+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Документ – это… Виды, классификация, функции

Функции документов в делопроизводстве

Документ - это... Виды, классификация, функции

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Оглавление

Основные
Виды
Свойства
Управленческая
Распорядительные
Специальные

Основные

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ– это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Виды

На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:

— на организационно-распорядительные (управленческие);

— отчетно-статистические;

— учебно-методические;

— плановые;

— по личному составу;

— научно-технические и т. д.

По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:

— приказы, распоряжения, инструкции;

— научные отчеты;

— акты, протоколы;

— анкеты, справки, стандарты и т. д.

По способу фиксации информации:

— письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

— графические;

— фото- и кинодокументы.

Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют:

— на простые;

— сложные.

Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы:

— открытые (несекретные);

— документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).

Свойства

Свойства документов:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е.

одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д.

Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Управленческая

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения.

Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную.

Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования.

Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Распорядительные

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

2 Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

3 Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

5 С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Специальные

Специальные функции:

1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Источник: http://delo-up.ru/osn/funktsii-dokumenta.html

3. Основные способы документирования

Документ - это... Виды, классификация, функции

1. Делопроизводство–деятельность, охватывающая вопросыдокументирования и организации работыс документами при осуществленииуправленческих действий.

Документирование – процесссоздан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводствоиспользуется термин документационноеобеспечение управления (ДОУ). Егопоявление связано с внедрением вуправление компьютерных систем и ихорганизационным, программным иинформационным обеспечением дляприближения к терминологии, употребляемойв компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовымидокументами, созданными учреждениямии полученными извне:

  • Прием документов
  • Распределение
  • Регистрация
  • Исполнение
  • Контроль исполнения
  • Формирование дел
  • Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляетсяспецслужбой, действующей на правахсамостоятельного структурногоподразделения, она подчиняетсяруководителю организации.

В министерствах и ведомствахдокументационным обеспечением занимаютсяуправления делами. В состав управленияделами как правило входят секретариат(приемная,секретариат министра, зам.

министра,протокольное бюро), инспекция приминистре, канцелярия, бюро учета ирегистрации, экспедиция,копировально-машинальное бюро, отделписем и жалоб, отдел совершенствованияработы с документами и внедрениетехнических средств, центральный архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ,в структурных подразделениях работу сдокументами выполняет секретарьруки(инспектор) или другое специальноназначенное должностное лицо.

Основнойзадачей службы ДОУ является установлениеединого порядка документирования иработы с документами в отрасли или вотдельной организации и на основе ихиспользование современной вычислительнойтехники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизниобщества. Их различают по значимости ихарактеру. Документы служат подтверждениемфакта, события, явления.

Они могут иметьполитическое, историческое, юридическоеи экономическое значение. Документымогут служить источником информациидля написания истории государства,республики, городов.

Слово «документ»в переводе с лат. означает «свидетельство»,«способ доказательства».

Документ – материальный объект синформацией, закрепленной созданнымчелом способом, для ее передачи вовремени и пространстве.

Документ – материальный носитель,содержащий информацию в зафиксированномвиде.

Любое управленческое решение всегдаосновывается на информации порассматриваемому вопросу или управляемомуобъекту. Информация тождественнапонятием: «данные», «сведения»,«показатели». Законодательно закрепленследующий термин.

Информация – это сведения о лицах,предметах, явлениях и процессах, независимых от формы их представления.

Необходимость фиксировать информациюпоявилась у людей в глубокой древности.До нашего времени дошли документы,созданные на глиняных табличках, бересте,каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации такжебыли различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческойпрактике используются главным образомдокументы, созданные каким-либо образомписьма: рукописным, машинописным,типографическим, компьютерным, а такжес использованием графики, рисунка,фотографии, звука- и видеозаписи, и наспециальном материале(бумаге, кино ифото пленке, магнитной ленте, диске ит.п.).

Документирование в аппарате управленияможет осуществляться на естественномязыке(машинопись, рукопись, телеграмма,факсограмма и т.д.) и на искусственномязыке с использованием соответствующегоносителя(магнитные ленты, дискеты, дискии т.д.).

На сегодняшний день в управленческойпрактике преобладающим способомдокументации является компьютернаяпечать. Однако ряд документов напримерзаявление, объяснительные запискисоздаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документированияи носителей информации занимаетсянаучная дисциплина – документоведение.

4.Основные функции документа

Это целевое назначение, которое присущеэтому документу.

Все официальные документы имеют общиеи специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создаютдля сохранения информации.

Б) социальная, документ является социальнозначимым объектом, т.к. связан сопределенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступаетсредством связи между организациями идр. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет ипередает культурной традиции обществав частности в уровень научного итехнического развития общества.

Д) управленческая – документ являетсяинструментом управления, посколькуспециально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средствомзакрепления и изменения правовых норми правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источникисторических сведений о развитииобщества после выполнения своихоперативных функции, чему помогает егопоступление на хранение вы архив.

5. Классификация документов

Это деление документов на классы понаиболее общим признакам, сходствам,различиям.

– по наименованию, т.е. по названиюдокумента.

– по месту составления документы делятсяна внутренние (созданные в даннойорганизации и отражающие вопросы внутринее) и внешние (поступающие в организациюили направляемые в др. организацию, др.лицам).

– по количеству вопросов, включенных втекст, документы бывают: простые, вкоторых содержится и предлагаетсярешение только одного вопроса; сложные,в которых содержится несколько вопросов.

– по форме документы могут бытьиндивидуальные (создаваемые в произвольнойформе); типовые (образец, по которомусоставляются тексты, аналогичныедокументам); трафаретные (часть текстаотпечатана заранее, а часть текставписывается при составлении).

– по средствам фиксации: рукописнопечатные (рукописные, машинописные,изготовленные на множительных аппаратахи типографическим способом); графические(чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.);фотокино документы, запечатленные путемфотографирования или киносъемки извуковые фотодокументы, которыезафиксированы с помощью звукозаписывающихаппаратов.

– по срокам хранения: постоянного(вечного), долговременного(свыше 10лет),временного(до 10лет).

– по происхождению: служебные(затрагивающиеинтересы предприятия, отдела, группыработников), личные(касающиеся конкретноголица и являющиеся именными).

– по назначению: подлинники, копии,выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированныйсоответствующим образом, оформленныйи подписанный.

Копия – полное воспроизведение всехреквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенныйдокумент, целиком, повторяющий подлинник,обычно дубликат выдают взамен утраченногоподлинника.

Выписка – часть копии документа,нужная для работы.

– по юридической силе: подлинные, которыевыдаются уполномоченными работникамипредприятия с соблюдением всех правил;подложные содержания или реквизиты,которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска втекущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работыдокумента.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5022633/

Документы, их функции и классификация. Система документации

Документ - это... Виды, классификация, функции

ПЛАН

Введение. 2

Понятие документа.. 3

Функции документов.. 4

Классификация документов по различным признакам.. 7

Вывод.. 26

Список использованной литературы.. 27

Введение

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы – определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.

Понятие документа

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Согласно Закону Украины “Об информации” от 02.10.02, “документ – предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или другом носителе”.

В русский язык слово “документ” пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины “деловая бумага”, “служебный документ”, “акт” и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются “счетные документы”, “исторические документы”.

Понятие “документ” используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия “документ”, не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении “документа” с материальной составляющей на информационную.

Функции документов

Рис.1 Функции документов.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия.

Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.

) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=1p85zkBEE50

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

Источник: http://MirZnanii.com/a/160682/dokumenty-ikh-funktsii-i-klassifikatsiya-sistema-dokumentatsii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.