+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Содержание

Что такое факсимиле? На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций.

Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах.

Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

Определение

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).

Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.

К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

На каких документах ставится?

Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.

Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.

Как правило, данный штамп применяется для постановки подписи на грамотах, благодарственных письмах, которые не относятся к бланкам строгой отчетности. В ряде случаев подписи факсимиле используются и при подписании гражданских договоров, но это бывает очень редко.

Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.

Можно ли использовать при оформлении доверенности?

Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.

Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.

Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.

Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.

Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.

На первичной бухгалтерской документации

Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.

Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.

В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.

К изложенному

На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности.

Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах.

В данном случае необходима подлинная подпись начальника.

Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.

На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.

Важное

Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.

Таким образом, факсимильную подпись разрешено применять в следующих случаях:

  • для закрепления гражданско-правовых отношений;
  • при наличии соглашения сторон о том, что они не возражают, чтобы при оформлении документов был использован штамп с оттиском подписи ответственного лица;
  • если она приравнивается к личной подписи стороны сделки.

Эти моменты нужно учитывать руководителям организаций.

В том случае, если факсимильная подпись будет поставлена на документах, направленных в государственные органы, или на тех бумагах, которые являются документами первичного бухгалтерского учета, на товарных накладных или на доверенности, то данный штамп не будет иметь юридической силы. Это нужно запомнить.

Небольшая характеристика

Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки.

Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле.

В этом нет ничего противозаконного.

Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.

Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым.

Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями.

Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.

Где можно изготовить?

В том случае, если директор кампании пришел к выводу, что он не может лично подписывать все входящие бумаги или внутренние распоряжения организации из-за слишком большого объема документации, то ему в работе просто не обойтись без использования факсимиле.

Изготовлением такого оттиска занимаются частные компании, которые производят печати и штампы. В небольших городах такие услуги предоставляются даже в типографиях.

Стоимость и сроки изготовления будут зависеть от сложности подписи и дизайна факсимиле. Как правило, на создание такого штампа уходит не больше недели, если у компании много заказчиков.

Лучше всего обращаться в те фирмы, которые уже давно занимаются изготовлением печатей и штампов и имеют большое количество постоянных клиентов.

Нужно или нет?

В том случае, если руководитель организации сомневается в том, что ему нужно факсимиле в качестве аналога подписи, не стоит торопиться и заказывать данный штамп. Тем более, если в организации не так много бумаг и начальник постоянно находится на месте и может в любой момент лично подписать служебный документ.

При наличии оттиска подписи руководителя, данным штампом могут воспользоваться подчиненные в своих личных целях. Это также необходимо учитывать.

В трудовых договорах

Печать факсимиле иногда используется при оформлении на работу нового сотрудника, когда руководителя нет на месте и заполнением всех бумаг занимается специалист по кадрам. Законно ли применение данного оттиска подписи в этом случае? Данный вопрос является спорным.

Некоторые юристы утверждают, что подписывать трудовой договор с работником руководитель должен только лично. В таком документе речь идет не только о продолжительности рабочего дня сотрудника, но и его заработной плате. А это уже финансовый вопрос.

Следовательно, факсимиле здесь применяться не должно.

Тем не менее многие кадровики уверены в том, что закрепить трудовые отношения сторон таким штампом вполне возможно. Тем более, если работник и работодатель это согласовали между собой.

Нужно сказать еще и о том, что правила подписания данного документа таким способом нигде не зафиксированы. Поэтому говорить о каком-то запрете применения факсимиле в трудовых договорах не является разумным.

Заключение

Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника.

В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам.

Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.

Источник: https://www.nastroy.net/post/chto-takoe-faksimile-na-kakih-dokumentah-mojno-stavit-faksimilnuyu-podpis

Когда можно ставить факсимиле в документах

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.

  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2017 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ). Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица.
Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке.

Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.
Внимание Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

На каких документах можно ставить факсимиле с подписью директора?

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст.

9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы. Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания.

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо: «В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами. Каково его назначение Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью. Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск.

Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования. Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.

), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Источник: http://02zakon.ru/kogda-mozhno-stavit-faksimile-v-dokumentah/

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Факсимильная подпись: изготовление, использование. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

Чаще всего факсимиле применяется:

  • при отсутствии руководителя на рабочем месте;
  • при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
  • при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
  • при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

  • первичной бухгалтерской документации;
  • нормативных и законодательных документов;
  • налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
  • доверенностей на совершение юридически значимых действий;
  • договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
  • векселей;
  • платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
  • счетов-фактур;
  • документации для участия в конкурсах и тендерах;
  • заявлений от физических и юридических лиц.

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

Применение штампа допускается при подписании:

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:

  • сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
  • сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
  • ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
  • ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.

Источник: http://bizjurist.com/dejatelnost/ispolzovanie-faksimile.html

Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций.

Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах.

Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.

Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.

Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).

Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.

К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.