+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Содержание

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами
» Персонал » Трудовая книжка » Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

  • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
  • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
  • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
  • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.
  • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
  • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.
  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.
  • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.
  • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

  1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
  4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

(2 5,00 из 5)
Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/trudovaya-knizhka.html

Правила заполнения трудовой книжки

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки,  мы разберем в сегодняшней статье.

Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.

Инструкция по заполнению титульного листа

Данные на титульном листе:

  1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
  2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
  3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
  4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
  5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
  6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
  7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
  8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

  1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
  2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е.

    , к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.

  3. Дата.

    Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.

  4. Запись об оформлении на работу.

    Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.

  5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки.

    Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Пример заполнения данных о приеме на работу

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

  1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
  2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
  3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
  4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

  1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
  2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
  3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
  4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
  5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер».

Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об исправлениях в трудовой книжке.

Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

  1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
  2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
  3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
  4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.

Источник: http://MirBlankov.ru/pravila-zapolneniya-trudovoj-knizhki/

Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек в 2021 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2021 года (кратко):

  • все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
  • работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
  • записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
  • в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
  • все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
  • если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

  • титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
  • “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
  • “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Общие правила заполнения ТРКН

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

  • на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
  • осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
  • возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
  • сокращения в ТРКН строго запрещены;
  • в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

  • о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
  • об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

  • кадровик ставит дату заполнения;
  • труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
  • кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

  • ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
  • рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
  • произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Как заполняется Раздел 1 ТРКН

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГРКак ее заполнять
1Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

  • в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
  • в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
  • в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
  • в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2021), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГРЧто в нее писать
1№ЗП о награждении по порядку
2Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

В каких случаях выдается и как заполняется дубликат тркн

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

  • при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
  • при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
  • в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

  • на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
  • на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;
  • в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

  • в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
  • в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
  • в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
  • строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
  • и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Источник: https://trudovie-prava.ru/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Каждый сотрудник, который работает на своем рабочем месте более пяти дней, должен быть обеспечен трудовой книжкой, заполненной в соответствии со всеми правилами. Такое право имеют и постоянные, и сезонные, и временные, и даже внештатные работники.

Единственным исключением бывают только те сотрудники, с которыми заранее был заключен гражданско-правовой договор. Сотрудникам такого типа не следует ничего вписывать в трудовую книгу, поскольку в соответствии с расположениями Трудового кодекса РФ этого не требуется.

В том случае, если новый работник ранее нигде официально не работал, в связи с чем не успел обзавестись трудовой книжкой, необходимо на протяжении недели после его принятия на работу оформить пустой бланк в присутствии этого сотрудника.

А бывает и так, что при трудоустройстве новый сотрудник приносит в отдел кадров не одну, а несколько трудовых книжек. Не стоит теряться в данном случае. Достаточно всего лишь внести данные о трудоустройстве в любую из принесенных сотрудником книг и спрятать ее в сейф вместе с остальными, поскольку они могут понадобиться при проведении подсчета трудового стажа.

Заполнение трудовых книжек: инструкция 2021 года

Правила, в соответствии с которыми заполняются трудовые книжки, необходимо соблюдать всегда. Независимо от того, какие данные вносятся в трудовую книжку, следует придерживаться таких правил:

  • все данные обязательно должны быть введены на русском языке. В случае если работодатель ведет свою деятельность в одной из республик страны, на территории которой закреплен еще один государственный язык, вносимая запись также могут быть продублированы на нем;
  • инструкция по ведению трудовых книжек гласит, что вносить в нее данные можно только ручкой, пишущей фиолетовым, синим либо черным цветом. Одновременно с этим она должна быть шарикового, перьевого либо гелевого типа;
  • нельзя сокращать информацию, вносимую в трудовую книгу. Также там должны быть только арабские цифры, и дата в формате ДД.ММ.ГГГГ. Весьма примечательно, что даже такого сокращения, как «г.» (год), быть не должно;
  • поскольку, начиная с 2015 года, организации получили право не иметь круглой печати, с сентября 2021 года при заполнении трудовых книжек в них может не ставиться круглая печать.

Внимание! Вне зависимости от этого правила, даты все равно достаточно часто указываются в формате букв и цифр.

Причиной этому является особенность типографической печати бланков, в котором год указывается сокращенно, а место, куда должно быть внесено число, выделяется кавычками.

Ну а поскольку подобное противоречие не регулируется на законодательном уровне, работодатель не несет никакой ответственности за заполнение трудовых книжек по такой форме.

Но не стоит забывать, что каждая запись в трудовой книжке должна быть пронумерована сквозным типом, кроме тех, нумерация которых не предусмотрена установленными правилами.

Внимание! Правила по заполнению трудовых книжек в 2021 году распространяются и на заполнение вкладыша для этой самой книжки.

Информация о работнике

Чаще всего человек, в полномочия которого входит внесение записей в трудовую книжку, не должен вписывать туда данные о ее владельце. А все потому, что информация такого рода указывается на титульном листе трудовых книжек. Кстати, она в обязательном порядке должна совпадать с содержанием документов, удостоверяющих личность. В информацию о собственнике трудовых книжек входит:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) Это быстро и бесплатно!

  • Ф. И. О.;
  • точная дата рождения;
  • информация об образовании (из аттестата либо диплома);
  • специальность, записанная в именительном падеже.

Если с сотрудником заключается трудовой договор, необходимо проверить, правильно ли заполнены его личные данные, а также присутствует ли в трудовой книжке:

  • подпись ее собственника, удостоверяющая собой подлинность сведений о человеке;
  • подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, вместе с полной расшифровкой;
  • дата заполнения трудовой книги, которая не превышает пять дней с момента поступления сотрудника на работу;
  • печать организации, если таковая имеется.

Заполнить титульный лист книжки либо вкладыш в нее необходимо только в случае заведения новой трудовой книжки или в случае утери старой, то есть в качестве ее дубликата.

Если в процессе работы у сотрудника изменяются личные данные, например, фамилия в случае замужества либо развода, исправления в трудовой книжке являются обязательными.

В таком случае старую фамилию необходимо зачеркнуть одной чертой, а сверху написать новую.

Реквизиты документа, который подтверждает данные изменения, вносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью заполняющего лица, а также печатью работодателя.

Информация о работодателе

Инструкция по заполнению гласит, что информация об организации, принимающей на работу собственника трудовой книжки, должна быть внесена перед основными записями о работе сотрудника. В данном случае не нужно присваивать порядковый номер. А наименование организации должно быть указано и в полной, и в сокращенной форме.

Роструд недавно издал письма, в соответствии с которыми, если на оттиске печати присутствует, и краткое, и полное название организации, их можно не прописывать в отдельной строке. Однако не следует забывать, что данное письмо носит исключительно рекомендательный характер.

А вот если работодатель принимает решение изменить свое название либо провести реорганизацию, данный факт обязательно должен быть внесен во все трудовые книги нанятых сотрудников. Но в таком случае необходимо, чтобы записи об увольнении сотрудника со старого предприятия, равно как и принятие его на новое, полностью соответствовали друг другу.

Запись в трудовую книжку

В трудовых книжках должны содержаться данные о наиболее важных событиях за время трудовой деятельности сотрудника, которые предусмотрены правилами, а также инструкцией по заполнению ТК. К самым распространенным принято относить:

  • прием на новое место работы;
  • военная служба;
  • какие-либо изменения в ведении сотрудником его трудовой деятельности;
  • взыскания;
  • награждения;
  • увольнение;
  • восстановление на занимаемой должности;
  • отмена судебного решения, относительно восстановления;
  • период, который не включается в общий трудовой стаж.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке

Информация, относительно приема на работу вносится непосредственно в трудовую книжку, основываясь на письменном приказе самого работодателя. В данной записи должно указываться название организации и структурного подразделения, в которое сотрудник поступил на работу, а также должность. Не стоит забывать и о реквизитах самого приказа работодателя.

Внимание! Во время внесения информации относительно приема на работу руководителя основанием для этого может быть либо приказ, либо какой-то другой документ, свидетельствующий о его приеме на работу.

В трудовую книгу нет необходимости вносить данные об испытательном сроке, однако в случае приема на работу вахтовым методом данная информация должна быть внесена обязательно.

Важно! Прежде чем вносить запись в трудовую книгу о приеме на работу нового сотрудника, необходимо убедиться в том, что в ней также присутствует информация об увольнении с предыдущего места работы.

В том случае, если такая информация внесена не была, существует огромная вероятность того, что человек не прекратил свою деятельность на своем прошлом месте работы.

Тогда новый работодатель должен затребовать у предыдущего копию приказа об увольнении сотрудника для того, чтобы соответствующая запись была внесена в трудовую книжку.

Запись о штрафах и поощрениях в трудовую книжку

На протяжении одной недели с того момента, как был оформлен соответствующий приказ, отводится ровно одна неделя на внесение информации о поощрении либо награждении в трудовую книжку. Запись должна полностью соответствовать номеру и дате приказа, а также тексту самого документа.

В такую графу вносятся следующие сведения:

  • о получении почетной грамоты;
  • о присвоении очередного звания;
  • о получении государственной награды;
  • о других наградах, предусмотренных коллективным договором, уставом самого работодателя, а также законами Российской Федерации.

Запись об увольнении в трудовой книжке

После того как будет оформлен соответствующий приказ, уполномоченный сотрудник должен вписать в трудовую информацию о том, что сотрудник уволен с должности, которую ранее занимал. Данный текст должен идти в полном соответствии с данными приказа.

Если перед увольнением сотруднику был предоставлен отпуск, днем прекращения его трудовой деятельности принято считать последний день отпуска. Тем не менее трудовая книга и денежный расчет должны быть выданы сотруднику на руки еще до начала отпуска.

Следует отметить, что оформление трудовой книжки полностью основано на целом списке самых разнообразных документов, в которых содержатся подробнейшие инструкции о том, как правильно заполнять, вести, а также хранить эти книжки. Весьма примечательно, что как организация, нанявшая на работу человека, так и он сам обязаны следить за всеми этими правилами и положениями.

Если организация допустит какие-либо ошибки в процессе заполнения трудовой книжки, она может быть привлечена к ответственности. Наказания за такие нарушения бывают самые разные – от простого штрафа до прекращения деятельности организации.

А вот работник, который не заметил какой-то недочет в записях своей трудовой книги, может попросту не подтвердить собственный трудовой стаж.

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), согласно статье 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной.

Где купить бланк

Источник: http://pravostoriya.ru/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek/

Заполнение трудовых книжек: основные правила, важные особенности, образцы

Инструкция по заполнению трудовых книжек: краткое содержание с примерами

Трудовая книжка считается значимым документом для каждого официально работающего человека. В ней фиксируются все места работы, даты увольнения, а также разные награды и другие важные сведения. Поэтому данный документ должен правильно оформляться работодателем.

Заполнение трудовых книжек должно осуществляться на основании соответствующих приказов.

Если будут нарушены основные требования данного процесса, то это в будущем может стать причиной возникновения разных проблем с оформлением трудовой пенсии или использованием документа для других целей.

Предназначение документа

Трудовые книжки являются обязательными документами для каждого человека, предпочитающего работать на официальной основе. Заполнение трудовых книжек требуется по разным причинам:

  • фиксируются разные изменения в карьере специалиста, например, прием на работу, увольнение с места трудоустройства, перевод на другую должность, разные награждения или получение дополнительного образования, повышение квалификации или другие значимые события;
  • за счет данного документа обеспечивается подтверждение трудового стажа;
  • человек при устройстве на другую работу обязательно представляет данный документ потенциальному работодателю, который может оценить, каков опыт и квалификация гражданина.

Многие молодые люди халатно относятся к этому документу, но буквально через несколько лет они начинают осознавать его ценность. Не рекомендуется заводить при каждом трудоустройстве новую книжку или пользоваться несколькими документами.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Если устраивается на работу гражданин впервые, то работодатель заполняет первую страницу данного документа. Информация, вносимая в книжку, должна проверяться самим гражданином, так как не допускается наличие в ней ошибок.

Каждый работодатель, вносящий какие-либо сведения в личную документацию работника, должен учитывать разные положения законодательства. Правила заполнения трудовой книжки перечисляются в нескольких нормативных актах:

  • ТК содержит несколько пунктов, имеющих отношение к этому документу, причем здесь прописывается понятие трудовой книжки, правила ее оформления, ведения и хранения на любом предприятии.
  • КоАП включает ответственность руководителей компаний, которая применяется при неправильном ведении или заполнении личной документации работников.
  • ПП № 255 включает образец трудовой книжки, правила ее заполнения и содержание вкладыша, а также прописываются нормы, на основании которых требуется хранить в компании документ.
  • ПП № 69 представляет собой инструкцию для работодателей, которая позволяет грамотно заполнить документ, исправить допущенные ошибки, сделать правильно заверенную копию или выполнить другие действия.

Поэтому каждый работодатель при заполнении документа должен учитывать требования законодательства. Если он не обладает нужными навыками и знаниями, то им может издаваться приказ, на основании которого ответственность по ведению личной документации работников перекладывается на наемного специалиста.

Какие учитываются правила?

При внесении любых сведений в этот документ должны учитываться многочисленные требования законодательства. Наиболее часто требуется заполнение трудовой книжки при приеме на работу или при увольнении. Также нередко необходимо внести сведения о наградах или переводе на новую должность.

Перед внесением сведений рекомендуется первоначально хорошо изучить образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу. При заполнении документа учитываются правила:

  • вся информация вносится исключительно на русском языке;
  • выполняется процесс стандартной ручкой, обладающей черным, синим или фиолетовым цветом;
  • не допускается наличие различных сокращений;
  • вписываются только арабские цифры;
  • все записи должны быть пронумерованы, для чего используется сквозной тип, но при этом некоторые сведения являются исключением, например, информация о работодателе не требует нумерации.

При заполнении вкладыша применяются аналогичные правила. Образец заполнения трудовой книжки можно просмотреть далее.

При первоначальном оформлении данного документа вносится многочисленная информация о самом владельце. Заполнение трудовых книжек требует наличия данных:

  • ФИО гражданина, причем данные должны совпадать со сведениями из паспорта;
  • дата рождения;
  • информация об имеющемся образовании, причем переписывается она из аттестата или диплома;
  • указывается специальность гражданина в именительном падеже.

При первоначальном внесении сведений владелец должен убедиться, что все данные являются верными. Он ставит подпись на документе. Должна быть указана дата заполнения документации. Если изменяются личные данные гражданина, например он меняет фамилию, то надо зачеркнуть тонкой линией старый текст, после чего вносятся новые данные сверху.

Какие вносятся сведения о работодателе?

Обязательно должна указываться информация о нанимателе. Только при наличии нужных сведений будет обладать юридической силой трудовая книжка. Образец заполнения приема на работу прост. Сведения о работодателе вносятся в форме заголовка, причем располагаться они должны перед записями о работе гражданина. Этим данным не нужно присваивать порядковый номер.

Вписывать надо как полное, так и сокращенное название предприятия.

Если компания меняет название или же выполняется процедура реорганизации, то соответствующие сведения должны вноситься в трудовые книжки работников. При этом важно ссылаться на официальные бумаги, на основании которых реализуются изменения.

Сделать запись на самом деле достаточно просто. Необходимость в этом может возникать по разным основаниям:

  • прием гражданина на работу;
  • заполнение трудовой книжки при увольнении требует ссылку на статью или же указание, что человек самостоятельно захотел сменить место трудоустройства;
  • внесение сведений о военной службе;
  • указывается, что гражданин получил на работе какое-либо вознаграждение;
  • прописываются серьезные дисциплинарные взыскания;
  • должны указываться сведения обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудника предприятия;
  • указываются данные о восстановлении человека в должности;
  • прописываются все периоды, которые не включаются в непрерывный стаж.

Сама запись представлена данными, вносимыми после строки с информацией о работодателе. Довольно легко разобраться в этом процессе, если изучить образец заполнения приема на работу.

При внесении сведений учитываются требования:

  • графа 1 представлена номером записи, причем обязательно используется сквозной порядок;
  • вторая графа предназначена для указания даты, когда вносится запись, для чего требуется пользоваться арабскими цифрами;
  • третья графа представлена информацией о том, что гражданин принят на работу, переведен на другую должность или уволен, причем все сведения должны вписываться без сокращений;
  • графа 4 предназначается для внесения сведений о дате составления текста, а также о номере приказа или распоряжения руководителя, на которое ссылается запись.

Таким образом, если разобраться в том, каково предназначение каждой графы, то не возникнет сложностей с заполнением документации.

Как вносится запись о приеме на работу?

В момент оформления человека в компанию требуется вносить информацию в его трудовую книжку о факте трудоустройства. Образец заполнения трудовой книжки указывает на то, что должна быть ссылка на приказ, на основании которого принимается гражданин в фирму.

Данная запись должна содержать сведения:

  • наименование структурного подразделения компании, куда устраивается специалист;
  • должность, которую он будет занимать;
  • реквизиты приказа, необходимого для трудоустройства.

В качестве основания может выступать не только приказ, но и другой официальный документ. Не требуется вписывать сведения о прохождении испытательного срока или о том, каков характер работы. Если планируется, что новый работник будет работать вахтовым методом, то непременно данный факт прописывается в его трудовой книжке.

Перед внесением записи необходимо убедиться, что имеется запись об увольнении человека с предыдущего места работы. Если работа будет выполняться по совместительству, то этот факт может указываться по желанию работника. При таких условиях рядом со словом «принят» следует прописать, что человек будет работать совместителем.

Если планируется дистанционная работа, то запись является стандартной, поэтому не требуется указывать характер работы специалиста.

Как прописываются изменения в работе?

Непременно фиксируется в документе, если человек переводится на новую должность или в другое структурное подразделение компании. Если меняется должность специалиста в штатном расписании, то изменения придется внести и в трудовую книжку.

Также корректировки требуются, если изменяется квалификация или разряд работника.

Не требуется фиксировать совмещение нескольких должностей или увеличение объема работы.

Как вносится запись о вознаграждениях?

Если сотрудник поощряется на работе с помощью вознаграждения, то это указывается в трудовой книжке. Сюда относится не только получение наград, но и присвоение уникального звания, получение грамоты или нагрудного знака, а также другие награды, которые обычно перечисляются в уставной документации компании.

Пример заполнения трудовой книжки при получении награды приводится ниже.

Информация об увольнении человека зависит от причины прекращения трудовой деятельности. Поэтому в разных ситуациях будут значительно отличаться правила заполнения трудовой книжки. По собственному желанию граждане увольняются наиболее часто, что и указывается в документе.

Дополнительно может приводиться информация о том, что уволен гражданин на общих основаниях, по инициативе работодателя, по статье ТК или по иным причинам.

Сведения вносятся только после того, как будет издан соответствующий приказ об увольнении, так как в трудовой книжке должна быть ссылка на этот документ. Дополнительно должны указываться данные из личной карточки работника.

Если увольняется человек с руководящей должности, то дополнительно придется указать ссылку на документ, на основании которого прекращается работа специалиста в качестве руководителя. Выдается трудовая книжка в последний день работы гражданина в компании.

Нередкими являются ситуации, когда работодатели сами нарушают требования ТК. Они могут уволить человека без веских оснований. При таких условиях специалист может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой или в суд с иском. На основании решения суда гражданин может быть восстановлен по месту работы. Данная информация должна указываться в трудовой книжке.

Так как в документе уже имеются сведения об увольнении, то первоначально следует вновь прописать данные о компании, а после этого производится аннулирование записи об увольнении.

Работодатели могут обжаловать решение суда, поэтому вновь увольняют гражданина. При таких условиях стандартно вносятся данные об увольнении специалиста.

Как исправляются ошибки?

Если при заполнении трудовых книжек допускаются ошибки, то важно знать, как их исправить. Для этого учитываются требования:

  • не допускается пользоваться корректорами;
  • неверные данные зачеркиваются тонкой чертой, после чего рядом вносится достоверная информация;
  • если отсутствуют подписи и печати, то такой документ считается недействительным, поэтому придется гражданину обращаться к прошлым работодателям для получения нужных реквизитов;
  • зачеркивать информацию можно только на титульном листе, а в других частях документа придется делать отменяющую запись, заверяемую ответственными лицами.

Если требуется сделать копию, то она должна быть правильно заверена печатью и подписью руководителя или ответственного лица. Образец такого документа размещен ниже.

Каждый работодатель должен разбираться в правилах внесения записей в трудовые книжки работников.

Если руководителем предприятия нарушаются разные требования, то это приводит к тому, что он привлекается к административной ответственности. Если вносятся ошибочные данные, то важно грамотно их исправить.

Приходится вносить информацию не только о принятии на работу или об увольнении человека, но и о вручении ему разных наград или переводе на другую должность.

От правильности ведения документации зависит легкость использования книжки для разных целей.

Источник: https://www.nastroy.net/post/zapolnenie-trudovyih-knijek-osnovnyie-pravila-vajnyie-osobennosti-obraztsyi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.