+7(499)495-49-41

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Содержание

Как сократить расходы на печать и бумагу в офисе?

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Ежегодно во всём мире на работе в офисах люди используют тонны бумаги. После использования часть из этого объёма идёт на переработку, но большая — на свалку, из-за чего для получения нового сырья приходится продолжать вырубку деревьев.

Но всего этого можно избежать, если узнать о простых способах по уменьшению использования бумаги в офисе, сообщает http://ukranews.com

В последние годы было предпринято несколько постоянных усилий для защиты наших природных ресурсов. Однако, помимо природных ресурсов, существует немало вещей, которые сделаны из этих ресурсов.

Одним из таких является бумага, изготовленная из дерева. Мы все знаем о важной роли бумаги и печати в офисе.

Многие офисы активно занимаются переработкой, что является экологически чистым и более дешёвым вариантом. Несмотря на то, что рециркуляция является хорошей практикой, если типичный офис ежедневно сокращает потребление бумаги, то это может оказаться гораздо более рентабельной стратегией.

Conserve Energy Future предлагает остановиться на некоторых простых способах, которые позволят каждому сократить расходы на печать и бумагу в офисе.

Повторное использование ненужной бумаги

Ежедневно в офисах скапливается большое количество нежелательной бумаги, которая, в конечном счёте, отправляется в мусорный бак. Однако вместо того, чтобы выбрасывать бесполезную бумагу, её можно использовать многими способами.

Например, для упаковки грузов, для печати черновых документов и многое другое, для чего нет необходимости использовать новую бумагу.

Двусторонняя печать

Было замечено, что большинство людей используют только одну сторону бумаги, особенно для печати. Однако это не очень хорошая практика, поскольку, используя бумагу с обеих сторон, вы сможете сократить потребление бумаги почти наполовину. Просто переверните бумагу на другую сторону и вставьте её в принтер.

Постоянство в переработке

Все сотрудники, работающие в офисе, должны быть ознакомлены с преимуществами утилизации. Лучше всего это сделать, поставив контейнер для сбора бумаги или коробку, где все сотрудники могут хранить нежелательную бумагу.

Это поможет хранить бумагу в одном фиксированном месте, чтобы её можно было легко отправить в центры переработки.

Вся макулатура должна быть отправлена ​​в центры переработки не реже одного раза в месяц, чтобы она не накапливалась в больших количествах.

Печать в режиме черновика

Печать в режиме черновика будет сохранять чернила, поскольку насыщенность и качество чернил снижаются. Цвет чернил будет светлее, однако человек сможет с комфортом прочитать всё, что напечатано на бумаге. Эта особенность режима черновика обычно есть в старых принтерах, и является весьма полезной.

Избегайте частого использования цветной печати

Цветные принтеры более популярны по сравнению со старыми чёрно-белыми. Однако следует избегать цветной печати, поскольку она использует больше чернил по сравнению с чёрно-белой. Все эти документы или страницы, которые не нужно представлять кому-то и будут использоваться для личных целей, можно напечатать чёрно-белыми.
Инвестировать в переработанную бумагу

Лучший способ сэкономить много денег при покупке бумаги — это покупать ту бумагу, которая переработана. Если вы уже активно участвуете в процессе переработки, тогда не будет никакого вреда в использовании переработанной бумаги.

Возможность управлять доступом к печати

В офисах, где много сотрудников, иногда становится трудно отслеживать людей, которые используют печать для официальной работы. Однако, проверив это, вы сможете сэкономить много бумаги, так как большую часть времени, печать используется для непроизводительных целей. Это позволит сэкономить огромные объёмы бумаги и чернил.
 

Покупка вторичных чернил и тонера

Выброшенные картриджи, как и обычный мусор, приводят к накоплению отходов на полигонах. Это не приносит пользы окружающей среде и даже оказывает негативное влияние на неё.

Поэтому рекомендуется перерабатывать эти картриджи.

Наряду с экономическим преимуществом это также защищает окружающую среду от вредных химических веществ, которые выделяются из картриджей, когда они находятся на полигонах.

Онлайн документы

Нет смысла печатать документы, которые в основном используются в информационных целях. Лучший способ сделать это — попросить сотрудников прочитать эти документы в интернете и не печатать их. Создайте копии в формате PDF для того же самого, что приведёт к экономии большого количества бумаги, которая была бы использована при печати документов.

Сотрудники также должны попытаться сохранить свои документы на компьютере, чтобы их можно было просматривать в любое время, и без необходимости печатать.

Осведомлённость среди сотрудников

До тех пор, пока люди, работающие в офисе, не возьмут на себя инициативу по сокращению печатных и бумажных отходов на своём рабочем месте, никакие усилия не смогут повлиять. Нужно рассказать о преимуществах, связанных со сбережением бумаги и других важных моментах.

И напоследок

Вышеупомянутые способы — одни из самых простых методов рационального использования бумаги и печатных средств в офисе. Большинство рабочих офисов уже предприняли серьёзные действия в отношении этого. Этот шаг уже зарекомендовал себя как полезный для организаций, которые побудили другие фирмы действовать в этом направлении.

Поэтому, если вы находитесь среди тех людей, которые используют много бумаги для печати или других целей, этот пост позволит вам действовать!

Источник: https://www.epochtimes.com.ua/ru/poleznye-sovety/kak-sokratit-rashody-na-pechat-i-bumagu-v-ofise-126533

Три способа сэкономить на печати миллионы

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

15.02.2016 Стефани Оверби

Несмотря на практически повсеместный перевод информации в электронную форму, бизнес, как и раньше, сохраняет приверженность печати на бумаге, начиная от рекламных материалов и заканчивая финансовыми документами и отчетами. Многие компании в своей работе с клиентами по-прежнему делают ставку на деловую информацию в виде распечатанных копий доверенностей, финансовых ведомостей и т. п.

Организации, входящие в список Fortune 1000, ежегодно тратят на печать 100 млн долл. Из-за отсутствия централизованного контроля и ответственности за управление печатью большая часть этих денег расходуется нерационально. А на некоторых предприятиях общую стоимость печати вообще трудно подсчитать.

«Печать распределяется между различными бизнес-подразделениями – отделами маркетинга, закупок, снабжения и ИТ-службой, – отметила Лайза Мит, консультант аутсорсинговой компании Alsbridge. – В большинстве случаев непонятно, каковы перспективы по сокращению затрат. Нет никакого представления о том, с чего начинать и как добиться выгодного бизнесу результата».

Предприятия, относящиеся к сфере финансовых услуг и страхованию, к примеру, традиционно имеют дело с большим числом бумажных документов.

Многие продолжают инвестировать средства во внутренние ресурсы печати, которые зачастую оказываются неэффективными и устаревшими.

Сэкономить деньги позволила бы передача соответствующих операций на аутсорсинг, но процесс этот сложный и предприятия неохотно идут на такой шаг.

Помочь в решении проблемы способен грамотный подход к выбору ответственных за корпоративную печать. И ИТ-директор идеально подходит для того, чтобы возглавить усилия по сокращению расходов в этой области.

У него появляется шанс не только сократить расходы, но и инициировать на предприятии стратегические преобразования, в том числе заложить фундамент для перехода к электронному взаимодействию.

Перед ИТ-директором открывается уникальная возможность унифицировать работу различных бизнес-подразделений и добиться сокращения расходов, связанных с печатью.

По мере улучшения операций печати создаются условия для увеличения доли информации, представленной в электронном виде, становится легче определить, что следует печатать, а что нет. Руководители ИТ-служб могли бы возглавить трехэтапный процесс оценки и рационализации деятельности корпоративных служб печати.

1. Оценка существующих операций печати

Прежде всего организации должны проанализировать всю среду печати и детально разобраться с тем, где, что, почему и как печатается. Исходя из этого организация формулирует свои долгосрочные цели и вырабатывает стратегию, которая может предусматривать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию поставщиков и другие способы реализации этой стратегии.

2. Переход на аутсорсинг там, где целесообразно

На этом этапе ИТ- руководителям предстоит интегрировать поставщиков услуг печати в свои процессы доставки ИТ-услуг и обеспечить соблюдение дисциплины управления проектами. Многие компании, особенно в отраслях, где требуется интенсивная печать, продолжают инвестировать в технологии, считающиеся уже устаревшими.

Сложность с переключением существующих операций на поставщика услуг может оказаться серьезным барьером. Чтобы преодолеть его, потребуется процессная дисциплина, а именно определение ключевых промежуточных этапов и контроль за выполнением проекта.

Интеграция поставщиков услуг печати в процессы доставки ИТ-услуг должна ликвидировать оставшиеся изолированные островки печатных операций.

3. Оптимизация внутренних процессов

Здесь ИТ-директору следует свое основное внимание направить на повышение согласованности, скорости и устойчивости выпуска печатной продукции, а также на непрерывное улучшение и ускорение документооборота с сокращением циклов печати. Оптимизация предусматривает рационализацию процессов и внедрение соответствующих решений автоматизации. Потребуется также консолидировать и рационализировать центры печати.

На этом этапе меняются процессы, которые складывались годами и привели в конечном итоге к возникновению узких мест. Оптимизация процессов сокращает число операций при выполнении задания на 40% и повышает производительность на 20-30%. Уменьшается себестоимость задания, улучшаются процедуры, совершенствуется документооборот и повышается эффективность.

Все эти шаги позволяют сэкономить от 30 до 50% средств и исключить серьезные капитальные затраты, не имеющие отношения к основному бизнесу. Некоторые ИТ-руководители формируют зоны успешности для консолидации операций и устранения ненужной печати. Это позволяет предприятиям лучше использовать передовой отраслевой опыт и проводить цифровые преобразования.

ИТ-служба тоже получает существенные преимущества: выгода заключается в ориентации на внутренние инновации, а не на управление печатью и связанными с ней процессами, которые не имеют отношения к основному бизнесу.

На предприятиях среднего масштаба примерно половина обращений в службу технической поддержки касается печати. Таким образом, снижается нагрузка на персонал этой службы и он освобождается для решения других задач.

– Stephanie Overby. 3 ways CIOs can use outsourcing to save millions on printing. CIO. Dec 1, 2015

В условиях геополитического кризиса многие компании не просто вынуждены повышать эффективность бизнес-процессов – контроль, управление и сокращение расходов становятся первостепенной задачей выживания для любой компании.

Как правило, компании придерживаются одной из трех стратегий. Во-первых, проект оптимизации может быть выполнен собственной ИТ-службой. Во-вторых, это может быть выделенное ИТ-подразделение или отдельное юридическое лицо в группе компаний. И наконец, могут быть привлечены внешние организации.

Наш опыт показывает, что первым делом стоит начать с изучения и анализа основных бизнес-процессов организации и только потом приступать к детальному рассмотрению процессов, связанных с электронным или бумажным документооборотом.

Только при комплексном подходе достигается максимальная эффективность.

В случае печатного документооборота можно рассматривать как стоимость одной копии, так и стоимость печати в конкретном подразделении или стоимость печати определенной информации – все зависит от конкретных задач той или иной компании.

Аутсорсинг печати может быть главным элементом стратегии, при этом важно разделять функциональный аутсорсинг, когда работа отдается сторонним организациям, и стратегический аутсорсинг, когда ИТ-инфраструктура рассматривается в комплексе с общей стратегией организации.

Если говорить об эффективности проектов по оптимизации печати, то, например, передача оборудования на стороннее техническое обслуживание обеспечивает сокращение затрат не более чем на 5-10%. Если же проект комплексный, то возможно сокращение затрат на 20-40%. Секрет успеха таких проектов – это качественный аудит.

Консалтинговые компании, имеющие практический опыт и необходимую экспертизу, могут не только провести аудит и подготовить оптимизационный проект, но и реализовать его.

Плюсов у аутсорсинга печати достаточно много. Как правило, это услуга, которая четко описана с точки зрения непрерывности ее оказания в терминах SLA.

Соответственно, предполагаются определенные инструменты воздействия заказчика на исполнителя.

Если, например, говорить об электронном документообороте и инструментах печати, то чем критичнее для предприятия сами соответствующие бизнес-процессы, тем большими могут быть штрафные санкции.

Аутсорсинг также удобен тем, что высвобождаются собственные ресурсы. Вдобавок для заказчика в большинстве случаев становятся уже неважными наличие или актуализация того самого парка техники либо его покупка.

Но основное, безусловно, – это финансы: прогнозируемость, управляемость и сокращение затрат.

Уже на стадии аудита можно понять, насколько оптимальна текущая структура печати, и даже сам факт появления политики печати дает понимание того, насколько загружены собственные специалисты и как работает каждый рубль, вложенный в бизнес.

Нельзя забывать и о таких плюсах, как единая точка входа для решения всех вопросов, проактивное предложение со стороны исполнителя широкого набора инструментов для постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Пожалуй, единственный минус – возможное организационное неприятие ухода от «привычного мира», когда все под рукой или есть возможность воспользоваться печатью в личных целях.

Но надо отметить, что уже на этапе обучения пользователи в большинстве случаев осознают преимущества внедренных технологий – новые устройства обладают гораздо большим функционалом.

А возможность печатать или сканировать документы на любом устройстве в офисе – еще один большой плюс.

– Станислав Парфёнов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, Konica Minolta

Источник: https://www.osp.ru/cio/2016/01/13048411/

Экономия на распечатках: принтер или ЦПМ?

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Максим Мережко 14.03.2016

Так, себестоимость ч/б оттиска А4 разных принтеров находится в пределах 1,18 – 3,25 руб., а цветных распечаток 8,64 – 14,43 руб. В то же время себестоимость печати ч/б ЦПМ составляет менее 0,25 руб., а цветной машины — порядка

3 руб. за условный лист А4. Не говоря уже о множительных аппаратах типа «ризограф» с себестоимостью оттисков вообще 0,1 руб. при тиражах от 200 экз. (эти аппараты имеют свои ограничения, но эффективны для размножения нетребовательной по качеству печатной продукции тиражами от 100 экз.). Данные принтеров получены из «Яндекс.

Маркета» путем деления средней стоимости оригинальных картриджей с тонером на их заявленный ресурс. А цифры для ЦПМ взяты из текущей статистики работы типографии НИУ ВШЭ, вооруженной различными моделями печатного оборудования (Canon, Koniсa Minolta, Ricoh, Kyocera и др.).

Причем при расчете себестоимости этих ЦПМ учтена стоимость не только тонеров, но и сервисного обслуживания и затрат на быстроизнашиваемые запчасти. Кстати, профессиональное оборудование экономичнее еще и тем, что позволяет выигрывать и на бумаге.

Так, если для принтеров и МФУ допускается только специальная офисная бумага, поставляемая в пачках по 500 листов, то профессиональные ЦПМ могут стабильно, без замятий и двойных листов печатать и на в полтора раза более дешевой бумаге, поставляемой в упаковках большого формата или паллетах.

Производственный участок типографии ВШЭ, например, приобретает бумагу формата 90х64 см, из которых нарезает либо по четыре листа А3+, либо по девять листов А4 в зависимости от печатаемых тиражей.

Модели конкретных ЦПМ в таблице не приводятся во избежание лишней рекламы и потому, что себестоимость печати цифрового оборудования у всех основных брендов отличается не сильно.

Справедливости ради следует сказать, что себестоимость печати принтеров можно немного снизить использованием «серых» тонеров и не санкционированной производителем оборудования заправкой их картриджей, но подобная практика может не только снизить стабильность и качество печати, но и ресурс самих принтеров.

И в любом случае такая экономия не сильно меняет вышеназванную диспропорцию, но может вызвать неприятные последствия или просто неудобства, например, для крупных компаний и госучреждений.

Дополнительным аргументом в пользу ЦПМ является большая их функциональность. Оснащенные специализированным, производительным контроллером печати со встроенным RIP, они значительно быстрее готовят большие файлы к печати, могут самостоятельно выполнять спуск полос брошюр и книг.

Современные ЦПМ могут включать финишные модули для сортировки, пробивки, фальцовки, сшивки, брошюровки, отделки и других функций. Главным же аргументом в пользу принтеров и МФУ обычно называется их более низкая цена и доступность. Но если стоимость оборудования разложить на время его жизни и рекомендуемую местную загрузку (см. табл.

1), то окажется, что «амортизация на каждый отпечатанный лист» у принтеров и ЦПМ примерно одинакова. То есть большая на два порядка цена ЦПМ полностью компенсируется большим в такой же степени объемом работы (ресурсом) машины. Остается, правда, вопрос, где взять стартовые инвестиции, но, думаю, что он решаем (при учете окупаемости проекта).

Тем более что сегодня компании-производители и поставщики их продукции предлагают разные финансовые схемы типа лизинга для облегчения приобретения дорогостоящего оборудования.

Чтобы оценить масштабы экономии, представьте себе объем бумажной документации, циркулирующей во всех крупных государственных и частных компаниях. Если условно считать «потери» на принтерных распечатках при использовании офисных печатных устройств в размере 1 руб. на каждом ч/б и 7 руб.

на цветном оттиске А4, то цифры экономии на централизованной (в рамках крыла, этажа или нескольких комнат в зданиях) печати на производительном оборудовании в России будут огромны.

По информации из Союза бумажных оптовиков (СБО), объем торговли стандартной бумагой А3 и А4 в России составляет примерно 700 тыс. тонн, что в пересчете на А4 составит около 140 млрд условных листов А4.

Если хотя бы 5% (пять процентов!) этого количества бумаги переправить с принтеров на ЦПМ, то экономический эффект в масштабах страны будет более 10 млрд руб. (с учетом двусторонней печати документов).

Возможные способы организации централизованной печати

Сложность перехода от печати на индивидуальных и сетевых (рассчитанных на небольшое количество пользователей, обычно находящихся в одной комнате) принтерах или МФУ к использованию серьезных ЦПМ заключается в следующих моментах:

  • необходимость обеспечения достаточной загрузки ЦПМ;
  • меньшая комфортность для пользователей;
  • u0007потеря оперативности при небольших объемах печати, трата времени сотрудников на ходьбу за распечатками;
  • u0007необходимость организации раздельного доступа к функциям ЦПМ и секретности продукции;
  • сохранность оборудования и бумаги в его лотках.

Видится два способа организации централизованной системы печати внутри крупных организаций:

  1. На базе специального печатного подразделения со своим штатом сотрудников (печатного центра, копировально-множительного участка, типографии и т.п.).
  2. u0007С помощью использования отдельно стоящих профессиональных печатных машин, работающих по системе самообслуживания.

Первый способ можно проиллюстрировать на базе хорошо знакомой мне типографии НИУ ВШЭ.

Типография имеет 11 участков в различных зданиях университета по Москве, один из которых наиболее крупный и оснащенный (производственный), способен изготавливать серьезную печатную продукцию (в цвете, на мелованной бумаге, с брошюровкой, отделкой и т.п.), а остальные — только копируют ч/б листовую продукцию и сшивают ее на скрепку и пластиковую гребенку.

Макеты в типографию обычно направляются по электронной почте или приносятся, готовая продукция также забирается заказчиками самостоятельно в ближайших к ним копировально-множительных участках (КМУ) или доставляется из производственного участка с помощью автотранспортной службы вуза.

Типография принимает заказы от уполномоченных представителей подразделений заказчиков либо от любых других сотрудников ВШЭ, имеющих заявки, подписанные руководителями их подразделений. Рассматривается вопрос расширения доступа к типографий для всех сотрудников (по предъявлению ими пропуска или служебного удостоверения).

Роль входных буферов в данном случае выполняют сотрудники типографии, обеспечивающие фильтрацию заказов и режим секретности готовой продукции.

Они же просчитывают и регистрируют все заказы, оставляя вопрос оплаты за них введении Финансового Управления НИУ ВШЭ, которое в конце каждого квартала может собирать плату за печать с хозрасчетных подразделений вуза и отдельных сотрудников.

Если перейти к конкретным цифрам, то сейчас типография ВШЭ с штатом из 25 сотрудников печатает порядка 10 млн условных листов А4 в год (из которых треть — в цвете), и, при наличии полной загрузки круглый год, способна удвоить эти цифры.

Таким образом, типография в среднем производит печатную продукции (включая ту, что недоступна принтерам) на 17 млн руб. (по рыночным ценам) в год плюс обеспечивает университету экономию на распечатках ч/б документов по приведенной выше методике порядка 7 млн руб.

Общий же потенциал «экономии на распечатках» для университета можно увеличить еще на порядок при наращивании типографских мощностей и применении «административного ресурса» к подразделениям-заказчикам.

Несложный расчет показывает, что затраты на новое оборудование при его нормальной загрузке возвращаются всего за пару лет, а далее вуз будет получать прибыль или экономить на печати десятки миллионов рублей ежегодно.

Конечно, для этого потребуется организовать внутреннюю работу учреждения таким образом, чтобы сотрудники вместо использования персональных принтеров как можно больше пользовались услугами типографии.

Направляли бы туда в обязательном порядке печать объемных документов (например, содержащих более 200 страниц) или больших тиражей (копирования листов от 100 экземпляров).

Со стороны типографии потребуется повысить оперативность выполнения работ и удобство взаимодействия с заказчиками (максимально использовать удаленный доступ через локальные сети или интернет), обеспечить эффективную систему регистрации, учета и доставки.

Второе решение предусматривает расположение профессиональных машин в общем доступе для большой группы пользователей и организацию отправки печатных заданий туда со всех рабочих мест организации, а возможно, также с домашних компьютеров и мобильных устройств сотрудников.

Связь с ЦПМ может быть организована либо по локальной сети (проводной или по WiFi), либо через интернет. Не вдаваясь в технические подробности, скажем, что в последнем случае ЦПМ должна иметь уникальный веб-адрес, на который будут отправляться задания на печать, словно письма на электронную почту.

Сегодня прием заказов организуется с помощью систем web-to-print (прием заказов на печать через Интернет), работа с такой системой возможна и изнутри компании, и снаружи.

И одним из дополнительных удобств, предоставляемых такими системами, является возможность заказа готовой продукции в нужном виде, например, можно отправить обычный документ Word и выбрать шаблон в виде брошюры нужного формата с нужным переплетом. Система может проверить файл на корректность, сама сформировать заказ для типографии и отследить его выполнение и доставку.

Безопасность

Готовую печатную продукцию сотрудники должны будут забирать самостоятельно с выводных лотков машин. Безопасность печатного оборудования и распечаток можно обеспечить расположением его в районе ресепшен, в зоне прямой видимости сотрудников охраны или с помощью записывающих камер наблюдения.

Все модели современных ЦПМ, как правило, сертифицированы в соответствии со стандартом безопасности ISO-15408EAL3 и могут оснащаться различными системами аудентификации пользователей, что позволит разграничить уровень доступа к всевозможным функциям цифровых машин для разных сотрудников учреждения и оградить секретную печатную продукцию от посторонних глаз. Это позволяет защитить информацию, то есть другой пользователь не сможет взять чужую распечатку.
Это может быть реализовано при помощи ввода пароля на дисплеях ЦПМ или использования индивидуальных карт доступа (магнитных, бесконтактных и др.) и соответствующих картридеров ЦПМ. При необходимости их даже можно оснастить системами биометрического контроля, например, сканерами отпечатков пальцев. Для удобства пользователей в качестве ID-карт доступа к ЦПМ можно разрешить использовать имеющиеся у сотрудников организации электронные пропуска, служебные удостоверения, кредитные карты, смартфоны и другие индивидуальные вещи.

С точки зрения безопасности документооборота такая система идентификации позволяет зарегистрированным пользователям получить ранее отправленные на печать документы на любом печатном устройстве, входящем в систему печати организации.

При необходимости печать может осуществляться только в присутствии заказчика, и посторонние люди не смогут несанкционированно просмотреть или удалить его документы.

В то же время несекретные документы можно печатать заранее и забирать готовые распечатки (после получения уведомления о готовности) в выделенных лотках ЦПМ, когда это будет удобно заказчику.

Подробное описание возможных технических решений удаленной централизованной печати — отдельная тема. Здесь лишь упомянем, что подобные решения давно существуют и распространены на Западе.

В некоторых вузах, например, используются так называемые «стены самопечати», на которых студенты могут распечатать свои файлы с флеш-карт, смартфонов или облачных хранилищ, оплатив услугу с помощью кредитной карты.

Заключение

На, казалось бы, таком маловажном процессе, как распечатка бумажной документации, российские компании, предприятия и вузы могут значительно экономить свои ресурсы. Кроме этого, используя ЦПМ, есть возможность выпускать корпоративные журналы, не «золотыми» по цене.

А учитывая, что сходный по масштабам вопрос обязательности двусторонней печати документации с целью экономии бумаги как-то рассматривался в Правительстве России, думаю, что и получаемая за счет централизованной печати экономия должна быть заметна на любом уровне.

Особенно в кризис, когда все твердят о снижении доходов, импортозамещении и необходимости срочного подьема национальной промышленности и экономики. Думаю, что каждая такая идея должна оцениваться специалистами и внедряться в жизнь при наличии положительного эффекта.

Конечно, предложенная реформа потребует начальных затрат, как и любой инновационный проект, но в итоге она окупится и принесет большие дивиденды, как в финансовом выражении, так и в плане повышения качества и большего спектра получаемой печатной продукции.

За счет централизованной печати организации, с одной стороны, смогут предложить своим сотрудникам новые возможности (по ценам ниже рынка), а с другой, фиксировать все операции по копированию, печати и сканированию, что может быть необходимым для поиска утечки бумаги или конфиденциальных документов.

Таблицы стоимости печати при использовании оригинальных расходных материалов

Источник: http://www.printdaily.ru/tsifrovaya-pechat/ekonomiya-na-raspechatkax-printer-ili-czpm-2

Аутсорсинг печати (покопийное обслуживание)

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Аутсорсинг печати – комплексное решение компании АБАК, которое позволит вам существенно сократить затраты на содержание печатной инфраструктуры и оптимизировать бизнес-процессы, связанные с производством и размножением документов, обеспечит бесперебойную работу всего парка печатной техники.

Внедрение комплексной системы управления печатью позволит обеспечить максимальную доступность сервисов печати, минимизировать ваше участие в администрировании системы, добиться прозрачности расходов на печать.

Консалтинг в сфере печати

Каждый наш проект начинается с …

Аутсорсинг печати — комплексное решение компании АБАК, которое позволит вам существенно сократить затраты на содержание печатной инфраструктуры и оптимизировать бизнес-процессы, связанные с производством и размножением документов, обеспечит бесперебойную работу всего парка печатной техники.

Внедрение комплексной системы управления печатью позволит обеспечить максимальную доступность сервисов печати, минимизировать ваше участие в администрировании системы, добиться прозрачности расходов на печать.

Внедрение системы управления печатью

На данном этапе мы осуществляем переход на новую печатную инфраструктуру — это организованный и полностью контролируемый процесс, который происходит в соответствии с согласованной программой оптимизации и практически не влияет на ежедневные бизнес-процессы Заказчика:

  • Выполняется поставка и установка недостающей техники (возможно предоставление услуги на существующем оборудовании Заказчика, предоставление техники в аренду);
  • Осуществляется внедрение политик печати и установка программного обеспечения, обеспечивающего их выполнение;
  • Производится внедрение программных решений для безопасной или отложенной облачной печати, печати с мобильных устройств;
  • Выполняется установка программного обеспечения для автоматизации документооборота;
  • Производится интеграция с существующей системой Service Desk (Help Desk) по инцидентам, связанным с печатным оборудованием;
  • Выполняется адаптация интерфейса печатных устройств под требования Заказчика;
  • Проводится обучение сотрудников Заказчика работе с новой техникой и программным обеспечением.

Политики (правила) печати и контроль затрат

Внедрение правил печати, а также разграничение прав доступа к печатным устройствам и их функциям позволят Вам организовать простой и надежный контроль и учет затрат, а соответственно обеспечат дополнительную экономию.

Управление

Компания АБАК оказывает полный спектр услуг по управлению печатной инфраструктурой — это позволяет принимать своевременные и обоснованные решения по её оптимизации:

  • Постепенный ввод арендуемого оборудования – по мере роста потребности или выхода из строя старого;
  • Полное техническое обслуживание оборудования, включая проведение диагностических, профилактических и ремонтных работ;
  • Мониторинг состояния оборудования и проактивное устранение неисправностей;
  • Поставка, поддержание необходимого запаса и установка расходных материалов: тонеров, картриджей и пр.;
  • Утилизация использованных расходных материалов;
  • Предоставление подменного оборудования, идентичного вышедшему из строя, в соответствии с утвержденным SLA;
  • Подключение новых пользователей к сетевым устройствам печати;
  • Консультации пользователей по вопросам эксплуатации техники.

Проактивный мониторинг

Компания АБАК осуществляет постоянный удаленный мониторинг системы печати — это дает возможность проактивно следить за техническим состоянием печатных устройств, контролировать работу программного обеспечения, отслеживать уровень запаса расходных материалов. Вы регулярно будете получать информацию:

  • об использовании печатных устройств;
  • объемах печати, копирования, сканирования с необходимым уровнем детализации (например, по сотрудникам, отделам, департаментам, филиалам);
  • по другим нужным Вам параметрам.

Безопасность (защита информации)

Внедрение программных решений, обеспечивающих отложенную печать с обязательной авторизацией пользователей, контроль и разграничение доступа, позволят вам защитить свою конфиденциальную информацию и корпоративные документы.

Гибкая система ценообразования

Возможность комбинировать различные услуги позволяет компании АБАК формировать уникальные предложения для каждого Заказчика. Цены на аутсорсинг печати напрямую зависят от состава пакета услуг.

В результате передачи инфраструктуры печати на аутсорсинг вы получаете: 

  • Инфраструктуру печати и комплекс сервисных услуг, которые полностью соответствуют Вашим потребностям;
  • Оборудование и программное обеспечение от ведущих производителей решений в области печати;
  • Управление и проактивный мониторинг, которые позволяют принимать обоснованные решения о дальнейшем усовершенствовании и оптимизации инфраструктуры;
  • Единую точку входа по всем вопросам обслуживания парка печатных устройств и программного обеспечения;
  • Защиту конфиденциальной информации с помощью создания прав доступа через аутентификацию пользователей.

Источник: http://www.abak.ru/services/servisnoe-obsluzhivanie-i-autsorsing/it-autsorsing/obsluzhivanie-ustroystv-pechati/autsorsing-pechati/

Аутсорсинг офисной печати

Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

 Вы более не отвлекаетесь на рутинные процессы поддержания системы офисной печати.

С момента, когда Вы решили воспользоваться услугой аутсорсинга оргтехники, вы вполной мере сможете сфокусировать свое внимание на ваших делах.

Покопийный контракт позволяет свести все расходы к одному единственному счету – согласно количеству отпечатанных страниц по итогам месяца. Оплата по отпечаткам – удобно.

 Как это происходит:

Вы извещаете нас о том, что вас заинтересовал аутсорсинг офисной печати, мы связываемся с вами, консультируем, выясняем потребности, желания. Проводим аудит существующей системы.

Исходя из полученных данных разрабатываем наиболее оптимальную схему организации процесса печати, согласовываем. Предоставляем покопийный договор на согласование и после его утверждения и подписания приступаем к его реализации.

Завозим необходимую оргтехнику, настраиваем печать, заботимся о состоянии печатающих устройств и наличием расходных материалов. 

ФАКТ № 1 На долю прямых затрат, таких как преобретение оборудования и расходных материалов, расходуется лишь 20% от общих затрат на владение оргтехникой, тогда как остальные 80% это скрытые, сложно контролируемые затраты которые приходятся на поддержку пользователей, содержание IT-инфраструктуры, служб закупок и администрирования.

ФАКТ № 2 На основании данных аналитической компании All Associates, в 2000 крупнейших компаний мира, занятых в разных отраслях, средний показатель затрат составил 6,1% от общего оборота компании.

Преимущества Аутсорсинга офисной печати – от А до Я.

 Предлагаемая схема покопийного контракта имеет неоспоримые преимущества, о которых очень кратко постараемся рассказать:
  1. Отсутствие значительных затрат на преобретение оргтехники.
    Само по себе прибретение и отладка печатающих систем требует значительных затрат.

    И помимо существенной стоимости оргтехники присутствует большая вероятность приобрести не совсем то что нужно. И понимание этого придет лишь в процессе эксплуатации. Сделать осмысленный выбор среди огромного количества предложений от маркетологов, представляющих того или иного производителя крайне сложно.

    Опыт работы с каждым из них поможет нам сделать правильный выбор. И избавит вас от возможных ошибок. В значительной мере это относится прежде всего к «тяжелым», дорогостоящим аппаратам, где цена ошибки особенно высока.  

  2. Нет необходимости держать в штате специалиста по оргтехнике.

    Аутсорсинг оргтехники избавит Вас от необходимости следить за работоспособностью оргтехники, количеством расходных материалов.

    Своевременно осуществлять заказ расходных материалов и следить за их наличием, качеством и для выполнения ряда других сопутствующих задач необходимо привлечение человека имеющего соответствующую подготовку. Который будет периодически уходить в отпуск, болеть, отпрашиватся.

    А то и вовсе привлекать для этих целей неподготовленный персонал в лице секретарей, офис-менеджеров. Качество выполнения данных задач будет заведомо оставлять желать лучшего. Либо вообще выполнять эти задачи Вам придется самостоятельно, отнимая у себя время, которое Вы могли бы потратить более рационально. Зачем?! Если можно снять с себя эту обузу.

  3. Нет необходимости закупать расходные материалы. Проводить анализ цен. Контролировать оплату, доставку, качество.
    В пополнении запаса расходных материалов завязана целая цепочка людей: кто осуществляет заказ, анализ цен, производит оплату, контроль, доставку, приходование, замену отработавших картриджей, их списывание и последующую утилизацию. Этот процесс можно существенно упростить используя покопийный договор.
  4. Отсутствует возможность «дополнительного заработка» для сотрудников ответственных отделов на уровне IT-персонала и офис-менеджмента.
    Расходы на офисную печать в компаниях с большим документооборотом весьма существенны. Задействованы большие бюджеты. И бытует небезосновательное мнение, что эта сфера в предприятих является достаточно коррумпированной. Игра на разнице в стоимости расходных материалов и их количестве зачастую является одной из основных источников «дополнительного заработка». Списывание значительных сумм на запчасти, якобы необходимые в ремонт оргтехники также имеют место. Естественно, если вы используете покопийный контракт, вмешательство подобных событий на стоимость печати автоматически устраняется.
  5. Нет необходимости оплачивать множество счетов: за оргтехнику, её ремонт, запасные части, расходные материалы и прочие сопутствующие счета.
    Во множестве счетов сложно проследить адекватные ли цены и соответствуют ли они качеству товара, правильный ли поставщик, и не подведет он со сроками поставки. Проработка и анализ выбора потребует существенных временных затрат.
  6. Вам не нужно следить за состоянием печатающих устройств, заботится о их работоспособности. Отслеживать периодичность проведения регламентных работ. Вот этот вопрос является одним из самых ответственных и сложных, и для избежания преждевременного выхода из строя пускать его на самотек категорически нельзя. Качественное обслуживание залог исправного состояния печатающих устройств.
  7. Затраты на офисную печать в рамках покопийного договора легко контролируемы и прогнозируемы.
    Ввиду того, что оплата услуг происходит согласно фактическому количеству отпечатанных страниц по утвержденным в покопийном контракте ценам, оплата по отпечаткам. Также происходит автоматический сбор и предоставление любой статистической информации по выполненным отпечаткам с максимальным уровнем детализации.
  8. Вы экономите огромное количество времени.
    Данный пункт не требует дополнительных пояснений, ввиду своей очевидности. 

Оргтехника, которую мы установим в рамках аутсорсинга офисной печати:

    Мы не отстаиваем интересы какого-то конкретного производителя, т.к. ни один из них не является лидером по всем печатающим устройствам.

Если в каком-то сегменте появилась удачная модель, это вовсе не означает, что к другой технике этого производителя нет претензий у пользователей или сервисного персонала.

  Список предлагаемой оргтехники отобран прежде всего на основании опыта использования, надежности, ремонтопригодности, удобства, доступности запчастей и расходных материалов, стоимости владения и ряда других критериев. Немаловыжным критерием так же является заправляемость используемых картриджей.

 Данная информация представлена в ознакомительных целях. Окончательное решение по устанавливаемой оргтехнике, принимается на основания аудита особенностей вашего печатного процесса.

Черно-белые лазерные принтеры.

Модель аппарата HP LJ M401dn HP LJ M600  Kyocera FS-4300
 Внешний вид
 Скорость печати 33 стр./мин. 43 стр./мин. 60 стр./мин.

  Максимальная нагрузка 

 50000 стр./месяц 150000 стр./месяц 270000 стр./месяц

Черно-белые лазерные многофункциональные устройства.

Модель аппарата Kyocera M2035dn Kyocera M3550dn Kyocera TASKalfa 8001
 Внешний вид
 Скорость печати 35 стр./мин. 50 стр./мин. 80 стр./мин.

  Максимальная нагрузка 

 50000 стр./месяц 200000 стр./месяц 450000 стр./месяц

 Выбирая для своей компании нашу организацию, как подрядчика, вы избавляете себя от необходимости покупать принтеры, картриджи, заниматся их техническим обслуживанием, контролировать закупочные цены, расход картриджей, бумаги и многое другое, что связано с владением оргтехникой.

Довертесь профессионалам и Ваше пользование системой офисной печати станет комфортной и непринужденной.

Цена аутсорсинга офисной печати.

 Стоимость данного вида услуг, Вы можете рассчитать самостоятельно. Цена является окончательной и не содержит никаких скрытых, дополнительно оплачиваемых позиций. В цену включен весь комплекс (оргтехника, работы, расходные материалы), за исключением стоимости бумаги. Готовы обеспчивать поставку бумаги. В этом случае, к общей стоимости добавляется цена бумаги.

СРАВНИТЕ ВАШИ РАСХОДЫ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПЕЧАТНОГО ПРОЦЕССА.

Источник: http://xn----itbgcd0aeojdnh.xn--p1ai/aktcii/autsorsing-ofisnoi-pechati

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.