+7(499)495-49-41

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Содержание

Барышников Н.П. Внутренний аудит бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Уникальная книга посвящена практическим аспектам проведения аудита бизнес-процессов в организациях и холдингах. Издание станет незаменимым инструментом для служб внутреннего аудита

Загрузить книгу в формате DOCX

Продолжить

О книге

Внутренний аудит бизнес-процессов

Вашему вниманию предлагается Методика проведения внутреннего аудита бизнес-процессов организации при операционном подходе к аудиту. Подробно описывается порядок проведения предварительного обследования аудируемого бизнес-процесса и порядок выполнения аудиторских процедур по существу.

Также широко применяется тестирование адекватности и эффективности внутренних контрольных процедур аудируемого бизнес-процесса, имеющее специфичную методологию.

Такой подход к аудиту позволяет получить максимум информации о нюансах работы любого бизнес-процесса организации.

Это имеет колоссальное значение для понимания деятельности организации и формирования подхода к эффективному управлению.

Особое внимание уделяется раскрытию технологии и порядка проведения аудита.

Подробно представлены основные инструменты и рабочие документы, используемые аудиторами, а также обозначены ключевые организационные мероприятия при поведении внутреннего аудита.

Поскольку основные принципы менеджмента не зависят от типа, профиля, области деятельности хозяйствующего субъекта, данная методика может быть использована при проведении аудита любой организации.

Безусловным преимуществом данной книги является изложение материала в виде сквозного примера по аудиту бизнес-процесса «Закупки», с заполнением рабочих документов аудитора.

Предлагаемая книга предназначена для аудиторов и экспертов внутреннего и внешнего аудита.

Будет полезна высшему руководству и собственникам организации, аудиторскому комитету совета директоров, менеджерам различных уровней управления организацией, преподавателям и слушателям курсов подготовки и повышения квалификации аудиторов.

Об авторе

Барышников Николай Петрович

Барышников Николай Петрович, проработал 20 лет на должностях ревизора, зам.

главного бухгалтера и главного бухгалтера в различных областях народного хозяйства (строительство, промышленность, наука, бюджетные учреждения).

Более 20 лет занимался аудиторской деятельностью (аудитор, руководитель отдела методологии и контроля качества аудита, ген. директор аудиторской фирмы).

Внес существенный вклад в исследование современной теории и практики аудита, являясь автором ряда книг, среди которых:

  • «Организация и методика проведения общего аудита»;
  • «Практикум внутреннего и внешнего аудита».

Являлся автором идеи и разработчиком методической части программных продуктов по автоматизации аудиторской деятельности:

  • для коммерческих организаций «ЭкспрессАудит Проф.»;
  • для бюджетных организаций «Ревизия Проф.».

Внутренний аудит бизнес-процессов

1.1. Разработка и утверждение Устава (Положения) о службе внутреннего аудита (СВА) 1.2. Формирование и утверждение оптимального штата СВА 1.3. Разработка и утверждение Положения о рабочей политике СВА 1.4. Разработка и утверждение корпоративных стандартов внутреннего аудита 1.5.

Разработка и утверждение регламента взаимодействия СВА с другими подразделениями организации 1.6. Разработка и утверждение должностной инструкции владельца бизнес-процесса 1.7. Разработка и утверждение должностной инструкции менеджера процесса 1.8. Разработка и утверждение должностной инструкции руководителя СВА

1.9.

Разработка и утверждение должностных инструкций специалистов СВА

2. Формирование стратегии функции внутреннего аудита

2.1. Определение стратегических целей СВА 2.2. Разработка стратегии формирования ресурсов СВА

2.3. Разработка вариантов стратегий функций СВА

6. Структура бизнес-процесса «Внутренний аудит»

6.1. Входы бизнес-процесса 6.2. Выходы бизнес-процесса 6.3. События, инициирующие бизнес-процесс

6.4. События, завершающие бизнес-процесс

9. Ресурсы процесса

9.1. Персонал 9.2. Оборудование 9.3. IT- инфраструктура

9.4. Среда

11. Документы, устанавливающие требования к продукту процесса

11.1. Внутренние нормативно-методические документы (регламенты)
11.2. Внешние нормативно-методические документы (регламенты)

15. Приложения:

1. Запрос информации для планирования деятельности СВА (РД-1) 2. Ответ на Запрос информации для планирования деятельности СВА (РД-2) 3. Уведомление владельцу бизнес-процесса «Закупки» о проведении интервью (РД-3) 4. Отчет об интервью владельца бизнес-процесса «Закупки» (РД-4)

5. Чек-лист для сбора информации об организации бизнес-процесса «Закупки» (РД-5)

6. Матрица стратегических рисков и бизнес-процессов (РД-6) 7. Перечень бизнес-процессов, которым присущи существенные стратегические риски (РД-7) 8. План деятельности СВА (РД-8) 9. Приказ об утверждении Плана деятельности СВА (РД-9) 10. Служебная записка о принятии предложения о проведении внутреннего аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-10) 11. Служебная записка об отказе от проведения аудита в планируемом периоде (РД-11) 12. Служебная записка в адрес руководителя отдела, специалиста которого планируется привлечь для проведения аудита (РД-12)

13. Программа внутреннего аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-13)

14. Приказ о проведении внутреннего аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-14) 15. Уведомление о проведении аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-15) 16. Запрос документов и информации необходимой для проведения аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-16) 17. Акт приема-передачи документов (РД-17)

18. План аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-18)

19. Служебная записка о проведении совещания (РД-19) 20. Чек-лист для сбора информации об организации бизнес-процесса «Закупки» для исполнителя операций процесса (РД-20) 21. Чек-лист для сбора информации об информационных системах обслуживающих бизнес-процесс «Закупки» (РД-21) 22. Заключение о степени соответствия целей бизнес-процесса «Закупки» SMART-критериям (РД-22) 23. Фактическая схема бизнес-процесса «Закупки» (как есть) (РД-23) 24. Группы контрольных процедур (РД-24) 25. Матрица рисков и контролей бизнес-процесса «Закупки» (как есть) (РД-25)

26. Паспорт бизнес-процесса «Закупки» (РД-26)

27. Карта бизнес-процесса «Закупки» (РД-27) 28. Результаты анализа контролируемых показателей бизнес-процесса «Закупки» (РД-28) 29. Оценка контролей корпоративного уровня (РД-29) 30. Матрица рисков и контролей бизнес-процесса «Закупки» (как должно быть) (РД-31) 31. Итоговая оценка рисков присущих бизнес-процессу «Закупки» (РД-30) 32. Заключение о разделении обязанностей (РД-32) 33. Техническое задание на аудит бизнес-процесса «Закупки» (РД-33) 34. Оценка дизайна контролей по бизнес-процессу «Закупки» (РД-34) 35. Оценка дизайна контролей по бизнес-процессу «Закупки» (РД-35) 36. Отчет по аудиту (проект) бизнес-процесса «Закупки» (РД-36) 37. Служебная записка о согласии с итогами аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-37) 38. Протокол разногласий по итогам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-38) 39. Протокол заседания по урегулированию разногласий по результатам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-39) 40. Докладная записка о результатах рассмотрения итогов аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-40)

41. Отчет по аудиту бизнес-процесса «Закупки» (РД-41)

42. Докладная записка по итогам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-42) 43. Перечень поручений по итогам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-43) 44. Отчет руководства бизнес-процесса «Закупки» о выполнении запланированного корректирующего мероприятия по итогам аудита (РД-44) 45. Отчет СВА о качестве выполнения корректирующего мероприятия по итогам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-45)

46. Докладная записка о качестве выполнения корректирующего мероприятия по итогам аудита бизнес-процесса «Закупки» (РД-46)

Загрузить

Загрузить zip-архив полной версии книги в формате docx Загрузить книгу в формате DOCX

Вы можете оказать помощь проекту, перечислив любую сумму на электронный кошелек автора книги с помощью данной формы.

Обратная связь

Отправить письмо автору книги

Источник: http://npb.kvorob.ru/

Как провести аудит бизнес-процесса правильно

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Чтобы определить степень управляемости бизнеса-процесса, найти ошибки и возможности для его улучшения, проводится аудит. Как это делается, рассказывает бизнес-тренер Александр Сагалович.

Фото с сайта shanss.by

– Аудит – комплекс мероприятий, направленных на изучение и выявление возможностей для улучшения как конкретного бизнес-процесса, так и, возможно, некоторых других. Ограничения и несоответствия одного процесса могут быть вызваны проблемами в соседних.

Основная цель аудита – поиск путей повышения эффектности бизнес-процесса. Кроме того, возможны и дополнительные цели:

  • выявление кандидатов на повышение в должности (и при необходимости – на понижение);
  • поощрение инициаторов улучшений;
  • управление отношениями в коллективе.

Аудит не проводится для выявления незначительных отклонений от регламентов или плановых показателей. Все это должно выявляться на уровне оперативного управления процессами. Аудит же определяет, как именно осуществлялось оперативное управление процессами.

Когда проводить аудит

1. Аудит после разработки и внедрения документации, регламентирующей бизнес-процесс. В этом случае он проводится для выявления ее соответствия реальности. Выясняется, есть ли возможность без негативных последствий выполнять действия по процессу. Проверяется соответствие бизнес-процесса требованиям документов.

Проводить аудит лучше не сразу после разработки регламентов, а через некоторое время, необходимое для тестирования и «обкатки» процесса.

Аудит следует провести в полном объеме, если регламент изменялся в связи с коренными преобразованиями (например, после установки нового программного обеспечения). А вот если в документацию внесли незначительные изменения, можно ограничиться и частичным аудитом. Все зависит от сложности и важности процесса для компании.

2. Плановый аудит. Проводится согласно графику проведения аудитов, не реже одного раза в год.

3. Внеплановый аудит бизнес-процесса. Проводится по требованию владельца бизнес-процесса либо его вышестоящего руководителя в случаях:

  • крупного сбоя процесса;
  • поступления периодических жалоб и нареканий со стороны клиентов процесса (как внутренних, так и внешних);
  • при появлении предложений по улучшению процесса и т.д.

Как проводить аудит

Фото с сайта autoasia-kms.ru

Необходимо собрать как можно больше информации, при этом желательно релевантной и достоверной. Для чего необходимо провести следующие мероприятия:

  • анализ документов, регламентирующих бизнес-процесс;
  • сбор данных о значениях и показателях процесса (не только непосредственно количественные данные, но и информация, как осуществляется планирование целевых значений, как происходит реагирование на отклонения и т.д.);
  • интервьюирование сотрудников, выполняющих бизнес-процесс;
  • интервьюирование поставщиков и клиентов процесса;
  • непосредственный мониторинг за ходом выполнения процесса.

В ходе этих мероприятий необходимо собрать следующую информацию:

1. Соблюдается ли порядок выполнения бизнес-процесса?

2. Проведено ли ознакомление и обучение участников бизнес-процесса?

3. Соблюдаются ли сроки, указанные в описании бизнес-процесса?

4. Подается ли отчетность вышестоящему руководителю?

5. Есть ли плановые значения показателей бизнес-процесса?

6. По каким методикам измеряются показатели? Обоснованы ли плановые значений показателей бизнес-процесса, какова их связь со стратегическими целями компании?

7. Какова степень удовлетворенности клиентов бизнес-процесса?

8. Есть ли  утвержденные должностные инструкции, Положения о подразделении, знают ли владелец и участники процесса содержание этих документов?

9. Есть ли у владельца бизнес-процесса доступ ко всем нормативным документам, необходимым для выполнения процесса?

10. Все ли формы рабочих документов, задействованных в процессе, имеют описание?

11. Ведутся ли записи по процессу, если таковые предусмотрены?

12. Фиксируются ли предложения по изменению и улучшению бизнес-процесса?

Вся полученная информация должна документироваться. При необходимости можно вести аудио и видео запись. Черновые записи также желательно сохранять до окончания аудита, то есть до принятия решения по результатам аудита. Если в ходе аудита выявляются какие-то отклонения и несоответствия, постарайтесь на месте уточнить:

  • каковы причины отклонений по мнению участников процесса;
  • знали ли участники процесса об этих отклонений;
  • случались ли такие несоответствия ранее;
  • принимались ли какие-то меры;
  • были ли какие-то предложения по этому поводу, какая и от кого была реакция на эти предложения.

Крайне важно, с точки зрения целей аудита, найти причину отклонений. Она может быть внутренняя или внешняя, объективная или субъективная. Даже если работник просто не выполнил какую-то часть процедуры, у этого есть причина: низкая мотивация, невозможность выполнить процесс в соответствии с регламентом, несовместимость «интерфейса» со стороны клиента, низкий уровень управления и т.д.

Важно найти причину и использовать для улучшений. При этом в ходе поиска  важно сохранять объективность (насколько это возможно) и рассматривать любую проблемную ситуацию с различных точек зрения.

Что делать после сбора информации

Фото с сайта artofcare.ru

Завершающий и, наверное, самый важный этап. Необходимо упорядочить всю собранную информацию. Для этого удобно использовать контрольные листы аудита бизнес-процесса: специальную форма, содержащая поля для записи ответов на вопросы и дополнительной информации (ссылок на регламентирующие или распорядительные документы, мнение работников и клиентов и т.д.).

Контрольный лист (или другой документ, содержащий упорядоченную информацию об аудите) необходимо отправить основным заинтересованным лицам для получения от них обратной связи.

С чем-то они согласятся, с чем-то нет.  Что-то попросят дополнить, а что-то потребует дополнительной проверки.

Процесс получения обратной связи и сбора дополнительной информации тоже должен быть упорядоченным по срокам и каналу передачи информации.

Итак, мы собрали информацию о процессе, выявили отклонения, определили их возможные причины, собрали предложения по улучшению, а также мнения заинтересованных лиц о данной информации. Дело остается за малым: для каждого несоответствия необходимо найти вариант его устранения – то есть, разработать предложение, которое  повышает эффектность процесса. 

Необходимо также оценить целесообразность, выявленных в ходе аудита предложений по улучшению. Делать это лучше всего не тайным закрытым «малым советом», а через совещание, с привлечением профильных специалистов, владельцев и участника процесса, специалистов по процессному управлению, возможно, поставщиков и клиентов процесса (внутренних и внешних).

Результатом такой работы должен стать план повышения эффектности процесса, который может включать:

1. Предложения по изменению хода процесса.

2. Меры по дополнительному обучению персонала.

3. Меры по доработке программного обеспечения.

4. Список дополнительного оборудования/ПО для закупки.

5. Административные распоряжения.

6. Предложения по поощрению персонала.

7. Предложения по кадровым изменениям.

Если в ходе обсуждения того или иного улучшения среди участников совещания не будет согласия, не стоит превращать его в политические и психологические поединки.

Во-первых, определите перечень лиц, имеющих право окончательного решения/право вето.

Во-вторых, мы имеем дело с процессным управлением. А это значит, что если показатели не продемонстрируют положительную динамику в течение установленного срока, изменение можно отменить.

Пробовать, изменять, проверять успешность, снова пробовать – это всегда лучше, чем ничего не делать.

Александр Сагалович

Консультант, бизнес-тренер.Опыт работы на различных позициях в производственных, логистических и торговых компаниях. С 2003 года занимается преподавательской и тренерской деятельностью.

С 2008 года занимается консалтинговой деятельностью в области управления бизнес-процессами.

Специализация: системы управления бизнес-процессами, складская логистика, автоматизация бизнес-процессов, управление персоналом.

Источник: https://probusiness.io/master_class/488-kak-provesti-audit-biznes-processa-pravilno.html

Как проводится обследование бизнес-процессов от Компании Сканпорт

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Обследование (аудит) – это комплекс мероприятий, направленных на изучение конкретного бизнес-процесса (и смежных с ним) для выявления возможностей его оптимизации. цель такого обследования – поиск путей повышения эффектности деятельности предприятия.

Аудит – это первый и очень важный этап внедрения системы автоматизации. Детальное изучение процесса дает понимание, как он протекает сейчас, что можно и нужно сделать для его улучшения.

Услуга востребована компаниями, не имеющими собственного штата IT-специалистов и отдела бизнес-аналитики. Руководство таких предприятий поручает обследование и постановку задач специализированным компаниям.

В идеале проводить аудит должны специалисты, которые в дальнейшем будут заниматься автоматизацией.

Аудит позволяет сформулировать рекомендации по улучшению процессов

Аудит позволяет сформулировать рекомендации по улучшению процессов

Аудит бизнес-процессов от Компании Сканпорт предполагает четыре стадии:

  • сбор информации;
  • моделирование бизнес-процесса;
  • анализ ситуации;
  • выработку рекомендаций по повышению эффективности.

Рассмотрим детальнее, какие работы проводятся на каждой стадии.

Сбор информации в рамках аудита

Чтобы получить полную картину, нужно собрать как можно больше релевантной и достоверной информации. Для этого проводятся следующие мероприятия:

  • анализируются документы, регламентирующие обследуемый бизнес-процесс;
  • проводятся интервью с руководителями, экспертами, а также сотрудниками, осуществляющими бизнес-процесс, поставщиками и клиентами;
  • при необходимости осуществляется мониторинг за ходом выполнения процесса.

В результате обследования выясняется:

  1. Придерживаются ли работники порядка выполнения бизнес-процесса?
  2. Все ли операции протекают с соблюдением указанных в описании сроков?
  3. Предоставляются ли отчеты руководителю?
  4. Есть ли плановые показатели, как они рассчитываются и соотносятся с фактическими значениями?
  5. Насколько клиенты удовлетворены течением и результатами бизнес-процесса?
  6. Все ли стадии процесса описаны, имеются ли должностные инструкции?
  7. Соблюдаются ли требования нормативов и законодательства?
  8. Есть ли у работников или собственника бизнеса предложения по улучшению процесса?

Все полученные сведения в обязательном порядке документируются для дальнейшего анализа и разработки рекомендаций.

Моделирование бизнес-процесса и анализ ситуации

Информация, полученная в ходе первой стадии обследования, преобразуется в описание и модель бизнес-процесса, реализованную на практике. Это нужно для получения точных и однозначных представлений о состоянии дел.

Работа строится по принципу: «Исследуем, как есть, понимаем, как должно быть».

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

К примеру, если речь идет об автоматизации работы службы курьерской доставки, специалисты Компании Сканпорт смотрят, какие учетные системы используются на предприятии, как и какой персонал работает. Затем анализируют, каким образом лучше реализовать автоматизацию: можно ли использовать готовый софт (DataMobile) или лучше предложить индивидуальное программное решение.

Выработка рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса

По результатам проведенного анализа составляется «Отчет об обследовании». В нем даются рекомендации, как можно оптимизировать и автоматизировать процесс, на какой программный продукт лучше перейти, чтобы сократить время выполнения операций и улучшить их качество за счет минимизации влияния «человеческого фактора».

По сути, клиент получает коммерческое предложение с информацией о том, какие программные продукты могут быть внедрены, к каким результатам это приведет, сколько времени займет автоматизация и какое оборудование потребуется закупить.

Сколько длится бизнес-обследование?

Продолжительность аудита зависит от потребностей клиента и сложности бизнес-процесса. Например, если речь идет о небольшом складе, обследование обычно занимает от 2 недель до месяца. На изучение работы крупного склада может потребоваться в 2–3 раза больше времени.

Простые бизнес-процессы, не требующие детального изучения, могут быть обследованы удаленно: регламентирующие документы пересылаются по электронной почте, аналогично проводится анкетирование сотрудников и руководства. Такой способ работы позволяет сотрудничать с компаниями из отдаленных регионов страны.

После согласования всех деталей проекта заключается договор на внедрение автоматизации на базе штрихкодов, RFID-меток и других технологий автоматической идентификации.

Источник: https://scanport.ru/blog/raznoe/kak-provoditsya-obsledovanie-biznes-proczessov-ot-kompanii-skanport/

Аудит бизнес процессов: внутренний аудит бизнес процессов | SoftServe Business Systems в Киеве и Москве 2018

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Повысить эффективность работы предприятия, выявить возможные ошибки поможет аудит бизнес процессов.  С его помощью можно проанализировать показатели, определяющие эффективность работы.

Зачем нужен аудит?

FMCG рынок отличается особой динамичностью. Для того чтобы компания была успешной, необходимо не только следить за новинками и трендами, но и понимать насколько эффективно проходят все бизнес-процессы. Определить это поможет аудит бизнес процессов.

Различают следующие виды аудита:

  • финансовый;
  • производственный;
  • операционный;
  • стратегический;
  • аудит хозяйственной деятельности;
  • аудит соотношения цены и качества продукции.

Основной целью аудита является не только выявление проблемных процессов, но и определение путей решения. В качестве дополнительных задач могут быть:

  • поощрение инициаторов улучшений;
  • управление отношениями в коллективе;
  • выявление кандидатов на повышение или понижение по должности.

Аудит бизнес процессов представляет собой комплексный анализ основных показателей предприятия, а также принципов, по которым оно работает. По его результатам разрабатывается план для оптимизации или реинжиниринга. Благодаря этому может быть достигнуто:

  • устранение лишних этапов в производственном процессе;
  • сокращение расходов и увеличение прибыли;
  • рационализация распределения полномочий и обязанностей в управленческой структуре;
  • оптимизация контроля выполнения задач;
  • уменьшение времени на принятие и выполнение поставленных задач.

Решение выявленных проблем

Одним из наиболее важных критериев, является скорость реагирования на запросы, текущие тенденции рынка. Он снижается по следующим причинам:

  • в алгоритме используются лишние процедуры, которые утратили актуальность (их наличие будет тормозить бизнес-процесс);
  • наличие подразделений, которые дублируют функции;
  • недостаточный анализ полученной информации, которая позволяет оценить имеющиеся ресурсы и возможность их рационального использования;
  • большой штат сотрудников;
  • неэффективное увеличение складских запасов;
  • рост дебиторской задолженности;
  • отсутствие инструментов для возможности оценки клиентов, по различным показателям (например, по объему заказов).

Специалисты нашей компании являются экспертами потребительского рынка и оказывают помощь клиентам с учетом всех особенностей деятельности предприятия. Работа проходит в несколько этапов:

  • анализ и изучение процессов предприятия (внутренний аудит бизнес-процессов, оценка взаимодействия различных систем, выявление проблемных моментов);
  • предоставление рекомендаций для решения проблем;
  • разработка программы реинжиниринга, которая включает в себя ликвидацию проблемных моментов, осуществление налаживания работы всех систем и процессов, их взаимодействия.

Реинжиниринг и оптимизация как инструменты решения выявленных проблем

Оптимизировать деятельность коммерческой организации поможет наша компания SoftServe Business Systems. Мы предлагаем своим клиентам решения для оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов касательно:

  • управления активными продажами;
  • управления дистрибуцией;
  • трейд-маркетинга и промо;
  • аналитики и прогнозирования;
  • управления данными.

Основными принципами, которыми руководствуются специалисты SoftServe Business Systems, являются:

  • начало процесса оптимизации происходит только после детального описания бизнес-процессов;
  • ошибки и проблемы, которые были выявлены в ходе проведения аудита, оперативно ликвидируются;
  • все решения, которые предложены для оптимизации деятельности предприятия, являются тщательно продуманными и взвешенными, благодаря чему они не приведут к улучшению одного процесса и дисбалансу другого.

Осуществив внутренний аудит бизнес процессов, необходимо обратить внимание на то, каким образом можно решить выявленные проблемы. Одним из эффективных методов является реинжиниринг. Он представляет собой комплекс мероприятий, главной целью которых является достижение наилучшего эффекта (максимального). Это один из методов оптимизации бизнес-процессов, который включает в себя:

  • пересмотр стратегии предприятия, ее обновление, проведение ревизии;
  • разработка методики для скорейшего достижения компанией поставленных целей;
  • устранение проблемных моментов;
  • наладка взаимодействия между процессами.

Внутренний аудит бизнес процессов является одним из важнейших инструментов для выявления не только проблемных мест, но и для возможности улучшить показатели эффективности деятельности предприятия.

Специалисты компании SoftServe Business Systems проведут качественный и детальный анализ и разработают действенные пути для решения проблем в компании.

Их внедрение положительно отразится на всех процессах, требующих улучшения, а также позволит снизить издержки и увеличить прибыль.

Источник: https://www.softservebs.com/biznes-protsessy/

IT аудит: лучшее лечение-профилактика. Аудит бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Бизнес-процессы: нет предела совершенству.

Наверняка, вам будет интересно и полезно посмотреть на привычные для вас бизнес-процессы чужими глазами.

Из этой статьи вы узнаете, что такое аудит бизнес-процессов, нужен ли он именно вам и что вы получите в результате его проведения.

Чем отличается IT аудит бизнес-процессов от обычного аудита?

В ходе обычного аудита проверяется соответствие бизнес-процессов требованиям стандартов и спецификаций.

В качестве IT аудиторов бизнес-процессов мы смотрим, как работают процессы, как используются ресурсы, насколько доволен заказчик.

И затем на основании полученных результатов предлагаем свои решения для оптимизации ваших бизнес-процессов: в результате вы получаете готовый набор инструментов и подробную инструкцию к нему, с помощью которых вы сможете автоматизировать процессы и тем самым сэкономить ваши время и ресурсы.

КАК ПОНЯТЬ, ЧТО НЕОБХОДИМ IT АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

Можно выделить несколько ситуаций, в которых стоит задуматься о проведении такого аудита:

Очень часто мы привыкаем к бизнес-процессам и чувствуем себя спокойно, зная, что привычный метод точно сработает. Одна мысль о том, что нужно что-то менять вызывает дискомфорт и отрицание.

Поэтому, клиенты (которые тоже совсем не думали о возможном провале) зачастую прибегают к нам в панике, когда ситуация уже дошла до критической точки, и нужно срочное решение.

Но ведь вы же не ждете пока зуб неожиданно разболится и сделает вашу жизнь невыносимой, а регулярно ходите к стоматологу. Вам не придет в голову дожидаться, пока ваш автомобиль развалится посреди дороги – вы регулярно проверяете его техническое состояние. То же самое и с бизнес-процессами. Им тоже нужна профилактика.

КАК ПРОИСХОДИТ АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

Например:

Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда наши клиенты тратят слишком много денег на хостинг, причем не всегда обоснованно. Мы поможем понять, какие траты лишние, и объясним как их избежать.

ЧТО ПОЛУЧАЕТЕ ВЫ В РЕЗУЛЬТАТЕ АУДИТА?

После того, как проверка будет завершен, вам предоставляется подробный отчет по результатам аудита бизнес-процессов, в котором отражается следующее:

КАК ПРИМЕНИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА НА ПРАКТИКЕ?

В теории все звучит достаточно сухо, и вам, наверняка, хочется понять, какую же практическую ценность имеет вся эта процедура.

Не будем утомлять вас долгими рассуждениями, просто приведем несколько примеров.

ПРИМЕР 1:

Ситуация: существует IT компания. Подбор соискателей на различные должности никогда не был ее основной деятельностью, просто отдел кадров искал кандидатов на вакансии компании. Но в какой-то момент бизнес начал расширяться, штат вырос, и, соответственно, повысились требования к отделу подбора персонала.

В этот период и назрела проблема: вырос объем запросов на поиск кандидатов, отдел расширился, и процесс стал очень нестабильным и непрозрачным (доходило до того, что сотрудники отдела вызывали на собеседование одних и тех же кандидатов, а данные просто терялись). В результате эффективность и скорость найма скатились на очень низкий уровень, и что не менее важно, страдала репутация компании.

В этот момент компания приняла решение провести аудит бизнес-процессов, чтобы определить, как можно оптимизировать работу отдела.

Результат проверки: после проверки выяснилось, что текущий процесс происходит следующим образом:

Вывод: самое проблемное узкое место в этом процессе – это актуализация базы кандидатов. Применяемый инструмент воронки удобно использовать для текущей работы с вакансией, но отсутствует инструмент, который позволял бы соединить и воронку, и базу кандидатов, а также обеспечивал бы их автоматическую синхронизацию.

Предложенное решение: разработать соответствующий скрипт/плагин. Такой инструмент включает в себя следующее:

ПРИМЕР 2

Ситуация: маркетинговое агентство работает с большим количеством компаний и составляет для них письма для рассылки. Выполнение этой задачи занимает много времени. А так как маркетинговые рассылки чаще всего нацелены на конкретную дату или период, часто возникает риск срыва дедлайнов.

Компания понимает, что проблемы есть, и, возможно, даже имеет представление о том, с чем именно эти проблемы связаны, но не может их локализовать и устранить. То есть текущие проблемы решаются за счет определенных временных мер, но нет никакого кардинального решения.

Результат проверки: после проверки выяснилось, что особенно много времени уходит на создание дизайна и верстку шаблонов писем. Процесс протекает так:

Как видите, процедура не такая уж простая сама по себе. А если еще учесть человеческий фактор и добавить сюда время на внесение всевозможных изменений в процессе работы, то неудивительно, что команде не всегда удается уложиться в сроки.

Вывод: проблема заключается в том, что для создания письма задействовано много людей.

Хотя та работа, которую они делают, не всегда носит уникальный характер (письма оформляются в соответствии с корпоративным стандартом и имеют примерно схожую структуру), получается, что драгоценное время тратится на выполнение задачи каждым из участников цепочки, на коммуникацию между людьми, на исправление верстки, если что-то сделано не так, как хотели маркетологи.

Предложенное решение: автоматизировать этот процесс и разработать инструмент, который позволит самому маркетологу (человеку, не знакомому с версткой) создавать готовые шаблоны писем быстро и легко в визуальном редакторе.

В самом инструменте уже заранее заложено, что эти шаблоны отвечают всем требованиям (респонсивность, требования браузеров).

В качестве бонуса эта же система может делать и рассылки, чтобы не нужно было переносить шаблон в другой сервис, как MailChimp.

Почему в данном случае не были использованы сторонние готовые инструменты? Потому что они не предполагают разграничение по компаниям, с которыми работают маркетологи, и по правам доступа для сотрудников маркетинговой компании, которые работают с той или иной компанией.

ПРИМЕР 3

Ситуация: необходимость в проведении аудита возникла у компании, занимающейся подбором и наймом рабочего персонала для строительных объектов. Вопрос появился в связи с тем, что заказчики регулярно выражали недовольство работой компании.

При этом у каждого заказчика недовольство проявлялось по-разному: кто-то был недоволен качеством работы, кому-то не нравилось отношение к работе, кто-то негодовал по поводу постоянного срыва сроков. Найти точку пересечения этих жалоб за счет внутренних ресурсов компании не удавалось.

Соответственно, не удавалось и найти решение.

Результат проверки: по результатам бесед с заказчиками и проверок стало понятно, что стройка идет медленно, потому что многие рабочие просто не выходят на работу, опаздывают и часто отлучаются.

Вывод: компании нужен инструмент, который поможет контролировать присутствие рабочих на рабочей площадке, исключая при этом человеческий фактор.

Предложенное решение: создать приложение для контроля присутствия на рабочем месте. Решение предполагает использование устройства BEACON, которое имеет ограниченный радиус, и постоянно выполняет сканирование в пределах этого радиуса, обмениваясь информацией с другими устройствами через Bluetooth.

А дальше все просто – на рабочем месте кладут устройство BEACON, а у сотрудника на мобильном устройстве устанавливают приложение. Когда сотрудник входит в радиус действия устройства, включается счетчик рабочего времени. Соответственно, оплата производится по факту рабочего времени.

Как видите, в этих ситуациях благодаря вовремя проведенному аудиту, было найдено и предложено практичное и рациональное решение. Хотите, чтобы ваша история тоже вошла в список историй со счастливым продолжением? Тогда свяжитесь с Umbrella прямо сейчас – мы все проверим, найдем решение и поможем его реализовать!

Shutterstock.com

Источник: https://umbrellait.com/ru/it-audit-better-prevent-than-cure-business-processes-audit

Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Любое проектирование бизнес-процессов – сложная и ответственная деятельность.

Проведение внутреннего аудита бизнес-процессов является основой эффективной работы организации: чем лучше отлажены процессы, тем успешнее будет развиваться предприятие и тем меньше проблем будет возникать.

Любой бизнес будет эффективным лишь в случае оптимальной работы. Проведение аудита можно сравнить с настройкой музыкального инструмента: если все правильно отлажено, в результате получается идеальное звучание.

Аудит эффективности бизнес-процессов – понятие, которое по-своему понимают в различных развитых странах.

Аудит эффективности

Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?

Увидеть, что на предприятии необходим аудит бизнес-процессов, вы сможете по следующим признакам:

  • необоснованное увеличение штата, рост затрат на персонал;
  • появление невостребованных и убыточных позиций после расширения номенклатуры;
  • замораживание денежных средств;
  • уход перспективных, доходных клиентов;
  • увеличение затрат усилий на клиентов, которые приносят мало дохода;
  • рост задолженностей и прочие проблемы, связанные со снижением эффективности работы организации.

Отличие аудита бизнес- процессов от других видов аудита

Сравнительная таблица видов аудита

Проверка внутренних бизнес-процессов фирмы представляет собой ревизию всех деловых процессов организации для выявления и последующего исправления упущений или пробелов.

Внутренний аудит бизнес-процессов на предприятии или компании позволяет проверить, насколько объективные и оптимальные механизмы работы заложены в повседневную деятельность компании.

Во время проверки аудиторы оценивают работу организации с тем, как она должна работать, выявляют системные разрывы.

Этапы аудита

Результаты проведения аудита бизнес-процессов

После проведения аудита и исправления выявленных недочетов будут заметны следующие положительные изменения:

  • снижение издержек, ускорение выполнения процессов;
  • повышение качества результатов;
  • скоординированные действия разных подразделений;
  • разграничение ответственности и усиление контроля.

Аудит производственных процессов

Объект проверкиИсточник информацииПроцедура
Сметы, проекты, планыЖурналы работ на объектах, сметыПересчет, документальное подтверждение
Заказы на поставку сырьяДокументы, подтверждающие заказ продукцииАналитика
Выполнение договоров поставкиДоговоры, данные по расчетам с заказчикамиПроверка документов
Списание в производство сырья и материаловДокументы внутреннего перемещения сырьяИнспектирование, проверка
Расчет и отражение себестоимости продукции в учетеКарточки расчета себестоимости и регистры бухучетаПересчет, проверка
Счета-фактурыСчета-фактурыПрослеживание, подтверждение
Начисление амортизацииИнвентарные карточкиПроверка, пересчет
Движение материальных ценностейКарточки складского учета, отчеты по приходу-отпуску МПЗПересчет, проверка инспектирование
Отражение хозяйственных операций на счетах бухучетаРегистры бухучетаПересчет, проверка инспектирование
Расчеты с покупателями и поставщикамиВыписки с банковского счета, акты сверки, приходные/расходные кассовые документыПрослеживание, подтверждение, проверка

Стандарт описания регламентации и аудита бизнес-процесса

Любое проведение аудита бизнес-процессов состоит из нескольких этапов, каждый из которых подтверждается документально:

Распоряжение о проведении. Документ должен быть утвержден высшим руководством и содержать такие основные данные, как причины аудита, цели, объекты, члены комиссии. Назначается руководитель для управления процессом, уточняются сроки утверждения программы.

Сбор информации. В рабочие аудиторские документы входят заполненные анкеты сотрудников и результаты опросов, сделанные аудиторами записи, бланки интервью и тестов.

Специалисты, выполняющие аудит, должны предоставить нормативные документы со следующей информацией: дата, место проведения анализа работы предприятия, ФИО проверяющего, источники получения информации, способы сбора данных, описание проверяемых бизнес-процессов, итоги выполненных ранее аудитор.

Рабочие документы могут заполняться в произвольной форме или заранее установленной – в виде текста, графиков, диаграмм и т.д.

План аудита. В него включены основные разделы: сбор данных и обобщение информации, глубокий анализ бизнес-процессов предприятия, выводу, разработка рекомендаций, составление предложений по улучшению деятельности, составление отчета, презентация полученных результатов.

В отчете обязательно указывается цель проверки, описание выбранных для исследования процессов, а также основные мероприятия и этапы аудита.

Для каждого этапа отдельно определяются ресурсы, ключевые задачи, сроки выполнения, методы анализа и сбора информации, а также назначаются ответственные за результат.

Формирование отчета. Внутренний аудит бизнес-процессов завершается итогами проделанной работы. В документе подытоживаются сильные, слабые стороны компании, приводятся общие выводы и подробная информация, какие ресурсы были затрачены и каких результатов удалось достичь.

Аудиторское заключение. В нем отображаются важные выводы аудита, а также приводятся результаты по оптимизации.

Источник: http://bizprocess.by/audit-biznes-protsessov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.