+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Содержание

Проверка аудита по кадрам

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Оформляем отчёт Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости. важно Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Служебные задания;

  • Табели учета рабочего времени;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о защите персональных данных;

5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.
Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  • отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита? Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Внимание

Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников. 11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства.

Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта. 12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства.

Не во всех карточках присутствуют следующие данные : — номер и дата трудового договора; — изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда); — подписи ознакомления работников с внесенными изменениями; 13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).
14.

Проводим внутренний кадровый аудит

По результатам проверки аудиторы выносят решение о соответствии кадров занимаемым ими должностям и требованиям законодательства, а также дальнейшие шаги по усовершенствованию кадрового набора, устранению недостатка персонала, улучшению управления им, а также повышению уважения к начальству среди подчиненных.

Информация для аудита Определенные условия выдвигаются и к данным, на основе которых проводится аудит кадров.

Необходимо, чтобы информация, полученная в ходе проверки, относилась именно к тому отрезку времени, в который он проводится.

Также нужно удостовериться, чтобы эти данные были получены в полном объеме, несмотря на то полностью они понадобятся или нет, и касались всех работников.

Важно

Получать необходимую информацию принято в трех видах. Первый из них – это получение сведений в виде графиков, диаграмм, таблиц, схем, как правило, в документарном или электронном варианте.

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Длительность проверки может отличаться в зависимости от величины кадрового штата. После сбора и изучения необходимых документов на соответствие законодательной базе эти результаты отображаются в финальном отчете.

Им посвящается отдельная глава. После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме.

Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4.

Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.
Отчет подтверждает проведение аудита и содержит его результаты.

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1. Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей Документ Ссылка на нормативный акт Правила внутреннего трудового распорядка ст.

Источник: http://prodhelp.ru/proverka-audita-po-kadram/

Кадровый аудит

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Кадровый аудит — это оценка кадрового потенциала компании, в первую очередь, относительно целей и задач, поставленных компанией, — предметом анализа становится все составляющие управленческого процесса, целью — диагностика причин возникновений проблем по вине сотрудников и руководства.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так.

Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли.

В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.

Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.

Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.

Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Источник: http://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Кадровой аудита

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Кадровый аудит по своей сущности процесс оценки соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития. Кадровый аудит может проводиться либо в рамках управленческого аудита, либо является самостоятельной задачей, которая направлена на оценку эффективности системы управления персоналом организации.

Кадровый аудит представляет собой комплексную, независимую и профессиональную оценку системы кадрового документооборота, для выявления несоответствий с нормами и правилами трудового законодательства, а также выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.

Следует заметить, что кадровый аудит является важным инструментом снижения рисков и повышения эффективности работы с персоналом.

Основная цель проведения кадрового аудита  состоит в повышении эффективности управления человеческими ресурсами, в оценке системы управления организации, профессиональных и психологических особенностей сотрудников, условий труда, которые влияют на эффективность деятельности предприятия, в ходе кадрового аудита также выявляются способности, мотивация и потенциал работников служб персонала.1

Подчеркнем, что кадровый аудит позволяет выявить ошибки в ведении кадрового делопроизводства, которые могут повлечь за собой не только финансовые потери, но и нанести ущерб репутации компании.

Задачи кадрового аудита состоят в следующем.

Во-первых, его задача состоит в нахождении проблем в области управления персоналом; во-вторых, в формировании эффективных методов управления персоналом; в-третьих, в приведении кадрового документооборота и делопроизводства в соответствие с действующим законодательством; в-четвертых, в сокращении затрат на управление персоналом; в-пятых, выявление явных, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом. Таковым основные задачи проведения кадрового аудита.

Необходимость проведения кадрового аудита возникает в следующих ситуациях:

– изменение стратегии, политики компании и необходимость выяснения готовности персонала (профессиональной и психологической) к работе в изменяющихся условиях, наличия, желания и возможностей реализовывать новые цели;

– необходимость решения вопроса о формировании кадрового резерва, в связи с ростом организации, появлением филиалов, представительств;

– отсутствие четкого и эффективного взаимодействия между сотрудниками, отделами, руководителями и подчиненными;

– неблагоприятный психологический климат (конфликтная обстановка);

– отсутствие  разработанной системы должностных прав и обязанностей сотрудников;

– процесс принятие и реализации решений неоправданно затянут, плохо налажена система контроля за исполнением решений;

– высокая текучесть кадров;

– очень большой штат (неэффективная организационная структура);

– неудовлетворенность сотрудников политикой компании, уровнем заработной платы, системой служебного роста, условиями труда, стилем управления;

– отсутствие системы мотивации;

– отсутствие службы персонала либо менеджер по персоналу «новичок». 1

Необходимо заметить, что одним из направлений кадрового аудита может быть персонализация ошибок, приносящих убытки. Именно, на основе данного анализа предполагается проведение оценки кадрового потенциала, его переподготовки и обучения.

Задача кадрового аудита профессиональной компетенции персонала заключается в оценке потенциала для продвижения некомпетентных сотрудников, а также в организации обратной связи с сотрудниками для определения качества их работы и предприятия в целом.

Кадровый аудит командной компетентности предприятия направлен, на оценку эффективности формирования рабочих групп (команд), на сохранение ядра кадрового потенциала предприятия и выработку командной культуры и ее стратегии. Цель данного аудита — создание управленческой команды, способной эффективно работать.

Кадровый аудит эффективности системы управления персоналом направлен на установление кадровой структуры, отвечающей сложившейся ситуации и способной реализовать план эффективного развития кадрового потенциала предприятия.

Общими этапами любого направления кадрового аудита является этап оценки персонала и рекомендаций по кадровому составу и этап реализации программ.

В рамках выделенных направлений кадрового аудита могут быть использованы следующие процедуры:

– анализ нормативных документов предприятия (положение, структура аппарата управления, штатное расписание, документы совещаний, анкетирование и интервьюирование сотрудников аппарата управления);

– анализ кадрового потенциала предприятия (укомплектованность подразделений кадрами, увольнения, поощрения, сокращения, наказания, дополнительные вознаграждения, конфликты).

По результатам проведения кадрового аудита выдается письменное заключение с оценкой общей ситуации кадрового делопроизводства в организации, оценкой соответствия нормам и правилам действующего законодательства, а также рекомендациями по исправлению выявленных недочетов. Регулярное проведение аудита (к примеру, 1 раз в год) позволяет решать актуальные проблемы управления компанией, и способствует построению успешной и конкурентоспособной организации.

2 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА И ИХ ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Как было указано в предыдущем параграфе реферат, кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

– при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

– при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

– при смене руководства организации;

– при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.1

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока.

Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами.

В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

Первый этап заключается в определении пакета необходимых документов. Каждый работодатель должен, используя законодательную базу нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др.), создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего, необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе.

Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123.

<

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, приведен в таблице 1.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Таблица 1 – Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы

Источник: http://bukvi.ru/uipravlenie/nanadgment/kadrovoj-audita.html

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Аудит кадрового учёта \ Правовой аудит трудовых отношений – это анализ документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Аудит кадрового учёта поможет  Вам получить объективную информацию о возможных рисках, связанных с документационным обеспечением трудовых отношений на предприятии, позволит принять решение о корректировке кадровой документации, а также взвешенное управленческое решение относительно взаимодействия предприятия с персоналом.

Цель проведения аудита кадрового учёта – выявить нарушения ведения кадрового делопроизводства, которые могут повлечь штрафные санкции со стороны Налоговой инспекции, Инспекции по труду и других инспектирующих органов, а также повысить вероятность возникновения трудовых споров.

Когда необходим аудит кадрового делопроизводства?

  • если Вы провели «конфликтное увольнение» сотрудника (ов) и Вам необходимо подготовиться к возможной проверке инспектирующими органами.
  • если в действующие стати трудового законодательства были внесены изменения и требуется корректировка  документации, регулирующей правовые отношения на Вашем предприятии.
  • если Вы практикуете регулярный аудит кадрового учёта, то и проверке подлежит только документация текущего (или прошедшего) года \ периода.
  • если у Вас сменился «кадровик» или целая команда специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, и Вам нужно зафиксировать положение кадрового документооборота «до и после».
  • если Вы получили от Инспекции по труду (или другой инспектирующей организации) предписание о плановой (или внеплановой) проверке и Вам требуется привести в соответствие с действующим законодательством кадровую документацию.
  • если на Вашем предприятии сменился руководитель (и \или команда топ –менеджмента) и Вам необходимо подготовить для руководства отчёт о настоящем состоянии дел документационного обеспечения трудовых отношений на предприятии.

Какие виды аудита кадрового делопроизводства есть?

Сплошной аудит кадрового делопроизводства – выявление всех ошибок, допущенных при ведении кадровой документации. Именно такой аудит поможет привести кадровый документооборот Вашего предприятия в полное соответствие действующему законодательству.

Выборочный аудит кадрового делопроизводства – анализируются только те кадровые документы, которые позволят получить обзор типичных ошибок и помогут представить текущую ситуацию состояния кадровой документации.

Экспертный аудит кадрового делопроизводства – анализу подвергают часть заявленного кадрового документооборота, для получения экспертной оценки по проверяемому участку.

Если Вы примите решение провести внутренний аудит кадрового учёта, т.е.

«своими силами», то Вам необходимо создать рабочую группу, в которую войдут сотрудники, обладающие экспертными знаниями в сфере кадрового делопроизводства, они будут не только проводить проверку, но отвечать за результаты проведённой проверки.  Не забудьте определить цели и задачи, сроки предстоящего аудита, а также издать приказ по предприятию о предстоящем аудите кадрового учёта.

Если же объем и сложность предполагаемого аудита велики и Вы не уверены, что справитесь «своими силами», Вы можете провести внешний аудит кадрового учёта силами сторонней экспертной организации. Внешний аудит кадрового учёта выполняют и эксперты  компании A-Range Solutions, имеющие многолетний успешный практический опыт работы.

Что в результате аудита кадрового учета?

  • понимание текущего состояния кадрового делопроизводства
  • анализ наличия кадровых документов, требуемых по трудовому законодательству РФ
  • анализ правового содержания локальных нормативных актов, необходимых по ТК РФ
  • список выявленных нарушений с указанием нарушенного норматива
  • описание возможных правовых рисков (возникновение трудовых споров, штрафных санкций со стороны инспектирующих органов) с ссылкой на нормативный правовой акт
  • рекомендации по устранению нарушений
  • приоритетность задач в последующей работе с кадровой документацией
  • план работ по устранению выявленных нарушений

Традиционно, эксперты – консультанты компании A-Range Solutions представляют Вам отчёт по итогам проверки, содержащий не только описательную часть, но и сводные систематизированные, аналитические данные в виде таблиц.  Кроме того, у Вас будет понимание о направлении корректировки кадровой политики предприятия и уровня компетентности сотрудников кадровой службы.

В идеальном варианте, после того как Вы проведёте исправление всех ошибок \ нарушений, мы рекомендуем Вам провести повторную проверку – сверку. Будет ли сверка проводиться «внутренними силами» или Вы привлечёте внешних провайдеров – решение остаётся за Вами.

Как проходит аудит кадрового делопроизводства?

Ниже представлен список ключевых блоков работ по проведению аудита:

  • установочная встреча с заказчиком правового аудита трудовых отношений
  • предварительная оценка условий проведения аудита кадрового учёта: утверждение цели и задач аудита, сроков, трудоемкость выполнения аудита, а также бюджет и состав команды экспертов — консультантов. При определении стоимости аудита сумма проекта сопоставляется с ожидаемым эффектом от внедрения мероприятий по совершенствованию системы кадрового учёта;
  • формирование и согласование программы и плана проведения аудита кадрового учёта;
  • получение от заказчика аудита разрешение на сбор и обработку информации, проведение собеседований с персоналом предприятия;
  • утверждение пакета документов кадрового делопроизводства, подлежащих аудиту;
  • проведение аудита, сбор, систематизация информации. Данный пункт работ осуществляется после определения основных источников получения информации от заказчика аудита. При необходимости, по предварительному согласованию с заказчиком аудита, экспертами – консультантами компании A-Range Solutions разрабатываются анкеты, опросные листы и отчётные формы;
  • анализ содержания документов на соответствие действующему законодательству. Для реализации данных работ важно, чтобы заказчик аудита предоставил проверенную, отражающую проблему исследования, достоверную информацию, обеспечив сопоставимость данных;
  • разработка рекомендаций по результатам проведенной проверки. Обобщаются все аналитические результаты проверки, формируется предварительный проект отчёта для обсуждения и согласования с заказчиком;
  • формирование итогового отчёта. Описывается весь ход работ по проведению правового аудита трудовых отношений,  полученные результаты, а также выводы и рекомендации;
  • согласование с заказчиком целей, задач, сроков и условий повторного аудита — сверки.

Какие кадровые документы подлежат проверке?

Список документов, напрямую упомянутых в нормативных актах, а, следовательно, и истребуемый проверяющими инстанциями, достаточно широк.

Вот лишь некоторые кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, которые должны быть на Вашем предприятии:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом РФ порядок приёма \ увольнения работников, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, время труда и отдыха, меры поощрения и наказания, применяемые к работникам предприятия и другие вопросы трудовых отношений;
  • Положение о защите персональных данных работников — локальный нормативный акт предприятия, регулирующий систему получения, обработки, защиты, передачи персональных данных работников. Персональные данные – это конфиденциальная информация, к которой нет свободного доступа и работодатель обязан получать подобную информацию непосредственно от самого работника;
  • Трудовые договоры – документы, устанавливающие взаимные права и обязанности работника и работодателя;
  • Инструкции по охране труда – документы, обеспечивающие систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе выполнения ими их трудовых обязанностей;
  • Штатное расписание — нормативный документ, отражающий штатную структуру и штатную численность предприятия, отражающий уровень заработной платы на соответствующие должности;
  • Приказы по основной деятельности (касающиеся работы кадровой службы) — регламентируют управленческие решения относительно основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.  Данные приказы издаются во исполнение распорядительных документов, законодательных, нормативных правовых актов;
  • Приказы по личному составу – регламентируют управленческие решения \ действия работодателя с точки зрения действующего законодательства;
  • Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, отражающий состояние о фактически отработанном времени работником. Именно на основании табеля учёта рабочего времени производится расчёт и начисление заработной платы работнику;
  • Трудовые книжки – персональный документ работника, в котором фиксируются записи о трудоустройстве, заполняется работодателем при оформлении трудовых отношений.
  • Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним – книга, созданная по специальной унифицированной форме, в которой производится регистрация создания, получения, отправления трудовых книжек на предприятии;
  • Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда – необходим для регистрации и учёта информации о лицах, прошедших инструктаж, сведения об ответственных лицах, проводивших инструктаж по охране труда;
  • Журнал учёта мероприятий по контролю – предназначен для фиксации и учёта проверок предприятия должностными лицами инспектирующих \ контролирующих органов.  Журнал оформляется по установленной типовой форме.

Аудит кадровых  документов может проводиться по таким основаниям как:

  • отсутствие \ наличие документа;
  • выявленные нарушения;
  • информация, которая в соответствии с действующим законодательством, должна содержаться в документе, но отсутствует.

Все кадровые работники прекрасно понимают значимость корректного ведения кадрового учета предприятия.

Когда есть порядок в кадровой документации, то можно не бояться проверок инспектирующими органами, более уверенно чувствовать себя в случае трудовых споров и — самое главное – уберечь руководство и предприятие в целом от штрафных санкций (которые могут быть весьма суровыми – вплоть до остановки деятельности предприятия).

Источник: http://a-range.ru/audit-kadrovogo-deloproizvodstva

Как провести кадровый аудит?

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Методы кадрового аудита

Поэтапное проведение кадрового аудита

Аудит кадровых документов: перечень

Аудит кадровой документации: особенности

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов).

При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе.

Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

  • начальник отдела кадров;
  • юрист;
  • главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
  • кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

  1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
  2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
  3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
  4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
  5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

  1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
    К основному пакету документации относят:
    • должностные инструкции;
    • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
    • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
    • данные об оплате труда;
    • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
    • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
    • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
  2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
  3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

  1. Решение организационных вопросов, включающих:
    • формирование задач и целей кадрового аудита;
    • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
    • установление сроков проверки.
  2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
  3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
  4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
  5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

  • трудовые контракты;
  • трудовые книжки и журнал учета их движения;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • персональные карточки и личные дела работников;
  • табели нормирования и учета рабочего времени;
  • приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
  • правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak_provesti_kadrovyj_audit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.