+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – пошаговая инструкция, требования и образец

Содержание

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - пошаговая инструкция, требования и образец

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа.

Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки.

Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа.

Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке.

Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vshit-i-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец, фото

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - пошаговая инструкция, требования и образец

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий многие вопросы, связанные с ведением трудовых книг работников компаний. Данный аспект приносит настоящую головную боль многим работодателям и сотрудникам кадрового отдела.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника

Предназначение вкладыша

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи.

Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу.

В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа.

Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.

Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.

В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш
Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей.

Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки.

Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами.

Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции.

При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

  1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
  2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
  3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
  4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
  5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
  6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ.

Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер.

Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

  1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета.

При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию.

В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо.

Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

  1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
  2. Отметка об уровне образования и специальности.
  3. Указания даты заполнения документа.
  4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой.

При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.

Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу.

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Оформление дополнительной трудовой, является одним из крупных нарушений, действующего закона.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг.

Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса. Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела.

В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets-foto.html

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - пошаговая инструкция, требования и образец

Бумажные трудовые книжки, о возможной отмене которых вновь заговорили чиновники, имеют свойство заканчиваться. Причем последняя запись в этом главном документе работника может быть сделана задолго до его выхода на пенсию.

Что должен сделать работодатель в этом случае? Конечно же, завести вкладыш и продолжить ведение записей уже в нем.

Это действие, как и весь кадровый учет, требует определенных знаний, поэтому мы готовы помочь справиться с этой задачей без ошибок.

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей.

Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя.

Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку и что представляет собой этот важный бланк? Попробуем разобраться.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» – насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» – насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже.

Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи “Выдан вкладыш” в трудовую книжку следующим образом:

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки не действительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк.

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак».

Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Выглядеть этот образец будет примерно так:

Источник: http://ppt.ru/art/trudovie-knijki/vkladish

Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - пошаговая инструкция, требования и образец

– Новости – Как сшивать вкладыш в трудовую книжку

Оба указанных документа подлежат одинаковому учету, так как, по своей сути, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее не может признаваться действительным.

Вышеназванные документы имеют равные степени защиты и учитываются работодателями в том же порядке, что и бланки строгой отчетности.

Оформление вкладыша Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ.

Они должны быть сшиты и составлять единое целое. Однако надо учитывать содержание пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, который устанавливает обязанность работодателя присваивать свой порядковый номер каждой записи в трудовой книжке.

Подробнее в материалах Системы:

  1. Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно.

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)?

При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один. Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки.

Важно

То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Внимание

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — образец

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье. Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (нужно ли это делать и куда прошить)? Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото Как вшивать вкладыши в трудовую книжку: типичные ошибки Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.

Дзен! Подписаться на канал Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Скачать форму вкладыша В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш.
Форма вкладыша определена в этих же Правилах.

Документ состоит из 2 разделов:

  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Вшиваем вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.
Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Как сшить вкладыш в трудовую книжку

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены. Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную.

Источник: http://11-2.ru/kak-sshivat-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - пошаговая инструкция, требования и образец

На протяжении своего рабочего стажа в течение активной жизни гражданин имеет документ, выданный ему, как правило, на месте первого трудоустройства и остающийся с ним до выхода на пенсию, а у некоторых лиц значительно позже.

Если гражданин ведёт активную трудовую деятельность, часто меняет место работы или же растёт внутри одной компании, постоянно повышаясь в должности и переводясь из одного департамента в другой, его трудовая книжка довольно быстро может закончиться.

Если подобная ситуация произошла, власти страны позволяют вклеить в книжку специальный вкладыш и продолжить делать записи в пределах единого документа.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, дополняющий трудовую книжку и служащий для оформления дополнительных страниц к ней. Применение данной бумаги регламентируется в пункте 38 Постановления Правительства РФ № 225.

Так, данный документ предоставляется работодателем, обязанным регулярно покупать бланки, если при заполнении ТК у него заканчиваются все страницы, а разлинованный вкладыш служит их продолжением, однако сам по себе листок не может быть самостоятельным документом, так как он не содержит в себе регалий своего владельца, каких-либо официальных подписей и печати, и служит лишь вспомогательной бумагой.

Приём на работу

Наниматель обязан обеспечивать покупку подобных пустых бланков заранее и хранить их в архиве отдела кадров. При выдаче вкладыша очередному сотруднику компании данный акт записывается в специальном реестре в архиве работодателя, что диктуется Постановлением Минтруда №69, как средство для учёта активности ТК на территории предприятия и его субъектов.

Внешний вид вкладыша в ТК

Жалоба в трудовую инспекцию

Свою историю вкладыш в трудовую книжку начинает с 1940 года, когда начал пользоваться спросом спустя два десятилетия после введения самого понятия ТК. Данный документ обладает следующими отличительными особенностями:

  • Прежде всего, во избежание оборота фальсификата бумага имеет уникальный серийный номер, по аналогии с ТК, а также определённые методы защиты от подделки.
  • Применение вставки в ТК сотрудника регламентируется Постановлением Минтруда №69, которое содержит в составе своих статей пошаговую инструкцию по оформлению бумаги.

Работа отдела кадров

  • Любые сведения, заносимые в документ, должны дублироваться в бланках строгой отчётности, обрабатываемых на территории работодателя.
  • В каждой трудовой книжке сотрудника компании, которая дополняется вкладышем, должна стоять печать установленного образца с текстом «Выдан вкладыш», а в противном случае документ не может обрести законную силу. В случае, если организация не располагает таким штампом, данная запись делается от руки ответственным сотрудником отдела кадров.
  • В случае, если при переходе с одного рабочего места на другое гражданин каким-то образом утрачивает вкладыш, он уже не может далее претендовать на квалифицированную должность без его восстановления, так как вкладыш – неотъемлемая составляющая самой ТК, которая без него утрачивает свою активность.
  • Документ имеет полужёсткую картонную обложку, внешне сильно напоминающую ТК, и состоит из 36 листов с габаритами 88 х 125 мм для внесения официальных данных о сотруднике. Все поля для заполнения во вкладыше идентичны графам трудовой книжки.

Важно! Вкладыши в ТК ограничены в продаже и приобретать их имеют право лишь юрлица при предъявлении учредительных документов и печати компании. Бланки вкладышей издаются на Гознаке РФ, а их оформление ведётся в строгом соответствии с Постановлением Минтруда.

Трудовая книжка

Инструкция по оформлению вкладыша

Жалоба в трудовую инспекцию о невыплате заработной платы, образец

Заполнение трудовой книжки ведётся сотрудником отдела кадров предприятия-работодателя. В бланке, в соответствии с назначением каждой графы вписываются следующие сведения о сотруднике и его основных местах работы:

  • На первой странице указываются Ф. И. О. обладателя документа, дата его появления на свет, сведения о полученном образовании и присвоенной квалификации, в соответствии с которой он трудоустраивается на предприятии. В конце главного разворота фиксируется ЧЧ.ММ.ГГГГ заполнения документа, а также подпись сотрудника отдела кадров и фирменный штамп юрлица.
  • Следующие страницы содержат в себе графы, в которых указывается порядковый номер, дата кадровой операции с сотрудником, сведения о приёме на работу или освобождения от занимаемой должности, информация о повышениях, переводах, награждениях и премиях.

Важно! Ввиду того, что вкладыш является смысловой пролонгацией трудовой книжки, все номера, с которых начинается документ, проставляются не с цифры 1, а со следующего за последней записью числа.

В случае, если сотруднику требуется несколько вкладышей из-за слишком большого количества записей, их количество законом не ограничивается.

Документ считается действительным только в том случае, если он физически прикреплён к ТК, а также имеет штамп работодателя.

Действующим трудовым законодательством также оговорены требования к штампу, которые необходимо проставлять в каждом новом документе, в частности:

  • Прежде всего печать в документе должна отчётливо читаться и в то же время не загораживать собой оставшиеся под ней записи.
  • Если предприятие или ИП не имеют собственного фирменного штампа, его можно заменить подписью и регалиями руководителя компании.
  • В установленном на законодательном уровне регламенте говорится, что печать может быть проставлена только синим цветом.

Важно! Печать, устраиваемая на титульном листе, принадлежит только тому предприятию, которое выдало документ для сотрудника. На всех прочих местах работы во вкладыше ставится печать только под записями о приёме на работу, увольнении и прочих изменениях в статусе сотрудника.

Способы исправления ошибок во вкладыше

Каждый работодатель должен знать алгоритм исправления ошибок, которые могут быть допущены при неверном указании каких-либо сведений при заполнении вкладыша в трудовую книжку.

Конечно, в отдельных случаях работодателю никто не мешает приобрести новый вкладыш, но от грамотно выполненных исправлений сила документа всё равно не теряется.

Так, порядок исправления неточностей и ошибок в документе приведён ниже:

  • Если неточность была допущена при заполнении главной страницы, она подлежит списанию при помощи составления специального акта.
  • В случае, когда ошибка появилась при заполнении основных сведений о трудовой активности работника, сотрудник отдела кадров под некорректной надписью делает соответствующую пометку, которая автоматически позволяет считать сведения недействительными.

Вкладыш в ТК

Отметка о гражданстве в свидетельстве о рождении

После этого идентичная запись делается снова, но уже без каких-либо ошибок и помарок. Здесь важно учитывать, что каждая запись об ошибочных данных в документе строгой отчётности должна иметь порядковый номер, следующий за последними сведениями о допущенных неточностях.

Важно! Согласно Постановлению Минтруда ни одно исправление не может быть выполнено в виде перечёркивания ошибочных данных, так как в таком случае весь документ утрачивает юридическую силу.

Основные ошибки, которые повторяются при заполнении вкладыша, перечислены в приведённом перечне:

  • Неверное написание личных данных сотрудника, особенно, если он имеет нестандартную фамилию.
  • Ошибочное заведение вкладыша и нумерация первичной записи цифрой 1, что недопустимо.
  • Неточность в указании номера и наименования официального документа, в соответствии с которым во вкладыш делается новая запись.
  • Ошибкой также является действие сотрудника отдела кадров, когда он путает местами графы и заполняет их, не следуя подсказкам в верхней части каждой страницы.
  • Отсутствие подписи уполномоченного сотрудника отдела кадров предприятия, которая должна стоять под каждой записью в основном наборе листов документа.

Важно! Сотруднику организации, с трудовой книжкой которого проводятся бюрократические мероприятия и оформляется вкладыш, следует самолично взять документ на контроль наличия ошибок и указания к их исправлению.

Это необходимо, потому что сотрудники отдела кадров могут не увидеть допущенную неточность и продолжить оформление документа через некоторое время, после очередного повышения в должности или перевода работника, что впоследствии вызовет дополнительные сложности при внесении корректировок.

Пример оформления вкладыша

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как только оформление вкладыша завершено, ответственный сотрудник работодателя должен вшить его в трудовую книжку работника для того, чтобы он стал активным.

Трудовое законодательство не даёт каких-либо подробных разъяснений по корректному выполнению этого действия, и это приводит к тому, что отдел кадров просто руководствуется опытом ведения аналогичных процедур в адрес других сотрудников.

Таким образом, ответственные лица вшивают вкладыш одним из следующих способов:

  • В начале документа, который требуется оформить, сразу после первого форзаца трудовой книжки сотрудника, что создаёт удобство при чтении именно вкладыша, не отвлекаясь на изучение старых записей в первоначальном документе.
  • В середине ТК, так как это наиболее удобно для вшивания в техническом плане, однако может вызвать неудобства заинтересованного в сотруднике лица при чтении документа.
  • В конце ТК, сразу перед последним форзацем, и это также удобно для изучения, так как вкладыш являет собой логическое продолжение оригинальной книжки.

Важно! Технически правильно оформляемый вкладыш не может быть вклеен, так как это действие оставляет риск разъединения двух документов со временем, что автоматически влечёт за собой утрату действия каждого из них. Так, все вкладыши, как правило, пришиваются обычными хлопковыми нитками и сапожной иглой, без использования сложных технических приспособлений.

В заключение следует сказать, что год от года человек накапливает свой трудовой стаж, и это означает, что ему всё труднее будет его восстановить при утрате ТК, а понадобиться он может не только при попытке трудоустройства на иное предприятия, но также и при выходе на пенсию для окончательного рассмотрения ежемесячного пенсионного обеспечения. Так, процесс восстановления трудового стажа невероятно затратный, долгий и требующий большого количества усилий для каждого человека, имеющего богатый опыт работы.

Вшитый в ТК вкладыш

В то же время вкладыш также имеет большую ценность для будущего гражданина, поэтому к данным документам надо относиться с предельным вниманием, осторожностью и беречь их от любых внешних воздействий, а также от утраты.

Кроме того, гражданину следует обратиться к нотариусу и сделать заверенные копии всех листов обоих документов для домашнего хранения, что даст возможность выполнения дальнейших действий по трудоустройству даже в случае утери или уничтожения оригинальной ТК.

Источник: https://shtrafsud.ru/dokumenty/vkladys-v-trudovuu-knizku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.