+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров

Содержание

Проведение деловой беседы и переговоров

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

14. Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода беседы

17. Определение последовательности и содержания аргументации

18. Типы вопросов, используемых в процессе беседы и их назначение. Тактика постановки вопросов

30. Правила выбора состава и числа участников совещания

32. Роль ведущего на совещании

37. Основные направления и значение анализа результатов переговоров

Заключение

Список литературы

Введение

Вряд ли можно считать правильным такое положение, когда один и тот же человек ведет себя принципиально по-разному в деловой и домашней обстановке.

Корректным во взаимоотношениях, внимательным и вежливым с людьми надо быть всегда и везде.

Сказанное не исключает, например, определенную твердость и организаторские навыки во взаимоотношениях с близкими, равно как и чуткое отношение к личным проблемам коллег по работе.

Известна древняя мудрость: «относись к другому так, как ты хочешь, чтобы относились к тебе». Дальнейшее описание норм и правил этики деловых отношений раскрывает сущность приведенного высказывания, т. е., другими словами, отвечает на вопрос: какого отношения к себе мы хотим?

Вряд ли подвергается сомнению тот факт, что отношение окружающих к конкретному человеку (и наоборот) в процессе профессиональной деятельности является продолжением отношений, складывающихся в общественной жизни в целом.

Желательные проявления отношения других к себе в повседневной жизни мы естественным образом переносим и в сферу деловых отношений.

Соответственно, окружающие люди ждут от нас знания правил поведения и умения воплощать их на практике.

Взаимосвязь этики в широком смысле и деловой этики можно проследить на логической последовательности отдельных проблем восприятия людьми друг друга. Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений во многом закладывается в первые моменты встречи.

Существенную роль при этом играет внешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущаяся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку.

Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни.

14. Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода беседы

Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального результата, а в остальных он лишь хороший.

Отсутствие умения вести деловую беседу, в частности у юриста, менеджера является пробелом в их профессиональной подготовки и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное поведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%.

Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

Задачи первой фазы беседы.

-установление контакта с собеседником;

-создание приятной атмосферы для беседы;

-привлечение внимания к предмету собеседования;

-пробуждения интереса к беседе;

-перехват инициативы (в случае необходимости).

Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседы заключается в решении следующих задач:

1.Сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его фирмы.

2.Выявление мотивов и целей собеседника.

3.Передача запланированной информации.

4.Формирование основ для аргументации или предварительная проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых «точек опоры» в сознании собеседника.

5.Анализ и проверка позиции собеседника.

6.По возможности предварительное определение конечных результатов беседы.

Аргументирование. Следующая фаза деловой беседы – аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.

Принятие решения и завершение беседы. Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:

1.Достижение основной, или в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной), цели.

2.Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания.

3.Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.

4.Поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

5.Составление развернутого резюме беседы, понятного для её участников, с четко выделенным основным выводом.

Завершающую часть беседы можно начать, например, с таких фраз: «давайте подведем итоги…», «мы подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы…» Окончание беседы, как и её начало, требует особого внимания.

Конец обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное.

Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить, какие из них – более мягкие или более жесткие по форме – произнести.

17. Определение последовательности и содержания аргументации

В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника. Наиболее важные задачи на этом этапе:

-разграничение отдельных возражений по субъектам, объектам, месту времени и последствиям;

-приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

-нейтрализация замечаний собеседника или, если для этого есть возможности, опровержение возражений собеседника. И, наконец, заключительная фаза деловой беседы.

18. Типы вопросов, используемых в процессе беседы и их назначение. Тактика постановки вопросов

Существуют множество способов начать деловую беседу, но, как в шахматах, практика выработала ряд «правильных дебютов». К наиболее перспективным можно отнести следующие приемы:

Метод снятия напряженности. Несколько теплых слов помогают создать в самом начале беседы дружелюбную обстановку. Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствует созданию дружественной обстановки.

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для реализации планируемых намерений. В этих целях с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение личные впечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда деловой партнер обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.

Метод прямого подхода. Когда деловые партнеры ограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непосредственно к теме беседы.

Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы её инициатор будет чувствовать себя уверенно.

Большей эффективности при проведении деловой беседы способствует так называемый «Вы – подход», который предполагает умение ставить себя на место партнера, что позволяет лучше понять его намерения и действия.

Полезно задавать самому себе вопрос что бы нас интересовало, будь мы на его месте? Или: как бы мы отреагировали на его месте? «Вы – подход» предполагает постановку вопроса типа: «Ваша проблема заключается в том ….

», «Вам будет интересно узнать…», «Как вы знаете», «Если Вы используете эти возможности, то…» «Такой подход дает собеседнику почувствовать, что его уважают и ценят как специалиста. Подобными приемами в деловом общении часто пользуются зарубежные специалисты и, как правило, добиваются успеха.

30. Правила выбора состава и числа участников совещания

Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников.

Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах.

Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовность закладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании.

Его организаторы требуют, как правило, участия первых лиц подразделений организационной структуры. Однако более компетентным в решении конкретных задач может оказаться кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании.

Достаточно распространенной является ситуация, когда большинство участников совещания обсуждает какой-либо «свой» вопрос, а остальные пункты повестки дня находятся вне пределов их компетенции.

Рабочее время сотрудников организации используется неэффективно, если они вынуждены присутствовать при рассмотрении всех вопросов совещания.

Кроме того, присутствие «лишних» людей поневоле снижает действенность обсуждения проблем.

Источник: http://MirZnanii.com/a/268422/provedenie-delovoy-besedy-i-peregovorov

Проведение деловой беседы – проведение деловых переговоров

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров

Деловая беседа часто представляет из себя переговоры, спецификой которых является их местоположение в промежутке между двумя полюсами отношений: «сотрудничество» — «борьба».

В ходе переговоров стороны проявляют стремление к сотрудничеству, но через борьбу мнений, интересов. Чем более общими являются цели сторон и чем стороны более взаимозависимы, тем больше возникает необходимость отношений сотрудничества.

Если же одна сторона стремится получить выгоды за счет другой, то возникают отношения борьбы, часто приводящие к срыву переговоров.

Неэффективно как слишком большое увлечение собственными интересами, так и слишком большое одностороннее доверие, гипертрофированноесотрудничество. Таким образом, деловые переговоры — это балансирование между двумя указанными полюсами.

Деловые переговоры включают в себя минимум три этапа.

Первый этап — подготовительный. Часто этот этап упускается в надежде на свой опыт, интуицию. В процессе подготовки к беседе, особенно важной, от которой зависит успешная работа предприятия, необходимо составить план беседы, в котором должны быть отражены следующие моменты:

•Могу ли я обойтись без этого разговора?

•Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?

•Удивился ли мой собеседник, когда я попросил его о встрече?

•Готов ли к обсуждению предлагаемой темы мой собеседник?

•Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора?

•Уверен ли в том же собеседник?

•Что я хочу уяснить для себя?

•Какие вопросы я буду задавать?

•Какие вопросы может задать мне мой собеседник?

•Какие приемы воздействия на собеседника я использую в разговоре?

•Как я буду себя вести, если мой собеседник:

Во всем согласится со мной;

решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

не отреагирует на мои доводы;

проявит недоверие к моим словам;

попытается скрыть свое недоверие?

•Какой исход устроит (или не устроит) меня, его, нас обоих?

Обдумывание этих и других вопросов придаст вам уверенность в деловой беседе.

Второй этап — ведение разговора. Начиная его:

•излагайте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным;

•добивайтесь предельной краткости в изложении мыслей;

•обосновывайте свои суждения;

•не употребляйте слов с двойным значением.

Задавание вопросов. Замечено, что для поддержания беседы лучше задавать вопросы, чем произносить монологи. Задавая вопрос, вы показываете, что хотите участвовать в общении, стремитесь обеспечить его дальнейшее течение и углубление. Это убеждает собеседника в том, что вы проявляете к нему интерес и желание установить с ним позитивные отношения.

Пренебрежение вопросами открывает путь догадкам и всевозможным умозрительным построениям, приписыванию людям тех или иных качеств, мотивов поведения, и в соответствии с этим мы начинаем подгонять свое поведение, что может приводить к неэффективному общению, а часто и к конфликтам.

Следите, чтобы ваши вопросы содержали слова «что», «кто», «где», «какими средствами», «почему», «когда», «как». Это позволит охватить всю проблемную ситуацию для ее анализа и исключит односложные ответы «да» и «нет».

Продуктивность деловой беседы обеспечивают информационные, зеркальные и эстафетные вопросы. Информационные вопросы бывают открытыми и закрытыми.

Открытые вопросы построены так, что вызывают содержательный ответ (мысль,суждение, изложение фактов, позиции и пр.). Если вопрос рассчитан только на ответы «да» или «нет» или в нем самом заключается ответ (риторический вопрос), он называется «закрытым».

Такой вопрос задается с целью получить согласие (отказ) собеседника; в нем есть элемент принуждения. Например: «Вы действительно думаете, что сделали все возможное?» Задающий такой вопрос хочет лишь подтвердить свое подозрение.

Иначе он задал бы открытый вопрос: «Что вы сделали?» Первый вопрос закрывает диалог, вызывая в собеседнике скрытое раздражение и внутренний отказ от продолжения беседы.

Для расширения рамок открытого диалога и обеспечения его непрерывности можно использовать зеркальный вопрос. Он состоит в повторении с вопросительной интонацией части утверждения, произнесенного собеседником, чтобы он увидел свое утверждение с новой стороны.

Зеркальный вопрос позволяет (не противореча собеседнику и не опровергая его утверждений) придавать беседе новый смысл.

Это дает лучший результат, чем задавать бесконечное число раз вопрос «почему?», который вызывает защитную реакцию, отговорки, поиски мнимых причин, приводя в конце концов к конфликту.

Однако использовать зеркальный вопрос нужно с осторожностью и весьма так тично, поскольку он направлен на получение информации из недосказанного.

Эстафетные вопросы призваны придать диалогу динамику. Они показывают способность слушать и схватывать на лету реплики партнера. В то же время они заставляют того раскрыться еще больше, выразиться по другому и сверх того, что сказано.

Важно на втором этапе благожелательно и в то же время критически относиться к мыслям и идеям друг друга, так как именно на этом этапе начинает определяться будущее решение проблемы.

В случае возражений собеседника на ваши доводы:

•выслушайте сразу несколько возражений;

•не спешите с ответом, пока не поймете их существо;

•уточните, не говорите ли вы с собеседником о разных вещах;

•выясните, действительно ли возражения вызваны различными точками зрения или, может быть, была разной постановка вопроса;

•попытайтесь дать собеседнику другую интерпретацию приводимых им фактов, помогите ему посмотреть на них иначе, выявить неучтенную возможность; ведь почти все события имеют более чем одно толкование;

•не отвечайте на возражения в категорическом тоне; это поможет вашему собеседнику и вам найти ответ на собственные возражения.

Взгляните на себя со стороны и быстро ответьте на вопросы:

•Не повлияло ли на характер беседы мое настроение, не связанное с содержанием беседы?

•Не проявил(а) ли я мимикой и позой недовольства разговором?

•Не отвлекаюсь ли я во время беседы?

Старайтесь выражать свою реакцию на слова собеседника кивком головы, короткими замечаниями: «Хорошо», «Понимаю», «» и т. д., свидетельствуя тем самым, что вы поняли мысль собеседника и что психический контакт с собеседником сохраняется.

Третий этап — анализ прошедшей беседы, в ходе которого нужно получить ответы на следующие вопросы:

•Последовательно ли вы вели основную линию в разговоре?

•Не навязывали ли собеседнику свои аргументы при выработке решения?

•Основательны ли были ваши замечания и возражения?

•Удалось ли вам быть тактичным на всем протяжении разговора, не иметь

предубеждений против собеседника?

•Сумели ли вы добиться максимума полезности состоявшегося разговора, пользы для дела?

Это поможет найти уязвимые места в разговоре, понять причину своих ошибок и ошибок собеседника, что поможет вам провести следующую деловую беседу более успешно, если эта беседа была не столь удачной, как хотелось бы.

На этом этапе следует критично оценить полученную информацию, для чего нужно задать себе как минимум три вопроса:

1.Есть ли факты, подтверждающие полученную информацию? Насколько они достаточны, точны?

2.Релевантны ли подтверждающие факты? Может возникнуть ситуация, когда высказанные или подразумеваемые доказательства имеют слабую логическую связь с выводом. Нужно обдумать, на основании чего сделанный вывод (умозаключение) следует из данных фактов.

3.Имеется ли информация, ставящая под сомнение логический вывод из фактических утверждений? Возможно, существует неучтенная информация, влияющая на достоверность сделанного вами вывода.

Статья подготовлена с помощью книги Ильина  Е. П.»Психология общения и межличностных отношений».

Вернуться на главную сайта Личностный рост и саморазвитие

Источник: http://mirrosta.ru/psichologiya-obscheniya/provedenie-delovoy-besedi-provedenie-delovich-peregovorov.html

Успешное ведение бизнеса: техника ведения переговоров

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров

В любом бизнесе важную роль играет умение правильно вести переговоры с клиентами или партнерами. Для этого необходимо владеть определенной техникой их ведения. Она заключается в умении связно, правильно и логично формулировать утверждения и вопросы, использовать в качестве аргументов факты и цифры, умении убеждать и отстаивать свою точку зрения.

Также важно использовать небольшие хитрости и защитные механизмы, поскольку в современном конкурентном мире переговоры воспринимаются как поединки.

С помощью знания основных приемов и технологии проведения деловых встреч можно достичь больших успехов и продвинуться по карьерной лестнице, так как умение эффективно вести переговоры и достигать взаимовыгодного сотрудничества – довольно редкое, но очень нужное умение.

Основные правила ведения переговоров

Перед проведением деловой встречи важно сформулировать хоть какой-то план, пусть размытый и неокончательный, но он необходим, чтобы беседа текла в определенном русле. Также желательно продумать возможные вопросы, в том числе провокационные, и продумать ответы на них.

Если переговоры проводятся группой людей, можно заранее распределить вопросы и роли, чтобы человек был готов к разговору на определенную сложную тему.

Еще одним важным правилом, которое редко соблюдается, является запись всех деловых бесед.

Это позволит сразу после окончания переговорного процесса определить, насколько встреча была успешной, чего удалось достичь, а какие вопросы и проблемы остались нерешенными.

При ведении любых деловых бесед следует соблюдать правила и формальности, основными из которых являются:

  • паритетность (по возможности количество участников с разных сторон должно быть равным),
  • за ведение переговоров отвечает один человек, который направляет беседу в нужное русло, объявляет перерыв или завершает переговорный процесс (это не обязательно директор, это может быть другой сотрудник, наделенный этими полномочиями),
  • не следует обмениваться записками, бросать условленные фразы,
  • не стоит шептаться, даже на другом языке (любой участник процесса может знать чужой язык, что поставит обе стороны в неловкое положение),
  • чтобы была возможность следить за выражением лиц противоположной стороны, стоит садиться так, чтобы свет в помещении был направлен на них,
  • обстановка должна быть деловой, но непринужденной: не стоит сразу задавать вопросы по существу, можно поговорить на отвлеченные темы, близкие к теме беседы, рассказать смешной случай из жизни или анекдот – это разрядит обстановку,
  • при ведении переговоров следует учитывать, какой информацией о вас и вашей фирме уже могут обладать ваши собеседники, из каких источников она могла быть получена и т.д.,
  • нужно представлять всех участников процесса со своей стороны и прямо спрашивать о полномочиях представителей противной стороны (чтобы не возникало ситуации напрасного общения с людьми, не отвечающими за принятие решений).

Естественно, при проведении деловой встречи вы должны быть рассудительны, спокойны, уверенны в себе, красноречивы, убедительны, вдохновенны и остроумны. Чтобы эмоции не взяли верх над разумом в случае жестких переговоров или непредвиденных ситуаций, необходимо учиться самоконтролю.

Приемы проведения деловых встреч

Чтобы переговоры проходили успешно, в арсенале каждого бизнесмена или руководителя есть некоторые методы и приемы, помогающие ему в этом процессе. В основном, эти приемы и хитрости приходят с опытом, т.е. чем больше встреч проведено (особенно неудачных – на ошибках учатся!), тем больше опыта и возможностей успешного окончания нового переговорного процесса. Некоторые из этих приемов:

Битва на своем поле. Считается, что лучше проводить переговоры на своей территории, особенно если вы держитесь неуверенно, а дома и стены помогают. Но преимущества есть и в общении на чужой территории.

Если противная сторона настаивает на проведении встречи у них, это может означать, что они сами в чем-то не уверены, а на этом можно сыграть и получить большую выгоду от сделки.

Если же к компромиссу прийти не удастся, лучше договориться о встрече на нейтральной территории.

Если ваш партнер решил использовать тактику задержек, чаще всего он хочет поставить вас в безвыходное положение. Чтобы этого не произошло, заранее продумайте такое поведение у партнера и действуйте ему под стать: начните переговоры с другой компанией или поставьте ультимативные сроки.

Можно применить тактику «берите или не берите», когда ваш партнер обязан ответить, будет продолжаться обсуждение или все ваши прежние договоренности будут расторгнуты.

Техника активного слушания. Это незаменимый прием, когда вы хотите дать понять собеседнику, что заинтересованы в контакте с ним. Для правильного применения техники необходимо внимательно слушать партнера, задавать уточняющие вопросы, а затем давать обратную связь о том, что вы поняли из его речи (вопросы типа «Правильно ли я вас понял, что…»).

Способность понять собеседника и увидеть проблему с его «колокольни» – одно из важных умений настоящих профессионалов переговорного процесса. 

Говорите понятно и предельно открыто.

На переговорах важно не победить, не спорить и не показывать свое красноречие, здесь важно достичь договоренностей. Поэтому отношение к противной стороне как к коллеге, с которым нужно добиться согласия, значительно упростит жизнь и вам, и ему. Лучше молчать, чем говорить.

Иногда этот несколько переделанный слоган из рекламы помогает в ведении обсуждения. Если вам сделали неуместное и необоснованное предложение, и сами участники дискуссии это понимают, молчите.

Люди неудобно себя чувствуют, когда собеседник им не отвечает, особенно если они понимают, что это реакция на их предложение.

В этом случае они будут стремиться выйти из ситуации неловкого молчания, при этом сделав новое предложение.

Иногда самыми результативными оказываются те деловые встречи, где одной из сторон по большей части приходилось молчать.

Умение говорить «НЕТ!». Часто без этого умения люди соглашаются на предоставление льготных условий, что вредит бизнесу и может привести к разорению компании.

Чтобы этого не случилось, учитесь перед зеркалом улыбаться, но твердо говорить «Нет». Твердость вашей позиции приведет к тому, что противная сторона будет вынуждена согласиться на ваши условия.

Если этого не произойдет, вы сэкономите свои средства, отказавшись от предоставления нерациональных льгот, что является большим плюсом для дела.

Прекращение переговоров. Иногда эта тактика является самой действенной, когда обсуждение зашло в тупик и ни одна из сторон не идет на уступки. Во-первых, не каждые переговоры приводят к достижению результата и подписанию контракта. А во-вторых, уйдя из-за стола, часто появляется шанс получить договор на выгодных для себя условиях.

Иногда партнер всем своим видом показывает, насколько ему безразличны эти переговоры: опаздывает, якобы забывает о встрече, проявляет безразличие к процессу. Однако это не должно вводить другую сторону в заблуждение: чаще всего так пытаются скрыть реальную заинтересованность в сотрудничестве.

Хотя в некоторых странах, и Россия из их числа, даже в деловом мире действительно присутствуют не пунктуальные и невоспитанные люди, которые могут опоздать или не скрывать полного равнодушия к результатам деятельности. 

Одним из важных моментов при ведении любых переговоров является репутация партнера.

Если вам демонстрируют всяческое расположение, выгодные условия, люди противной стороны слишком любезны, но мало знакомы, когда вся ситуация общения выглядит нереалистичной, когда вам что-то не нравится или вы не верите потенциальному партнеру, избегайте заключения контрактов и соглашений. Ищите честных, открытых и надежных партнеров – они не являются редкостью.

Источник: https://9psy.ru/texnika-vedeniya-peregovorov-neobxodimost-dlya-uspeshnogo-vedeniya-biznesa

Деловые переговоры – правила, этика, формы, особенности ведения и организации

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров
5 Июль 2021       1ps      

› Статьи › Деловые переговоры – правила, этика, формы, особенности ведения и организации

      

Как вести переговоры?
Виды и формы деловых переговоров
Правила и особенности
Профессиональная этика
Тренинги «Деловые переговоры»
Заключение

Деловые переговоры – форма делового общения. Цель их проведения – достигнуть соглашения между теми, кто в них участвует.

Ведение деловых переговоров необходимо для обсуждения проблем, поиска их решений, способных удовлетворить все стороны переговорного процесса.

Современный деловой человек должен знать все нюансы и особенности их проведения, чтобы успешно развивать свой бизнес.

Функции деловых переговоров:

  • Информационная – в процессе общения может происходить только обмен информацией;
  • Коммуникативная – наладка новых отношений, деловых связей;
  • Контроль, координирование действий – при налаженных деловых связях партнеры чаще просто уточняют некоторые моменты;
  • Регулятивная – решение возникающих проблем, для прекращения спорных ситуаций.

Как вести переговоры?

Проведение деловых переговоров, цель которых – заключить выгодное для всех сторон соглашение – непростой процесс. Он состоит из нескольких этапов. И каждый этап имеет свои особенности.

Подготовка

От этой стадии зависит 90 процентов успеха. На подготовительном этапе необходимо:

Определить проблему, найти тех, кто сможет решить ее:

  • Понять интересы всех сторон, четко сформулировать план, программу деловой беседы;
  • При необходимости подобрать представителей делегации;
  • Организовать встречу, учесть все организационные моменты, связанные с подготовкой к переговорному процессу.

Прояснение

Требует осторожного поведения. Не рекомендуется сразу же начинать торговаться. Изначально необходимо наладить контакт с партнером, узнать о том, каковы его интересы.

Выдвижение предложений

Позволяет разрешить спорные ситуации, нередко возникающие при деловом разговоре. На данной стадии происходит обмен предложениями, стороны определяют, в чем у них возникли непонимания.

Торги

Стороны стремятся достичь желаемой цели путем уступок, обмена того, что имеет различную цену, ценность для каждой стороны.

Принятие решений

Предфинальная стадия переговоров. Не рекомендуется торопиться. Лучше еще раз подумать, выгодно ли достигнутое соглашение или нет.

Финальная стадия – закрепление договоренностей

Требует обязательной фиксации достигнутого соглашения, чтобы избежать отказа сторон от решения, которое было принято на переговорах.

Виды и формы деловых переговоров

Деловые переговоры – это устная беседа при личном участии заинтересованных сторон. Она может быть 2-сторонней или многосторонней.

Эти виды деловых переговоров могут проводиться в форме спора, дискуссии, убеждающей, а также конструктивной или инструктивной беседы.

В свою очередь, многосторонний деловой разговор может организовываться еще и в форме совещания, заседания, беседы за так называемым «круглым столом», презентации.

Наиболее часто встречаемые формы деловых переговоров

Стороны обмениваются мнениями. Процесс взаимный. Каждая из сторон принимает на вооружение все высказанные соображения, позиции, факты, независимо от того, кто является их автором.

Передача информации с одной стороны. Как правило, в форме наставления, инструкции. Цель – заставить другую сторону прийти к желаемому соглашению.

Склонение собеседника к желаемой цели путем убеждения с использованием логических рассуждений, имеющих вес аргументов, серьезных для решения конкретной проблемы фактов.

Другими словами такую форму деловых переговоров можно назвать словесным состязанием. Каждая из сторон старается отстоять свое мнение.

Разновидность спора, но более мягкого, так как при дискуссии отстаивание позиции происходит на основе аргументов, доказательства, проверенных фактов.

Также различаются следующие виды деловых переговоров:

  • Официальные – по протоколу, согласно строгой процедуре;
  • Неофициальные – непринужденная беседа, которая не завершается подписанием тех же договоров;
  • Внешние — с партнерами по бизнесу, клиентами компании;
  • Внутренние – внутри организации.

Правила и особенности деловых переговоров

Правила делового поведения на переговорах, если говорить о культурном аспекте, специфичны, на что влияют определенные факторы. Пример – правила могут зависеть от норм поведения участников переговорного процесса, обусловленных их национальной, гражданской принадлежностью.

Так, правила ведения переговоров среди бизнесменов западных государств не всегда совместимы с «установками», принятыми в азиатских странах.

Поэтому, если необходимо достигнуть соглашения с иностранным партнером, главным правилом проведения деловых переговоров является учет культурных, национальных и других особенностей той страны, гражданином которой является ваш партнер.

Основные правила деловых переговоров

Сбор информации

Необходимо собрать информацию не только о партнере, его цели, мотивации, но и проработать содержание будущей беседы. Это правило необходимо соблюсти на подготовительной стадии переговорного процесса.

Составление плана переговоров

Такое правило упрощает процесс ведения делового разговора, а также позволяет иметь под рукой пути решения конфликтных ситуаций, если таковые возникнут.

Контроль среды

Важно правильно выбирать место для организации деловых переговоров. На правильность выбора влияет условия, длительность переговорного процесса, другие факторы. Интересный факт! Практика показывает, что тот, кто занимается организацией встречи, добивается на переговорах большего успеха.

Сдержанность при высказываниях противоположной стороной

Не отвергайте мысли, идеи оппонента сразу же, как он их высказал. Рекомендуется записывать их, анализировать, и, взяв инициативу в свои руки, обсудить мнения, идеи оппонента с ним.

Важно! Обсуждение легких вопросов необходимо провести в начале деловых переговоров. Это позволяет создать благоприятную деловую атмосферу для решения более сложных проблем.

Особенности деловых переговоров зависят от тактики их ведения.

  • Ультимативная тактика предполагает жесткое ведение переговоров, когда одна из сторон сразу выкладывает свое решение. Результат – или оппонент согласится, или уйдет. Минус – возможная потеря потенциального партнера.
  • Тактика эмоциональных качель, когда используются приемы, позволяющие менять настроение оппонента. Высказываются то обвинения, то приятные слова. Подобное поведение мешает противоположной стороне сосредоточиться на своем предложении. Результат – оппонент соглашается на предложение при условии, что является психологически неустойчивым человеком.
  • Ультиматум, который предъявляется в конце беседы. Представляет собой симбиоз двух вышеперечисленных тактик. Сначала общение, потом резкий ультиматум. Результат – ослабленный оппонент соглашается на предложение.
  • Метод навязывания, когда из сторон преследует цель – сломать сценарий переговоров и навязать свое видение деловой беседы.
  • Быстрый ход переговоров. Оппонент настроен на определенную продолжительность переговорного процесса, к примеру, на 40 минут. А другая сторона сразу же заявляет, что переговоры продлятся всего 15 минут. И она остается в выигрыше, так как подготовка переговоров была проведена ею с расчетом на 15-минутный срок, а оппонент готовился к 40-минутному разговору.

Профессиональная этика деловых разговоров

Деловая профессиональная этика переговоров включает множество правил, которые обязательны для соблюдения деловыми людьми. В их перечень входят нормы этики деловой культуры.

Последняя представляет собой культуру бизнеса, выражающуюся в методе самоорганизации, который направлен на эффективность извлечения прибыли от осуществляемой экономической деятельности.

С деловой культурой неразрывно связан этикет деловых переговоров, нормы которого касаются:

  • Особенностей организации деловой встречи;
  • Поведения участников переговоров;
  • Выбора одежды и аксессуаров;
  • Ритуалов употребления алкогольных напитков;
  • Речи, жестов и многого другого.

Тренинги «Деловые переговоры»

Как научиться правильно и грамотно вести переговорный процесс? В этом могут помочь проводимые нашей компанией эффективные тренинги на тему ведения деловых переговоров, которые позволяют изучить эту область деловой активности и применить полученные знания на практике. Перечень тренингов достаточен, чтобы освоить технику проведения успешных переговорных процессов, узнать о нормах деловой культуры и этикета.

Результат обучения – получение навыка ведения профессиональных деловых переговоров, сложных и/или жестких по своим особенностям, освоение манипуляторного поведения и других инструментов, способных обеспечить 100-процентый результат, который вы желаете достигнуть.

Заключение

Ведение деловых переговоров – непростая сфера активности бизнесменов любого уровня. Организация, проведение переговорного процесса имеют множество особенностей, требует соблюдения определенных правил. Необходимо уметь грамотно вести деловую беседу и добиваться поставленной цели.

Это, несомненно, достаточно специфичная область работы деловых людей, которая имеет большой вес в их деятельности и влияет на развитие бизнеса. Поэтому необходимо иметь большой комплекс знаний, обладать навыками, которые позволяют деловому человеку успешно добиваться выгодного для него соглашения даже на весьма сложных деловых переговорах.

(1 голос-ов, 5,00 из 5)
Loading…

в соцсетях:

Источник: https://www.training-partner.ru/staty/delovye-peregovory-pravila-etika-formy-osobennosti-vedeniya-i-organizacii.html

Этикет проведения деловых переговоров и встреч

Деловая беседа и деловые переговоры. Правила ведения деловых переговоров

Чтобы установить позитивные взаимоотношения с партнерами, важно придерживаться не только правовых основ. Один из секретов успеха – ведение переговоров с соблюдением установленных обычаев и правил. Все эти нормы делового этикета вырабатывались на протяжении многих лет. И пренебрегать ими в среде деловых людей и дипломатов не принято.

Каждый человек время от времени участвует в переговорах – ходит на собеседования при поиске работы, заключает договоры, продает товары или договаривается об оказании услуги. Задача переговоров – обменяться мнениями и добиться запланированного результата.

Независимо от того, на каком уровне ведутся переговоры, будь то обсуждение рабочих вопросов начальника с подчиненным, встреча партнеров по бизнесу или даже глав государств, в деловом этикете предусмотрено три основных этапа ведения переговоров:

  • подготовка;
  • переговорный процесс;
  • достижение согласия.

Подготовка переговоров

Успех переговорного процесса в значительной мере определяется его подготовкой.

К ней относятся как организационные, так и содержательные составляющие. Поскольку спорные ситуации нередко возникают и в бытовой, и в деловой, и в межгосударственной сфере, вопросы соблюдения этикета всегда остаются актуальными. Нарушение установленных норм влечет негативные последствия.

Для того чтобы не допустить ошибок, стоит учитывать, что этикет деловых встреч и переговоров требует от участников переговоров вежливости и тактичности, соблюдения дресс-кода, а также положительного настроя и доброжелательности. Инициативу должна проявлять принимающая сторона. Начало беседы, заполнение неловких пауз, общее руководство беседой – ее прерогатива. К гостям необходимо относится как к партнерам, а не врагам.

Определение места и времени

Деловой этикет требует, что дата и точное время переговоров было оговорено ее участниками заранее. Согласовав их с партнером, нельзя опаздывать. Это создает негативный имидж и демонстрирует неуважительное отношение. Если избежать опоздания по каким-либо причинам избежать не удалось, необходимо принести извинения.

Назначать рабочие переговоры рано утром или в позднее время, а также во время обеденного перерыва не стоит. Лучшим выбором считается первая половина дня.

Кроме того, серьезные деловые встречи обычно не назначают в последние недели года, когда многие заняты подведением итогов работы и финансовыми вопросами.

Место встречи, например, в неофициальной обстановке или в переговорной офиса, выбирается таким образом, чтобы оно отражало общую концепцию.

Сбор и анализ данных, необходимых для переговоров

Подготовка к переговорам требует всестороннего изучения их темы.

Опыт свидетельствует о том, что помимо места и времени встречи необходимо продумать состав и количество участников с обеих сторон, вопросы и альтернативы, документы и раздаточные материалы (каталоги, образцы товаров, рекламные материалы и т.п.), встречу и проводы, угощение и презенты для участников.

По этикету количество участников встречи с каждой из сторон, а также их статус должны быть соразмерными. Каждая делегация должна иметь главу – человека, который принимает окончательные решения.

В преддверии встречи стоит продумать, какие информационные материалы могут оказаться полезными, так чтобы важная информация в печатном виде всегда была под рукой у каждого участника. Проекты договоров также необходимо готовить заблаговременно.

Составление плана переговоров, определение цели

Этикет деловых переговоров предусматривает не только решение организационных моментов, но и проработку содержательной стороны.

Прежде всего, необходим тщательный отбор сведений, определение основных проблем и путей достижения соглашений. Готовясь к переговорам, целесообразно составить список интересов обеих сторон, распределяя их от самых важных до менее существенных.

Стоит выбрать наиболее подходящий вариант ведения переговорного процесса, а также план действий на случай неудачи. Это повышает шансы продолжить обсуждение проблемы в будущем.

Наконец, в ходе подготовки надо определить проблемы, постараться разобраться в них. Например, готовить новую сделку можно долго, однако решение о ее заключении необходимо принимать быстро и немедленно реализовывать. План деловой встречи должен максимально охватывать актуальные вопросы, не ограничиваясь установлением времени и места переговоров.

Ведение переговоров

Ведение деловых переговоров укладывается в следующую схему:

  1. начало встречи;
  2. обмен сведениями;
  3. аргументация и контраргументация;
  4. поиск и принятия решения;
  5. завершающая часть.

Успешность этого процесса определяется умением собеседников задавать вопросы и слышать ответы, а также соблюдением норм делового этикета. Все участники встречи должны быть точны, честны, корректны и тактичны.

Представление и рассадка гостей

Все члены принимающей стороны к назначенному времени обязательно собираются в подготовленном для переговорного процесса помещении. За встречу гостей обычно отвечают сотрудники, не принимающие участия в мероприятии.

Первым приветствует собравшихся и представляется глава принимающей делегации, затем – руководитель делегации гостей. Затем хозяин предлагает всем занять места. Он же первым делает это.

Остальные участники рассаживаются, ориентируясь на расставленные таблички. Чаще всего оба руководителя располагаются напротив друг друга, в центре.

Представители каждой делегации размещаются вдоль своей стороны длинного стола.

После того, как все переговорщики заняли места, лидер принимающей стороны может начать представление своей команды. После этого, согласно деловому этикету, очередь переходит к главе гостей.

Если на встрече присутствует менее десяти участников, происходит обмен визитками. Каждый вручает свою карточку тому, кто размещается напротив.

Определение списка вопросов и формирование повестки дня

Начало и ведение беседы – обязанность руководителя принимающей стороны. Его же задача – недопущение затянувшихся пауз, которые могут быть неверно истолкованы как сигнал к завершению беседы.

По этикету, приступать к обсуждению проблемы с места в карьер не следует. Сначала принято обмениваться фразами на отвлеченную тематику.

Например, можно отметить уже имеющийся опыт плодотворного сотрудничества или хотя бы поговорить о погоде. А таких тем, как религия, национальные вопросы, спортивные предпочтения, лучше не касаться. Они могут стать причиной разногласий.

Затем глава хозяев переходит к основной теме переговоров, может давать слово другим участникам, экспертам.

Деловой этикет предусматривает протоколирование встречи. Для этого применяются рукописная запись или запись на диктофон. Но для ее ведения необходимо проинформировать обе стороны и получить их одобрение.

Обсуждение спорных вопросов

Переговорные процессы не всегда заканчиваются успешно, интересы участников часто не совпадают. Стороны могут не прийти к согласию относительно основной темы обсуждения или же частных предложений и тезисов. В этом случае договариваются о следующем раунде переговоров, чтобы взять паузу и продолжить поиск вариантов решения по каждой задаче.

При возникновении спорных вопросов этикет требует сохранять грамотную речь и спокойствие.

Завершение переговоров

В конце встречи необходимо немного разрядить атмосферу. После завершения официальной части мероприятия руководитель принимающей стороны может предложить снять пиджаки. Но инициатива окончания переговоров должна оставаться за лидером гостей.

Достижение соглашений на встрече

Обсуждая то или иное решение проблемы, участники переговорного процесса стремятся к достижению конкретных результатов.  Любые договора и соглашения могут приниматься только в рамках так называемого переговорного пространства. Это те допустимые решения, на которые могут согласиться оппоненты.

Достижение соглашений может осуществляться на основе принятия решений следующих типов:

  • компромиссного – предполагающего взаимные уступки;
  • асимметричного – при котором уступки одной стороны существенно превосходят уступки оппонентов;
  • принципиально нового – максимально устраивающего обе стороны.

Подводим резюме встречи

Деловые встречи, как правило, завершаются принятием того или иного решения. Этикет переговоров требует, чтобы оно было закреплено документально. Уполномоченные представители обеих сторон подписывают итоговые документы и получают свои экземпляры.

По итогам встречи обязательно составляется письменный отчет. Его можно отправлять партнерам для утверждения.

Все достигнутые соглашения должны соблюдаться, независимо от того, были ли они устными или письменными. Важнейшее правило делового этикета – держать данное слово.

Анализ итогов переговоров

Переговоры считаются завершенными только тогда, когда их результат полноценно проанализирован, предприняты все меры для выполнения соглашений, а также сделаны выводы, которые помогут подготовиться к следующим мероприятиям.

Анализ проводится для того, чтобы сравнить цель переговоров и их конечный результат, определить те действия, которые вытекают из результатов.

Иностранные партнеры – нюансы ведения переговоров

Чтобы достичь взаимопонимания с зарубежными партнерами, важно четко соблюдать общепринятые нормы делового этикета, а также знать национальные черты и психологию поведения. Для этого, готовясь к мероприятию, необходимо ознакомиться с культурой страны, откуда приезжают гости.

Например, переговоры с иностранными партнерами из США требуют максимально прямого диалога, намеки они воспринимают как нечестность или неуверенность. В японском этикете молчание часто ценится выше, чем сказанное слово. Поэтому японцы оставляют предложения недосказанными до тех пор, пока точно не убедятся, как их воспримет собеседник.

Источник: https://etiketo.ru/delovoi-etiket/etiket-delovyh-peregovorov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.