+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

Содержание

Письмо приглашение

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

В этой статье поговорим о письме-приглашении, правилах его написания, структуре и отличиях от приглашения к сотрудничеству.  Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально возможное количество участников на мероприятии? Каковы основные правила  написания деловых писем-приглашений и какие есть нюансы? Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже. 

К сожалению, многие путают деловое письмо-приглашение и приглашение к сотрудничеству.

Дело в том, что письмо-приглашение – это приглашение клиентов на различные мероприятия, начиная от ординарного совещания и заканчивая банкетом по случаю открытия нового представительства.

Приглашение к сотрудничеству является коммерческим предложением, которое вы делаете вашим потенциальным клиентам, и об этих письмах мы поговорим в другой статье.

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Общие правила написания и структура

Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем. Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста.

Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации. В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов.

Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета.

Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда.

Заголовок к тексту, или тема письма

Заголовок к тексту пишется, как всегда,  ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее.

Текст письма-приглашения

Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер. В тексте нужно:

— полностью назвать мероприятие,

— при необходимости – назвать повод для его проведения,

— сообщить дату, время и место события,

— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),

-если необходима предварительная регистрация – написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,

— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Пример:

Приглашаем вас на согласительное совещание по вопросу поставок алкогольной продукции в магазин «Кварц-Ми», которое состоится 25.04.2015 в 14:00 по адресу г. Москва, Ленинский проспект, 122-А. За дополнительной информацией просим обращаться по телефону (499)123-45-67 или отправить электронное письмо на адрес: secretary@sitename.com.

Чем дольше вы работаете с организацией, тем более формальными станут такие письма, а о том, когда, куда и зачем ехать на совещание, все его участники будут осведомлены задолго до того, как будет написано письмо-приглашение. В этом случае оно преследует немного другие цели: доказать в случае чего, что стороны вместе шли к соглашению по спорному вопросу. Но это очень частный случай.

Если вы не работали с организацией ранее или работали непродолжительное время, то тогда желательно максимально подробно расписать мероприятие. Так у вас будет больше шансов вызвать заинтересованность.

Пример:

Уважаемые господа!

Приглашаем вас на конференцию «Новые технологии в сфере маркетинга», проводимую рекламным агентством «Золотой жираф». Мероприятие состоится 25 апреля 2015 года в 15:00 по адресу: Москва, Проспект Мира, 150, гостиница «Космос», 2 этаж, конференц-зал № 1.

На конференции будут представлены новые технологии в области маркетинга и продвижения услуг на рынке, увеличения количества продаж, возможность извлечения выгоды в условиях финансового кризиса.

Среди докладчиков: генеральный директор РА Костюченко Алена Константиновна; руководитель отдела рекламы Рачков Виталий Андреевич; бизнес-тренер, кандидат экономических наук, Громов Дмитрий Викторович.

С полным списком докладчиков и тематикой докладов вы можете ознакомиться в приложенной к письму программе конференции.

Участие в конференции бесплатное.

По всем вопросам вы можете обратиться по адресу secretary@sitename.ru или по телефону (499)123-45-67. Контактное лицо – Андрей Мартынов.

В случае если ваша организация является вышестоящей по отношению к адресату, или это давний партнер, то от нее можно потребовать подтвердить участие в мероприятии. Это делается с помощью следующих формулировок:

Участие просим подтвердить по телефону (номер).

или

Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес).

Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки:

Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес).

Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Приложение

Если мероприятие, событие или встреча подразумевают какую-либо программу, вы в любом случая обязанные её приложить. В противном случае вас, скорее всего, не воспримут серьёзно. Если приглашаете на совещание, приложите повестку дня. Реквизит «приложение» оформляется стандартно.

Image by Ambro / www.freedigitalphotos.net

документирование, исходящие, общение, пишем письма, стиль деловых документов

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3417

Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

> Письма > Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть — это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения — отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки — принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие — встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте — очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

  • напоминание;
  • подтверждение;
  • просьба.

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогой Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «уважаемый».

Далее непосредственно пишется основная часть письма — текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события — встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения — информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию — куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита — это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название — также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово «приглашаем», также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии — участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

«Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане «Золотая Аллея» по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания».

«Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию «Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году», которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).»

  • содержание мероприятия — если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия — то краткую программу события». Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему правильно;
  • просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ — электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

  • вежливое обращение;
  • название организации, от которой идет приглашение;
  • наименование должности, которая предлагается соискателю;
  • точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
  • точное время проведения — вплоть до минут;
  • список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
  • контактные данные лица, которое проведет собеседование — с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии — скачать.

Пример пригласительного письма на выставку — ссылка.

Образец приглашения на собеседование — один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

Деловая профессиональная переписка: основы и правила

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

  1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
  2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
  3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
  4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
  5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
  6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

  • Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

  • Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

  • Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

  • Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

  • Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

  • Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

  • взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
  • внимание к деловым интересам оппонента;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
  • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Источник: https://HeadLife.ru/delovaya-perepiska/

Составляем официальное письмо-приглашение

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений. При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений. В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.

В данной статье рассмотрим:

  • официальное письмо-приглашение;
  • письмо-приглашение на встречу;
  • письмо-приглашение на переговоры.

Официальное письмо-приглашение

Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Письмо-приглашение (образец)

Для начала рекомендуем разобраться в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления.

Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений.

Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения.

Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.

Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).

Письма – просьбы и запросы

Письма информационного характера

Оформляем письмо-требование без ошибок

Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо.

Для его оформления часто используют хорошую бумагу (не стандартную офисную), различные элементы декора и прочее. При этом приглашение может быть написано от руки красивым каллиграфическим почерком.

В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Письмо-приглашение иностранцу

Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.

Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.

Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.

Деловое письмо приглашение (образец)

При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.

Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.

Письмо приглашение на встречу

Письмо приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассмотрены. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени. При этом подобное приглашение можно отправить только руководителю конкретной организации.

При необходимости он сам может решить о необходимости присутствия других компетентных сотрудников. Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих. Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.

Письмо приглашение на переговоры

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что переговоры бывают двух видов: оперативные и плановые.

При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия.

Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  • назначение даты, времени и места проведения совещания;
  • составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
  • выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
  • составление текста приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Письмо приглашение на переговоры (образец)

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210864-qqq-17-m4-pismo-priglashenie

Как составить официальное приглашение на мероприятие?

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

В деловых отношениях часто используются письма-приглашения на мероприятие. Конференции, выставки, собеседования и различные выступления в устной форме практически не предлагают посетить. Официальное извещение позволяет не только не забыть о дате, но и выразить уважение другому лицу.

Если составить официальное приглашение на мероприятие неправильно, то оно не будет в полной мере выполнять свои основные функции. В письме должен быть приведен достаточный объем информации.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

В деловых кругах письмо-приглашение является важным элементом выстраивания доверительных отношений между двумя сторонами

Какие же функции выполняет официальное письмо?

  • Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
  • Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
  • Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

К сведению: в предпринимательской среде также часто пишут официальное письмо с просьбой.

Инструкция по написанию письма приглашения

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

  • В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
  • Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
  • В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
  • В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
  • Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке.

В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком.

Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

  • Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
  • Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
  • Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Совет: узнайте, как рассчитывается прибыль до налогообложения.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/pismo-priglashenie-na-meropriyatie-obrazets/

Деловая переписка – основы, виды, особенности, правила ведения деловой переписки

Письмо-приглашение. Разновидности деловой переписки.

Неотъемлемой частью работы многих организаций является деловая переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.

Понятие деловой переписки

Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах.

Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации.

Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.

Виды деловой переписки

Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail.

Специалисты выделяют такие виды деловых писем: благодарственные, запросы, требования, извинения, опровержения, поздравления и соболезнования.

Кроме этого, есть коммерческие письма, к которым относят претензии, отказы, напоминания, гарантии и так далее.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

  1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
  2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
  3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

  1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
  2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
  3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
  4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
  5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата.

Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин».

Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

  1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
  2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
  3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
  4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

  1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
  2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
  3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
  4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

  1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
  2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
  3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
  4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

  1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
  2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
  3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
  4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
  5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
  6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

  1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
  2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.
Благотворительный фонд – что это, их виды, как создать, открыть, закрыть?

Благотворительный фонд – важная форма организации социальной деятельности, оказывающая финансовую помощь и поддержку в разных сферах жизни человека: медицинской, образовательной, правовой. Участие людей в благотворительности – залог процветания общества.

Что такое интернет, и каковы возможности Всемирной сети?

Удивительно, но многие не знают, что такое интернет, хоть и активно пользуются им. С этим понятием связано еще много разных терминов, значение которых полезно знать для лучшего понимания работы сети. Она дает человеку огромное количество возможностей.

Денуклеаризация – что это и как проходит данная процедура?

Многие не знают, денуклеаризация – что это такое и что у этого понятия общего с Северной Кореей и другими государствами. На самом деле термин используют еще с конца 80-х, но сейчас об этом процессе заговорили еще сильнее.

Что такое акциз и какие товары им облагаются? Информация о том, что такое акциз, полезна в большей степени людям, решившим организовать свой бизнес. Есть товары, на которые возлагают особый налог, дающий существенные вклады в бюджет. Свои последствия имеет и повышение и снижение ставки.

Источник: http://kak-bog.ru/delovaya-perepiska-osnovy-vidy-osobennosti-pravila-vedeniya-delovoy-perepiski

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.