оформляются на нескольких листах, и в конце каждого ставятся подписи участников сделки. Их ставят либо непосредственные участники, либо их представители.

Основанием является или доверенность, или решение учредителей (протокол, выписка из устава, заверенная нотариусом и т. д.).

Дополнительным реквизитом служат печати организаций и ИП (некоторые из них до сих пор используют печать).

Сведениями о подписантах служат или данные из паспортов, или данные организации. В случае со вторыми это регистрационный номер и название с упоминанием организационной формы. Их обычно переписывают прямо в текст договора в раздел «реквизиты сторон», в завершающую часть документа. В преамбуле ставится стандартная отметка о лицах, ставящих свою подпись – «действующий на основании устава».

ЭЦП

Использование электронных документов значительно упрощает жизнь и ускоряет документооборот. Сегодня предлагается использовать как простую, так и усиленную электронно-цифровую подпись.

Закон приравнивает ее к собственноручной подписи человека. Например, сегодня участники судебных процессов имеют возможность загружать исковые заявления и приложенные документы непосредственно на сайт суда.

Оттуда же получать электронные копии судебных актов.

Приобретение ЭЦП обходится в несколько тысяч рублей, поэтому ее приобретают, кто постоянно пользуется услугами судов или органов власти, а использование электронных сервисов значительно экономит время.

Государственные чиновники

Подписи на актах органов власти нормативного и ненормативного характера ставятся лицами, имеющими на это право по должности либо на основании приказа в качестве временного заместителя.

Доверенности на подписание такого рода документов не выдаются. И предметом изучения в таких случаях является наличие полномочий издавать соответствующие документы.

Была ли проведена цепочка управленческих решений, оформлены ли они согласно закону, и обладает ли полномочиями соответствующее должностное лицо.

Источник

Источник: http://IDeiforbiz.ru/podpisanty-eto-zakonodatelstvo-trebovaniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.